In Basecone kun je met deze nieuwe functionaliteit facturen automatisch boeken. Dit gebeurt op basis van vooraf ingestelde voorwaarden, de automatisch boeken condities.

In dit artikel wordt beschreven hoe het automatisch boeken ingesteld en ingeschakeld kan worden. Vanaf 28 juni 2023 is dit ook mogelijk gemaakt voor verkoopfacturen 🚀

📌 Let op: deze functionaliteit is enkel beschikbaar voor administraties in combinatie met de volgende pakketten: Twinfield Nederland, Exact Online Nederland, Boekhoud Gemak & Multivers, AccountViewVisma en SnelStart.

📌 Let op: Indien je werkt met bouw7, Newbase, SalesManager en/of Planergy tussen Basecone en het boekhoudpakket, dan werkt automatisch boeken niet in combinatie met deze pakketten. Automatisch boeken werkt alleen direct tussen Basecone en het boekhoudpakket.

Een factuur wordt geboekt op basis van ingestelde automatisch boeken condities. Deze regels bevatten een combinatie van klant/leverancier, de opgeslagen boekingsregels bij die klant/leverancier en een bedrag, wat het bedrag incl. BTW is. Het automatisch boeken wordt geactiveerd op kantoorniveau per boekhoudsysteem.

Getagde boekingen, die in het validatieoverzicht een groene status (boekingsklaar) hebben, zullen worden gematcht met de automatisch boeken condities. Als dat zo is, zal de factuur geboekt worden en verdwijnt deze uit het validatieoverzicht.

Mocht het niet lukken om een factuur automatisch te boeken, dan zal de factuur in het validatieoverzicht blijven staan zodat deze vanuit daar geboekt kan worden. De geboekte facturen zijn terug te vinden in het archief door te filteren op de gebruiker die is ingesteld als automatiseringsgebruiker.

Om automatisch te kunnen boeken is het nodig een aparte gebruiker toe te voegen die de boeking kan uitvoeren. Maak een nieuwe gebruiker aan met de rol Accountant. Het is aan te raden om de gebruiker een herkenbare naam te geven zodat duidelijk is dat die gebruikt wordt voor het automatisch boeken, bijvoorbeeld "autoboeker".

Om een nieuwe gebruiker aan te maken ga je naar Instellingen > Gebruikers > Gebruiker(s) toevoegen of kun je dit artikel doorlezen. Alleen gebruikers met de rol Superuser en/of Accountant kunnen een nieuwe gebruiker aanmaken met de rol accountant.
​
Je kan dit nu ook instellen in het scherm automatiseren:

Breng de koppeling met het boekhoudpakket tot stand op het tabblad Boekhoudsysteemgebruikers. In dit artikel lees je hoe dit instelt. Geef deze gebruiker toegang (rechten) tot alle administraties waarin je automatisch wilt boeken.
​

Ga naar Instellingen > Kantoor > Boekhoudsysteem > (klik op het bewerk icoontje achter het juiste boekhoudsysteem). Kies in dit scherm bij Automatische gebruiker de zojuist aangemaakte gebruiker en sla de wijziging op.

Deze functionaliteit is per boekhoudsysteem in te schakelen voor alle administraties binnen dit boekhoudsysteem. Ga naar Instellingen > Kantoor > Boekhoudsysteem > Acties (bewerken). Zet Automatisch boeken inschakelen voor alle administraties op Ja en sla de wijzigingen op. Dit is alleen mogelijk als, zoals hierboven beschreven, een “automatiseringsgebruiker” is ingesteld.

Ga naar Automatisering. Selecteer rechtsboven de juiste administratie. In dit overzicht zul je alle actieve automatisch boeken condities zien voor deze administratie. Als automatisch boeken uit staat is het wel mogelijk alvast regels aan te maken, deze zullen echter niet worden uitgevoerd.

Klik op + Nieuwe regel (rechtsboven) om een nieuwe automatisch boeken conditie toe te voegen. Selecteer een klant/leverancier en je ziet nu de reeds opgeslagen boekingsregels van deze klant/leverancier. Deze zijn vereist om automatisch te kunnen boeken. In dit artikel kun je lezen hoe je boekingsregels per klant/leverancier kunt opslaan. Klik op Volgende om naar de volgende stap te gaan.

Bepaal nu de condities. Ten eerste op documentsoort en ten tweede op bedrag. Het gaat hier om het bedrag incl. BTW en er wordt geen rekening gehouden met de valuta. Klik op Regel aanmaken om de regel op te slaan.

In deze korte video laten we zien hoe een automatisch boeken conditie aan te maken:

📌 Let op: Indien je een regel aanmaakt voor alle documenten en alle mogelijke bedragen, zullen alle facturen van deze klant/leverancier automatisch geboekt worden.

In het overzicht zie je nu de automatisch boeken conditie verschijnen. Het is mogelijk om meerdere automatisch boeken condities per klant/leverancier aan te maken tenzij dit meerdere boekingsregels (bijvoorbeeld verschillende grootboeken) betreft. In dit overzicht is het ook mogelijk om regels te bewerken of te verwijderen.
​

Dit is te zien in de video (nb: het daadwerkelijke scherm wordt doorlopend verder ontwikkeld en kan daardoor afwijken van de video).

📌 Vanaf 19 februari 2024 kan je in het scherm Automatisering nu ook zien voor welke klanten/leveranciers nog automatisch boeken ingesteld kan worden.

Je zal kunnen zien hoeveel facturen er in de afgelopen 90 dagen zijn geboekt van diezelfde klant/leverancier waarvoor nog geen condities zijn ingesteld. De aanbeveling wordt gegeven, omdat er voor die relatie een opgeslagen boekingsregel is.

Je kan vervolgens eenvoudig kiezen uit 2 opties:

Ga naar Archief en gebruik het filter Boeking door. Kies hier de gebruiker die is ingesteld als automatiseringsgebruiker zodat alleen deze boekingen zichtbaar worden.

In de volgende blog lees je hoe je deze feature kunt gebruiken, bij welke leveranciers facturen het beste automatisch kunt laten boeken.

In ons FAQ artikel kun je de meest voorkomende redenen lezen waarom een factuur niet automatisch geboekt kan worden.