Hoe werkt het automatisch boeken?

Automatisch boeken instellen

Automatische boekingen opzoeken in het archief

In Basecone kun je met deze nieuwe functionaliteit facturen automatisch boeken. Dit gebeurt op basis van vooraf ingestelde voorwaarden, de automatiseringsregels.

In dit artikel wordt beschreven hoe het automatisch boeken ingesteld en ingeschakeld kan worden. Voorlopig is deze functionaliteit alleen beschikbaar voor inkoopfacturen.

Let op: deze functionaliteit is enkel beschikbaar voor administraties in combinatie met de volgende pakketten: Twinfield Nederland, Exact Online Nederland, Boekhoud Gemak & Multivers, AccountViewVisma en SnelStart.

Onze collega Albert heeft een blog geschreven over hoe je deze feature kunt gebruiken, bij welke klanten en leveranciers facturen het beste automatisch kunt laten boeken.

In ons FAQ artikel kun je de meest voorkomende redenen lezen waarom een factuur niet automatisch geboekt kan worden.

Hoe werkt het automatisch boeken?

Een factuur wordt geboekt op basis van ingestelde automatiseringsregels. Deze regels bevatten een combinatie van leverancier, de opgeslagen boekingsregels bij die leverancier en een bedrag. Het automatisch boeken wordt geactiveerd op kantoorniveau en is in te stellen per administratie.

Boekingen, die in het validatieoverzicht een groene status (boekingsklaar) hebben, zullen worden gematcht met de automatiseringsregels. Als dat zo is, zal de factuur geboekt worden en verdwijnt deze uit het validatieoverzicht. Het verwerken van de factuur duurt ongeveer 2 minuten en het validatieoverzicht zal niet automatisch verversen.

Mocht het niet lukken om een factuur automatisch te boeken, dan zal de factuur in het validatieoverzicht blijven staan zodat deze vanuit daar geboekt kan worden. De geboekte facturen zijn terug te vinden in het archief door te filteren op de gebruiker die is ingesteld als automatiseringsgebruiker.

Automatisch boeken activeren

Er zijn 5 stappen om te doorlopen. Hieronder staan de stappen uitgelegd.

1. Nieuwe gebruiker (Automatiseringsgebruiker) toevoegen met de rol Accountant

2. Koppelen met boekhoudpakket

3. Gebruiker selecteren voor automatisch boeken (log in als superuser)

4. Activeren van automatisch boeken

5. Instellen van automatiseringsregels

1. Voeg een nieuwe gebruiker (automatiseringsgebruiker) toe met de rol Accountant

Om automatisch te kunnen boeken is het nodig een aparte gebruiker toe te voegen die de boeking kan uitvoeren. Maak een nieuwe gebruiker aan met de rol Accountant. Het is aan te raden om de gebruiker een herkenbare naam te geven zodat duidelijk is dat die gebruikt wordt voor het automatisch boeken, bijvoorbeeld "autoboeker".

Om een nieuwe gebruiker aan te maken ga je naar Instellingen > Gebruikers > Gebruiker(s) toevoegen of kun je dit artikel doorlezen. Alleen gebruikers met de rol Superuser en/of Accountant kunnen een nieuwe gebruiker aanmaken met de rol accountant.

2. Koppelen met boekhoudpakket

Breng de koppeling met het boekhoudpakket tot stand op het tabblad Boekhoudsysteemgebruikers. In dit artikel lees je hoe dit instelt. Geef deze gebruiker toegang (rechten) tot alle administraties waarin je automatisch wilt boeken.

3. Gebruiker selecteren voor automatisch boeken (log in als superuser)

Ga naar Instellingen > Kantoor > Boekhoudsysteem > (klik op het bewerk icoontje achter het juiste boekhoudsysteem). Kies in dit scherm bij Automatische gebruiker de zojuist aangemaakte gebruiker en sla de wijziging op.

4. Activeren van automatisch boeken

Deze functionaliteit is per administratie in te schakelen. Ga naar Instellingen > Administraties > Acties (bewerken) > Instellingen (tabblad). Zet Automatisch boeken op Ja en sla de wijzigingen op. Dit is alleen mogelijk als, zoals hierboven beschreven, een “automatiseringsgebruiker” is ingesteld.

5. Instellen van automatiseringsregels

Ga naar Automatisering. Selecteer rechtsboven de juiste administratie. In dit overzicht zul je alle actieve automatiseringsregels (condities) zien voor deze administratie. Als automatisch boeken uit staat is het wel mogelijk alvast regels aan te maken, deze zullen echter niet worden uitgevoerd.

Klik op + Nieuwe regel (rechtsboven) om een nieuwe automatiseringsregel toe te voegen. Selecteer een leverancier en je ziet nu de reeds opgeslagen boekingsregels van deze leverancier. Deze zijn vereist om automatisch te kunnen boeken. In dit artikel kun je lezen hoe je boekingsregels per leverancier kunt opslaan. Klik op Volgende om naar de volgende stap te gaan.

Bepaal nu de condities. Ten eerste op documentsoort en ten tweede op bedrag. Er wordt geen rekening gehouden met de valuta. Klik op Regel aanmaken om de regel op te slaan.

In deze korte video laten we zien hoe een automatiseringsregel aan te maken:

Let op: Indien je een regel aanmaakt voor alle documenten en alle mogelijke bedragen, zullen alle facturen van deze leverancier automatisch geboekt worden.

In het overzicht zie je nu de automatiseringsregel verschijnen. Het is mogelijk om meerdere automatiseringsregels per leverancier aan te maken. In dit overzicht is het ook mogelijk automatiseringsregels te kopiëren, te bewerken of te verwijderen, wat wordt laten zien in deze video:

Archief automatische boekingen opzoeken

Ga naar Archief en gebruik het filter Boeking door. Kies hier de gebruiker die is ingesteld als automatiseringsgebruiker zodat alleen deze boekingen zichtbaar worden.

Heb je het antwoord gevonden?