Bij het toevoegen van administraties in Basecone is het van belang om als gebruiker de juiste rechten en toegang tot de administraties te hebben in het boekhoudpakket. In dit artikel beschrijven wij hoe je dit kunt nagaan in het boekhoudpakket om vervolgens de betreffende administratie(s) toe te kunnen voegen.

Welke foutmelding betreft het? > Geen bedrijven beschikbaar. Neem contact op met uw systeembeheerder.


Hoe kan ik controleren welke rechten en/of toegang ik heb in het boekhoudpakket?
1. Twinfield
2. Exact Online
3. AccountView
4. Boekhoudgemak & Multivers

1. Twinfield

Login bij Twinfield, ga naar Instellingen > Toegangsinstellingen > Gebruikers > Gebruikersinstellingen > Je kunt nu zien over welke rol ofwel niveau je beschikt.

Voor Twinfield geldt dat je één van de volgende rollen ofwel niveaus moet hebben om de koppeling met Basecone te maken: level 1, 2, 3 en 4 of het abonnement ‘Extra Boekhouden’. Wordt er ook gebruikgemaakt van workflow autorisatie, waarbij de betaalstatus kan worden aangepast dan is minimaal een level 3 of het abonnement MKB Boekhouden nodig.

Bij het volgende tabblad Administraties kun je zien tot welke administraties je momenteel toegang hebt en welke administraties beschikbaar zijn om toe te voegen.

Voor verdere vragen richt u zich tot uw Twinfield adviseur of de eigen accountant, hij/zij kan u verder helpen voor de desbetreffende inrichting en meer informatie.

2. Exact Online

Login bij Exact, ga naar Stamgegevens > Gebruikers > Controlelijst: Rechten > Selecteer hier de gewenste gebruiker waarvoor je de rechten wilt bekijken.

Ga vervolgens naar Rechten met het slot icoon bij Monitor om in te zien over welke rechten je beschikt.

Vervolgens zie je onderstaand scherm. In Exact Online geldt: wil je een actie uitvoeren in Basecone maar krijg je een foutmelding te zien dat je geen rechten hebt om deze actie uit te voeren? Kijk dan bij de rechten: welke rechten (selectievakjes) je momenteel hebt en welke nog beschikbaar zijn om in- en uit te schakelen.

Indien je weer één stap teruggaat naar het vorige tabblad kun je op Administraties: Toegangsrechten klikken > Hier kun je precies zien tot welke Administraties je toegang (de rechten) hebt en tot welke niet.

Voor de koppeling check met Basecone, ga rechtsboven naar > Mijn Exact Online > Beveiligingscentrum > Machtigingen voor mijn apps > Klik op Basecone (zie onderstaand printscreen).

Onderaan de pagina zie je 'toegang tot' > klik dan rechts op 'administraties beheren' > hier kun je zien welke administraties beschikbaar zijn en welke geselecteerd zijn.

Voor verdere vragen richt u zich tot uw Exact adviseur of accountant, hij/zij kan u verder helpen voor de desbetreffende inrichting en meer informatie.

3. AccountView

Login bij AccountView.Net > Gebruikers > vervolgens kun je controleren of de gebruiker beheerder is en actief is. Ondernemingen staan in AccountView inherent aan administraties > indien je bij een gebruiker het aantal ondernemingen op '0' ziet staan, zul je deze onderneming ofwel administratie niet in Basecone zien.


Een gebruiker in AccountView is te zien via Document > Stamgegevens systeem > Gebruiker.

In een AccountView Team- of Business-uitvoering zonder verdere modules, is er voor de gebruiker (naast zijn wachtwoord) weinig in te stellen: iedere gebruiker die in AccountView mag, mag alles doen in iedere administratie/onderneming. Er zijn echter uitbreidingsmodules op de genoemde uitvoeringen in de AccountView-licentie aan te schaffen:

1. Uitgebreide toegangsbeveiliging I: een gebruiker kan worden beperkt:

1a: Welke administraties deze gebruiker mag openen:

1b. welke objecten (vensters) de gebruiker mag openen om in te werken. Dit wordt geregeld via de rollen die aan de gebruiker zijn gekoppeld en daar komt de implementatie van AccountView aan te pas: er worden vier standaardrollen meegeleverd waarmee een gebruiker toegang tot alles krijgt en een drietal voorbeeldrollen waarmee juist rechten beperkt worden.

Deze gebruiker DEMO mag alles, doordat er geen beperkende rollen zijn geselecteerd, en de geselecteerde rollen specifieke onderdelen open zetten.

Een implementatie van AccountView zal tot gevolg hebben dat er meer rollen worden gemaakt en de optelling van de geselecteerde rollen bepaalt of iemand rechten heeft tot een bepaald venster of niet. Een gebruikelijke route is dat de vier rollen zoals hierboven geselecteerd zijn en dan specifieke vensters worden uitgesloten. De menuopdracht Document > Toegangsanalyse toont een venster met de vinkjes en verbodsborden, hoe de rollen effect hebben op de onderdelen van AccountView.

2. Uitgebreide toegangsbeveiliging II gaat hier dieper op verder:

2a. De administratie kan worden gecombineerd met rollen: bijvoorbeeld de kantoor-administratie van een accountantskantoor biedt de gebruiker alleen toegang tot de urenregistratie, terwijl andere administraties (van de klanten) wel alle onderdelen laten zien;

2b. De rollen kunnen worden gespecificeerd op het niveau van menu-opdracht. Dus een gebruiker mag in het venster van de urenregistratie, maar niet de opdracht uitvoeren Document > Journaliseren uren.

Daarbovenop kan een gebruiker bij een gebruikersgroep horen, zodat medewerkers die hetzelfde werk moeten kunnen doen in AccountView, dezelfde rollen/administraties geselecteerd krijgen.

Login bij AccountView > Ga linksboven naar Bestand > Administraties > Selecteer vervolgens een administratie.

Ga vervolgens naar Stamgegevens administratie en het tabblad > Gebruikers. Hier kun je een gebruiker (indien beschikbaar) toevoegen aan een administratie.

Voor verdere vragen richt u zich tot uw Visma partner of accountant, hij/zij kan u verder helpen voor de desbetreffende inrichting en meer informatie.

4. Boekhoudgemak & Multivers

Om de hoofdkoppeling met Basecone te maken heb je een gebruiker nodig met volledige rechten. In de meeste gevallen is dit de SYSTEEM gebruiker. Vanuit Boekhoudgemak & Multivers wordt hier de rechtengroep 'Beheer' (kan en mag alles) aan gekoppeld en deze heeft toegang tot alle administratiegroepen.

Login bij Boekhoudgemak & Multivers, ga naar Beheer > Gebruikers > Onderhoud gebruikers > klik op de Gebruiker SYSTEEM daar kun je administratiegroepen toevoegen aan de gebruiker.

In 'Beheer | Gebruikers' onderhoudt u de gegevens van gebruikers. U kunt een bepaalde rechtengroep koppelen aan gebruikers.

Door naar Beheer > Rechten > Onderhoud Rechten > Rechten > te gaan zie je precies welke rechten er aanstaan voor een bepaalde rechtengroep en gebruiker.

Voor verdere vragen richt u zich tot uw Boekhoudgemak & Multivers consultant of de eigen accountant, hij/zij kan u verder helpen voor de desbetreffende inrichting en meer informatie.

Heb je het antwoord gevonden?