Vertrouwen is goed, maar controle is beter!
Doorgaans is dit de stelregel bij accountants en en administrateurs. Tijdens het verwerken van je administratie zie je echter vaak dezelfde facturen voorbijkomen. Facturen die je altijd op dezelfde grootboekrekening boekt ongeacht het bedrag, of maandelijks terugkerende facturen. Denk hierbij aan facturen voor, abonnementen, huur, energie, telefonie, internet en ga zo maar door.
Kijk je daar nu nog écht naar voordat je op de knop Boeken drukt in Basecone? Of heb je hier al boekingsregels voor ingesteld, die de maand automatisch invullen en boek je deze in bulk door via het validatiescherm?
Zou het niet veel makkelijker zijn om dit automatisch te laten boeken door Basecone? Wij denken van wel!
Waarom zou je automatisch willen boeken?
Automatisch boeken gaat je veel tijd gaat besparen. Het stelt je in staat om je kostbare tijd efficiënt te gebruiken door op de uitzonderingen te sturen. Automatisch boeken is ontwikkeld voor de terugkerende facturen, waarbij een standaard boekingsregel is ingesteld. (Of kan worden ingesteld) Maar werkt ook voor facturen van dezelfde klant/leverancier, waarvan je weet dat ze goed worden herkend, die je altijd op dezelfde manier boekt en een standaard omschrijving meegeeft. UBL-facturen kunnen per definitie worden geautomatiseerd, omdat hier een 100% herkenning op plaats vindt, mits deze op één en dezelfde grootboek worden geboekt. Zo kun je kijken naar wat echt belangrijk is in plaats van alles te moeten controleren en boeken.
Hoe werkt automatisch boeken in de praktijk?
Zoals gewoonlijk laat je de facturen (liefst getagd) doorsturen naar de betreffende administratie in Basecone. De herkenning en matching op de factuur koppelt deze aan de juiste klant/leverancier en de bijbehorende boekingsregel. Door de aanvullende automatiseringsregel, die je zelf eenmalig hebt ingesteld, wordt de factuur nu rechtstreeks door geboekt naar het gekoppelde boekhoudpakket.
Kort samengevat stuur je de factuur naar Basecone en ziet deze pas als die is geboekt in het boekhoudsysteem, hoe fijn is dat!
Wat zijn de voorwaarden om automatisch boeken veilig en betrouwbaar te laten zijn?
Uiteraard gaan we voorzichtig om met jouw administratie. Is de herkenning of matching niet goed, betreft het een dubbele factuur, dan valt deze uit en zie je die terug in het validatiescherm. Daarnaast bepaal jij zelf wat je wel of niet automatisch wilt laten boeken.
• Zo kun je per administratie instellen of je gebruik wilt maken van automatisch boeken.
• Dankzij een aparte automatiseringsgebruiker behoud je inzicht in welke - en hoeveel facturen er automatisch zijn geboekt.
• Alleen gebruikers met de rol “Accountant of Boekhouder MKB” en toegang tot de betreffende administratie, kunnen automatiseringsregels gebruiken.
• Per klant/leverancier bepaal je, dankzij de automatiseringsregel, of automatisch boeken van toepassing is.
• Vervolgens bepaal je de criteria waaraan facturen moeten voldoen om automatisch te worden geboekt bij deze klant/leverancier. Denk aan condities als UBL/PDF facturen en een maximum factuurbedrag.
Controleren op basis van uitzonderingen
Met deze nieuwe functionaliteit gaan we echt tijd teruggeven aan de accountant en is de weg richting controleren op uitzonderingen ingeslagen. Met het instellen van een maximumbedrag per klant/leverancier, worden de “gewone” facturen automatisch door geboekt en komen de facturen met een hoger bedrag terug in het validatie overzicht om gecontroleerd te worden. Denk hierbij aan de maandelijkse huurfactuur, die laat je “gewoon” automatisch doorboeken. Echter de jaarlijkse verhoging wil je wel even extra controleren.
Voor alsnog laten we het instellen van de automatiseringsregels over aan de gebruikersrol “Accountant”. We gaan ervan uit dat deze door de ervaring in de verwerkte administraties weet voor welke klanten/leveranciers een automatiseringsregel van waarde kan zijn.
In de toekomst willen wij hierin gaan ondersteunen, door aan de hand van de beschikbare data aan te geven voor welke klanten/leveranciers het interessant kan zijn om een automatiseringsregel in te stellen.
📌 Dit is nu beschikbaar (vanaf 19 februari)! in de vorm van een aanbevelingen knop, rechtsboven in het scherm:
Hiermee kan je zien welke klant/leverancier een goede optie zou kunnen zijn om automatisch te boeken. Je zal kunnen zien hoeveel facturen er in de afgelopen 90 dagen zijn geboekt van diezelfde klant/leverancier waarvoor nog geen automatische boeking conditie voor bestaan.
Je kan vervolgens eenvoudig kiezen om de automatisering direct in te stellen of specifieke regels te kiezen voordat automatisch boeken voor die klant/leverancier wordt toegepast.
Basecone zal nu ook een aanbeveling laten zien met betrekking tot een regel die je mogelijk wilt instellen. Hoeveel documenten boven of onder een bepaald bedrag lagen, kan helpen bij het kiezen van de beste voorwaarden.
Na het aanmaken van de automatiserings conditie zullen deze worden toegepast op nieuwe aangeleverde documenten die worden voorzien van een tag. De condities zijn nog niet van toepassing op de documenten die al gereed staan om geboekt te worden.