Met het gebruik van automatisch boeken in Basecone kun je facturen op basis van vooraf ingestelde condities automatisch laten inboeken in het boekhoudsysteem. Hoe je dit instelt lees je hier, de meest gestelde vragen en bijbehorende antwoorden lees je hieronder:
Welke instellingen heeft de automatiseringsgebruiker in Basecone nodig om automatisch facturen door te kunnen boeken?
1. Gebruikersrol: Accountant
De gebruiker moet de rol Accountant toegewezen krijgen in het systeem.
2. Toegang tot administraties met automatische boekingen
De gebruiker moet toegang hebben tot de administraties waarin automatisch geboekt wordt.
Controleer of de gebruiker is toegevoegd aan de juiste administraties en of de automatische boekfunctionaliteit daar actief is.
3. Koppeling met gebruiker in boekhoudpakket
De gebruiker moet gekoppeld zijn aan een gebruiker in het boekhoudpakket (bijvoorbeeld Twinfield).
Deze koppeling is essentieel om boekingen te kunnen uitvoeren vanuit het systeem.
4. Rechten in het boekhoudpakket
De gekoppelde gebruiker in het boekhoudpakket moet beschikken over de juiste boekingsrechten.
Je kunt dit nu ook instellen in het scherm automatiseren:
Kan ik ook facturen automatisch boeken en de kosten van deze facturen spreiden in het boekhoudpakket (transitorisch boeken)?
Het is niet mogelijk om de kosten van facturen te spreiden die automatisch door geboekt worden, omdat in de vooraf ingestelde condities geen periodes kunnen worden geselecteerd. Dit is een optie die in de toekomst wellicht mogelijk wordt.
In het validatie-overzicht staan facturen als incompleet (oranje bolletje) weergegeven, kunnen de facturen dan niet automatisch geboekt worden door deze status?
Inderdaad kunnen facturen die een oranje status hebben, en door Basecone als incompleet worden bevonden, niet automatisch door geboekt worden.
Kan ik ook verkoopfacturen automatisch laten boeken?
Dat kan!
Kan ik per klant/leverancier meerdere automatiseringsregels aanmaken?
Ja, dat kan. Je kunt een automatiseringsregel instellen voor UBL documenten zonder bedragconditie en voor dezelfde klant/leverancier een andere automatiseringsregel voor alle documenten (pdf) met een maximum bedrag.
Hoe kom je erachter welke klanten/leveranciers ook automatisch geboekt kunnen worden?
We hebben een hele mooie aanbevelingsfunctie waarmee je kunt zien welke klant/leverancier een goede optie zou kunnen zijn om automatisch te boeken. Je zult kunnen zien hoeveel facturen er in de afgelopen 90 dagen zijn geboekt van diezelfde klant/leverancier waarvoor nog geen condities zijn ingesteld.
1.
2.
Je kunt vervolgens eenvoudig kiezen om de automatisering direct in te stellen of je kunt specifieke regels opzetten, voordat je het automatisch boeken voor die klant/leverancier aanzet.
3.
4.
