1 Wat zijn autorisatiefilters?
Een autorisatiefilter is een voorwaarde om documenten automatisch aan een autorisatieflow (dezelfde groep autorisatoren) toe te wijzen.
2. Op basis van welke criteria kan je een filter instellen?
In Basecone kan je een filter instellen op basis van de volgende criteria
Leverancier & bedrag (exclusief BTW)
Leverancier
Bedrag (exclusief BTW)
3. Welke filter volgorde hanteert Basecone?
Basecone zal eerst nagaan of er een flow geselecteerd kan worden op basis van de criteria Leverancier & Bedrag.
Als op basis hiervan geen autorisatieflow geselecteerd kan worden, kijkt Basecone naar het criterium Leverancier.
Als ook op basis hiervan geen autorisatieflow geselecteerd kan worden, kijkt Basecone naar het criterium Bedrag.
Als ten slotte ook op basis hiervan geen autorisatieflow geselecteerd kan worden, past Basecone de default autorisatieflow na het boeken toe.
4. Welke voorwaarden stelt Basecone aan een filter?
Om ervoor te zorgen dat het duidelijk is welk filter er moet worden toegepast mogen de condities elkaar alleen overlappen als ze zich in andere typen filters bevinden (leverancier & bedrag, leverancier, bedrag).
Wanneer er condities in dezelfde typen filters zijn dan mogen deze niet overlappen.
Voorbeeld: Wanneer je de fictieve leverancier 'Schoonheidssalon Beauty' hebt aangemaakt dan kan je deze leverancier zowel selecteren bij het aanmaken van de autorisatiefilter 'Leverancier & Bedrag' als bij het autorisatiefilter 'Leverancier'. Basecone zal namelijk op basis van de prioritering herkennen welke van de twee autorisatieflow toegepast dient te worden.
Wanneer je dezelfde fictieve leverancier tweemaal toe zal voegen binnen het filter Leverancier & Bedrag kan dit wel voor problemen zorgen wanneer hier conflicterende instructies van toepassing zijn.
5. Welke gebruikersrollen kunnen een filter aanmaken of wijzigen?
In Basecone kunnen gebruikers met een van de volgende rollen een filter aanmaken of wijzigen: Supergebruiker, Autorisatiebeheerder, Accountant en Boekhouder MKB.
6. Hoe stel ik een autorisatiefilter in?
Lees hiervoor ons aparte artikel waarin wij dit stap voor stap aan je uitleggen. Als je optie om filters aan te maken niet ziet in Basecone, moet je eerst een autorisatieflow aanmaken en opslaan. Hierna kun je filters aanmaken en opslaan.
7. Wat gebeurt er als een factuur niet toegewezen kan worden aan een filter?
Wanneer een factuur niet toegewezen kan worden aan een filter, zal deze factuur worden toegewezen aan de als Standaard ingestelde workflow na het boeken.
In dit artikel kan je vinden hoe je een autorisatieflow instelt en hoe je daarna een autorisatieflow kan instellen als default.
8. Hoeveel filters kan ik maximaal aanmaken?
Je kan maximaal 25 filters aanmaken per administratie.
9. Hoe kan het dat wanneer ik het bedrag aanpas het filter niet toegepast wordt?
Basecone kijkt bij het toepassen van het filter naar het veld 'bedrag exclusief BTW'. Wanneer je het bedrag aanpast bij het veld 'bedrag inclusief BTW' dan zal het autorisatiefilter niet verspringen.
10. Waarom kan ik geen filter aanmaken bij het autoriseren vóór het boeken?
Pas wanneer je een document hebt getagged gaat deze door de herkenningsserver. Daarna herkent Basecone pas de waarden zoals leverancier en bedrag. Dit is de reden dat het aanmaken van filters alleen geschikt is voor het autoriseren ná het boeken.
Meer informatie over het autoriseren voor het boeken kan je in dit artikel lezen. Daarnaast verwijs ik je graag naar ons andere artikel over informatie over het autoriseren na het boeken.