Werken met autorisatoren vóór het boeken

Hoe wijs je documenten toe, waar autoriseer je documenten, wat gebeurt er na het afwijzen en hoe voeg je een opmerking toe.

Team Basecone avatar
Geschreven door Team Basecone
Meer dan een week geleden bijgewerkt

Voordat je kan werken met autorisatie vóór het boeken dien je autorisatoren aan te maken. Je kunt nieuwe gebruikers aanmaken of bestaande gebruikers de rol Autorisator geven. Daarnaast moet tenminste één gebruiker de Autorisatiebeheerder worden.
Lees meer over het aanmaken van gebruikers in dit artikel.  


Document ter autorisatie aanbieden vóór het boeken door (beperkt) klantgebruiker

Op het moment dat een document is aangeleverd, dient een gebruiker met de rol (beperkt) klantgebruiker het document te taggen [INK] of [VRK]. Na het taggen in het Home-scherm krijg je onderstaand scherm te zien.
Het is mogelijk om een project, kostenplaats en één of meerdere autorisatoren toe te wijzen. De gebruiker met de rol klantgebruiker kan vervolgens op Bevestigen klikken.

Documenten autoriseren vóór het boeken via de webapplicatie of via de Basecone app

Elke maandag-, woensdag- en vrijdagochtend ontvangt de Autorisator een e-mail met daarin de documenten die langer dan 48 uur klaar staan met de status "te autoriseren".

Vervolgens logt de Autorisator in op de webapplicatie van Basecone. Via de Workloadmatrix kun je op te autoriseren documenten klikken zodat je vervolgens in het juiste scherm terecht komt (nu het vernieuwde Autorisatie scherm).

Daar heeft de Autorisator de mogelijkheid om de documenten Goed te keuren of af te wijzen.

De documenten kunnen tegelijk worden geautoriseerd. Selecteer de documenten die je wil autoriseren en vervolgens op 'Goedkeuren'.

💡 Een Autorisator heeft daarnaast de mogelijkheid om een opmerking aan de factuur toe te voegen voordat deze autoriseert. Dit kan alleen als je de documenten één voor één autoriseert. 

Basecone app

Wanneer de Autorisator de Basecone app gebruikt kan wordt er meteen een notificatie gestuurd, indien de pushnotificaties aan staan.
Lees meer over de Basecone app.

Afwijzen van een document

Als de Autorisator de factuur afwijst is een opmerking verplicht. Als de factuur bij het autoriseren voor het boeken wordt afgewezen, dan komt de factuur zonder tag weer terug bij de te taggen documenten. Aan de hand van de gemaakte opmerking kan degene, die de facturen tagt, dan beoordelen wat te doen.

Een autorisatie wordt in Basecone automatisch geregistreerd bij het geautoriseerde document door middel van een opmerking in de document tijdlijn.

Na autorisatie staat de factuur klaar voor de gebruikersrollen Accountant en/of Boekhouder MKB om te verwerken richting het boekhoudsysteem.

Was dit een antwoord op uw vraag?