In Basecone is het mogelijk om automatisch vaste combinaties van autorisatoren in te stellen. Dit noemen we autorisatieflows. In plaats van na denken welke autorisatoren er bij een factuur horen en deze individueel te selecteren, kies je gewoon de autorisatieflow die van toepassing is en je bent klaar. Daarbij kan je standaard een flow instellen voor autorisatie vóór of ná het boeken. Lees dit artikel om te zien hoe je een autorisatieflow aanmaakt en inricht.

📌Het automatisch toewijzen van autorisatoren op basis van een filter is alleen beschikbaar voor het autoriseren na het boeken. 

Als je eenmaal een autorisatieflow hebt aangemaakt, is het daarna ook mogelijk om hier autorisatiefilters aan te koppelen basis van leverancier en/of bedrag. Wanneer een factuur, die klaar staat om geboekt te worden, voldoet aan de condities van een filter, wordt automatisch de gekoppelde flow van autorisatoren toegewezen aan de factuur.

Autorisatiefilters maak je aan per administratie

Ga hiervoor naar de administratie-instellingen: Instellingen > Administraties > Acties (bewerken) > tabblad 'Workflow'. Hier kan je (mits er minimaal één workflow is ingesteld) bij het kopje 'Autorisatie filters' de filters aanmaken.
NB: Als geen van de ingestelde autorisatiefilters kan worden toegepast op een factuur, zal de standaard workflow (ná het boeken) worden toegewezen aan de factuur. Meer uitleg over het instellen van een default workflow kan je vinden in dit artikel

In het overzicht met filters wordt per filter het volgende getoond:

  • Filter naam
  • De naam van de workflow die aan het filter is gekoppeld
  • De condities van het specifieke filter

De filters worden gegroepeerd getoond pet type filter en deze staan op volgorde van prioriteit:

  • Een combinatie van leverancier en bedrag
  • Leverancier
  • Bedrag

Per autorisatiefilter zie je ook welke leveranciers er zijn geselecteerd, indien ze niet allemaal op één regel passen, wordt ook het aantal leveranciers dat niet getoond kan worden genoemd. Het bereik wat is ingesteld qua bedrag zie je daar ook.

Daarnaast kan je het zoekveld gebruiken, hierin kan je zoeken op filternaam, flownaam, leveranciersnaam en leverancrierscode.


Aanmaken van autorisatiefilters

Via de knop 'Aanmaken' kun je in het tabblad Workflow een filter aanmaken.

Indien er al een filter is aangemaakt klik op de knop' Toevoegen' om nog een filter toe te voegen. 

Aan de rechterkant van het scherm verschijnt dan een lay-over scherm. Hierin kun je de volgende gegevens instellen:

  • Naam: geef het filter een duidelijke naam
  • Omschrijving: voeg een omschrijving toe, zo weet je in één oogopslag wat dit filter doet (optioneel)
  • Autorisatieflow: selecteer de autorisatieflow waarop het filter van toepassing is
  • Condities: Stel hier tenminste één conditie in die geldt voor deze filter. Je kunt kiezen tussen leverancier en bedrag. Wanneer je een filter wilt aanmaken gebaseerd op leverancier en bedrag, selecteer dan eerst één van beiden (leverancier of bedrag) toe en voeg na het opslaan van de eerste conditie, de andere conditie toe.

De conditie leverancier: Nadat je op leverancier hebt geklikt, zie je een lijst met alle leveranciers in de administratie. Hier selecteer je één, meerdere of alle leveranciers. Handig hulpmiddel hier is het zoekveld. Je kan leveranciers zoeken op leveranciersnaam of leverancierscode.

Geselecteerde en opgeslagen leveranciers in het filter worden hierna bovenaan de lijst getoond, zodat je ze eenvoudig kunt terugvinden. 

Opties om leveranciers te selecteren zijn:

  • Individuele leveranciers handmatig selecteren
  • Alle leveranciers selecteren (met de selecteer-alle optie)
  • Alle leveranciers selecteren (met de selecteer-alles optie) en daarna handmatig een aantal leveranciers uitvinken.

De conditie bedrag: hier stel je een bedrag in of een bereik tussen meerdere bedragen. 

De volgende opties zijn mogelijk:

  • Bedrag is groter dan of gelijk aan...
  • Bedrag is groter dan...
  • Bedrag is kleiner dan of gelijk aan...
  • Bedrag is kleiner dan...
  • Bedrag is binnen het bereik van bedrag (..) en bedrag (..)
  • Bedrag is gelijk aan...

De gewenste valuta kun je hier ook selecteren, dit betreft de gesynchroniseerde valuta uit het boekhoudpakket.

Na het opslaan van een filter wordt deze toegepast op alle nog te taggen documenten. In het tabblad 'Workflow' kan je altijd bestaande filters aanpassen (via het pennetje), of verwijderen (via hetprullenbakje). De gebruiker krijgt eerst een waarschuwing voordat het filter daadwerkelijk verwijderd wordt.


Overlappende filters
Omdat het duidelijk moet zijn welk filter moet worden toegepast, mogen de filters elkaar niet overlappen. Filters mogen elkaar alleen overlappen als ze in een ander type filter zitten (leverancier en bedrag, leverancier en bedrag) of wanneer alle condities hetzelfde zijn.

Als er een filter aangemaakt wordt, controleert Basecone direct op eventuele overlapping. Als er sprake is van overlapping is opslaan niet mogelijk. Er wordt een foutmelding getoond, in de foutmelding staat beschreven met welk filter er een overlap is. Via een klik op het rode pennetje zie je direct welke leveranciers of bedragen overlappen, op deze manier zie je de overlap en kun je dit snel en eenvoudig aanpassen.

Heb je nog vragen over autorisatiefilters? In dit artikel lees je de FAQ met betrekking tot dit onderwerp. 

Heeft u het antwoord gevonden?