1. Wat zijn autorisatiefilters?
Definitie autorisatiefilters
Een autorisatiefilter in Basecone is een ingestelde voorwaarde waarmee documenten automatisch worden toegewezen aan een specifieke autorisatieflow (een vaste groep autorisatoren).
Doel van autorisatiefilters
Het doel van autorisatiefilters is:
Automatische routering van facturen
Minder handmatige acties
Consistente toepassing van autorisatieregels
Zodra een document is herkend en geboekt, controleert Basecone welke autorisatieflow van toepassing is op basis van de ingestelde filters.
2. Op basis van welke criteria kun je een autorisatiefilter instellen?
In Basecone kun je autorisatiefilters instellen op basis van de onderstaande criteria:
Leverancier & bedrag (exclusief btw)
Leverancier
Bedrag (exclusief btw)
Deze criteria bepalen samen hoe Basecone automatisch de juiste autorisatieflow selecteert.
3. Welke filtervolgorde hanteert Basecone?
Prioritering van autorisatiefilters
Basecone past autorisatiefilters altijd toe in een vaste volgorde. Dit zorgt ervoor dat de meest specifieke filter voorrang krijgt.
De volgorde is als volgt:
Leverancier & bedrag (exclusief btw)
Basecone controleert eerst of er een autorisatieflow bestaat die aan beide voorwaarden voldoet.Leverancier
Als er geen match is op leverancier & bedrag, kijkt Basecone alleen naar de leverancier.Bedrag (exclusief btw)
Wanneer ook de leverancier geen match oplevert, wordt gekeken naar het bedrag.Standaard autorisatieflow
Als geen enkel filter van toepassing is, wordt automatisch de default autorisatieflow na het boeken toegepast.
4. Welke voorwaarden gelden voor autorisatiefilters?
Overlapregels voor filters
Om te voorkomen dat Basecone niet kan bepalen welke autorisatieflow moet worden toegepast, gelden de volgende regels:
Filters mogen alleen overlappen als ze van een verschillend type zijn
(bijvoorbeeld: Leverancier & Bedrag en Leverancier).Filters mogen niet overlappen binnen hetzelfde filtertype.
Praktisch voorbeeld
Je hebt een leverancier “Schoonheidssalon Beauty”.
Deze leverancier mag:
Eén keer voorkomen in Leverancier & Bedrag
En daarnaast in Leverancier
Basecone gebruikt dan automatisch de juiste filter op basis van de prioriteit.
❌ Niet toegestaan:
Dezelfde leverancier meerdere keren binnen hetzelfde filtertype (bijvoorbeeld twee keer in Leverancier & Bedrag).
Dit kan leiden tot conflicterende autorisatie-instructies.
5. Welke gebruikersrollen mogen autorisatiefilters aanmaken of wijzigen?
Alleen gebruikers met de onderstaande rollen kunnen autorisatiefilters beheren:
Supergebruiker
Autorisatiebeheerder
Accountant
Boekhouder MKB
Gebruikers zonder deze rollen zien de filterinstellingen niet.
6. Hoe stel je een autorisatiefilter in?
Stappen in grote lijnen
Maak eerst een autorisatieflow aan.
Sla de autorisatieflow op.
Ga vervolgens naar de filterinstellingen.
Maak een autorisatiefilter aan en koppel deze aan de juiste flow.
Sla het filter op.
👉 Zie het aparte helpartikel waarin dit stap voor stap wordt uitgelegd.
Let op:
Zie je de optie om filters aan te maken niet? Dan is er nog geen autorisatieflow aangemaakt of opgeslagen.
7. Wat gebeurt er als een factuur niet aan een filter kan worden toegewezen?
Wanneer een factuur niet voldoet aan een van de ingestelde filters:
Wordt de factuur automatisch toegewezen aan de standaard autorisatieflow na het boeken.
In het helpcentrum vind je:
Hoe je een autorisatieflow instelt
Hoe je een autorisatieflow als default instelt
8. Hoeveel autorisatiefilters kun je maximaal aanmaken?
Per administratie kun je maximaal:
25 autorisatiefilters aanmaken
Zodra dit maximum is bereikt, moet je eerst een bestaand filter verwijderen of aanpassen.
9. Waarom wordt een filter niet toegepast als ik het bedrag wijzig?
Veelvoorkomende oorzaak
Basecone kijkt uitsluitend naar het veld:
Bedrag exclusief btw
Wanneer je alleen het veld bedrag inclusief btw aanpast:
Wordt het autorisatiefilter niet opnieuw toegepast
✅ Oplossing:
Pas altijd het bedrag exclusief btw aan als het filter gebaseerd is op bedrag.
10. Waarom kan ik geen filter aanmaken voor autoriseren vóór het boeken?
Technische uitleg
Autorisatiefilters werken alleen na het boeken, omdat:
Een document eerst moet worden getagged
Daarna wordt het document verwerkt door de herkenningsserver
Pas dan zijn gegevens zoals leverancier en bedrag beschikbaar
Omdat deze gegevens vóór het boeken nog niet bekend zijn, kunnen autorisatiefilters daar niet worden toegepast.
👉 Meer informatie:
Artikel over autoriseren vóór het boeken
Artikel over autoriseren na het boeken
Contact en ondersteuning
Heb je vragen of loop je vast bij het instellen van autorisatiefilters?
Raadpleeg het Basecone Helpcentrum
Neem contact op met Basecone Support via de gebruikelijke supportkanalen
Of bespreek het met je accountmanager