📌Let op Activeer de rol accountant of boekhouder MKB om toegang te krijgen tot het boekingsscherm.
Hoe bereik ik het boekingsscherm?
Dat kan op de volgende manieren:
Via de workloadmatrix: klik op de te boeken documenten.
Via het validatieoverzicht: klik op een factuur, selecteer deze via het vinkje voor de regel en klik op details.
Onderstaand filmpje laat in vogelvlucht het nieuwe boekingsscherm zien.
De verbeteringen in het boekingsscherm voor Twinfield
1. Nieuw! Het automatiseringsvoorstel
Een notificatie die je helpt om te laten zien welke documenten geschikt zijn voor automatisering. Klik op deze knop en je komt meteen in het automatiseringsscherm terecht. Daar kun je de condities instellen. De volgende factuur zal automatisch geboekt worden.
Keer terug naar het boekingsscherm via de workloadmatrix of het validatie-overzicht.
2. Autorisatoren (na het boeken) toewijzen
Klik op kies autorisatoren en voeg een autorisatieflow of maximaal 3 autorisatoren toe. Dit betreft de autorisatiemodule na het boeken. Welke opties er zijn voor het automatisch toewijzen van autoristoren, lees je hier.
3. Herkenningsresultaten
Door op deze knop te klikken zie je meteen welke waarden/informatie van de factuur is herkend.
4. Een leverancier selecteren of nieuwe leveranciers aanmaken
Toont Basecone niet meteen de juiste leverancier? Dan zoek en selecteer je de juiste leverancier. Uiteraard kun je via dit artikel over herkenning nagaan waarom deze leverancier niet herkend is.
Betreft het een nieuwe leverancier, klik dan op het veld selecteer een leverancier en vervolgens op nieuwe leverancier aanmaken. Via de knop importeer data van factuur gebruik je eenvoudig de herkenningsresultaten om de leverancier aan te maken.
5. Nieuw! Standaard labels selecteren
Automatiseer de omschrijving door het toevoegen van standaard labels en sla deze op in de boekingsregels bij de relatie. Klik op label toevoegen en selecteer een of meerdere labels.
6. Verwijderen, afwijzen en opslaan
De knoppen zijn nu onderdeel van de actiebalk rechtsonder in het scherm.
Via de knop verwijderen, verwijder je het document direct uit Basecone, het is verplicht om een reden mee te geven.
De factuur afwijzen betekent dat de tag van de factuur verwijderd wordt. Vervolgens kun je de factuur bij te taggen terugvinden.
Opslaan betekent dat de het ingevulde boekingsgvoorstel wordt opgeslagen. Het document is dan nog niet geboekt.
7. Boekingsregels opslaan
Je zet nu een vinkje om de boekingsregel op te slaan. Deze staat standaard uit.
8. De factuur boeken
Deze knop is verplaatst en verduidelijkt.
9. Opmerkingen
De gemaakte opmerkingen vind je gemakkelijk terug via het berichten icoontje boven de factuur, dit icoontje wordt blauw als er een opmerking ingegeven is. Dit veld blijft openstaan als je er eenmaal op hebt geklikt.
10. Totaalbedrag
Het totaalbedrag inclusief BTW, bedrag exclusief BTW, het BTW-bedrag en eventuele verschillen staan nu rechtsonder in het boekingsscherm. De verschillen en foutmeldingen worden zichtbaar door op het rode kruisje te klikken.
11. Dagboek
Het dagboek is verplaatst naar linksonder in het scherm. Je kunt met meerdere dagboeken werken. Meer informatie over het instellen van een standaard dagboek kan je vinden op deze pagina.
12. Boekingsregels toevoegen
Voeg een boekingsregel toe door op het plusje te klikken. Meer informatie over het gebruik van boekingsregels kan je hier vinden.
13. Andere opties in boekingsscherm
Indien een creditfactuur of creditnota geboekt wordt, kunnen met dit veld de bedragen 'omgekeerd' worden.
Vink niet in betaalbatch aan wanneer je de factuur buiten de betaalbatch in het boekhoudpakket wilt houden. Bij een verkoopfactuur zal de betreffende factuur door deze optie niet in de incasso-batch opgenomen worden. Dit is alleen mogelijk in combinatie met Twinfield.
Standaard boekt Basecone een factuur als een conceptboeking. Met deze optie kan een factuur direct als definitieve boeking verwerkt worden. Let op: Deze mogelijkheid wordt alleen aangeboden wanneer de Basecone-administratie is gekoppeld met een administratie in Twinfield.
De optie negeer meldingen dient aangevinkt te worden in bijzondere situaties, bijvoorbeeld wanneer een factuur met een transactiedatum buiten de bijbehorende periode geboekt dient te worden. Let op: Deze mogelijkheid wordt alleen aangeboden wanneer de Basecone-administratie is gekoppeld met een administratie in Twinfield.
14. Overige verbeteringen in de functionaliteit
Terugvalmechanisme
Is een factuur van een relatie al eerder geboekt, maar bestaat er nog geen opgeslagen boekingsregel? Dan verwijst Basecone naar die eerdere boeking en doet alvast een passend boekingsvoorstel.Notificatie missende data
Basecone signaleert wanneer stamgegevens van leveranciers of klanten onvolledig of voor verbetering vatbaar zijn. Tijdens het boeken of selecteren verschijnt een geel waarschuwingsicoon, waarmee je actief worden geattendeerd op ontbrekende gegevens. Dit verbetert de herkenning, vermindert handmatige correcties en legt een stevig fundament voor verdere automatisering. Nieuwe of aangepaste gegevens worden blauw gemarkeerd en worden alleen opgeslagen wanneer deze bewust worden bevestigd.Meervoudige IBAN‑herkenning
Basecone controleert alle IBAN‑nummers die op een factuur voorkomen. Hierdoor wordt sneller de juiste leverancier herkend en neemt de kans af dat een factuur aan een onjuiste of verouderde relatie wordt gekoppeld. Dit draagt
15. Sneltoetsen
De sneltoetsen die je kunt gebruiken in het boekingsscherm zijn onveranderd. Zie hieronder de mogelijke combinaties:
Boeken/Verwerken: Alt + P
Boeken/Verwerken en boekingsregels opslaan: Alt + O
Opslaan boekingsvoorstel: Alt + N
Afwijzen factuur: Alt + R
Boekingsregel toevoegen: Alt + L
Wijzigen van leverancier of klant: Alt + U