Vanaf onze laatste release is het boekingsscherm in Basecone volledig vernieuwd! Aangezien dit scherm ons belangrijkste en meest gebruikte scherm is, lichten we hieronder toe wat er veranderd is en hoe je het scherm het beste kunt gebruiken. Met het nieuwe boekingsscherm bespaar je nog meer tijd door een logische opbouw en duidelijker inzicht in de factuur.
Een aantal velden en knoppen zijn verplaatst in het scherm, tevens zijn er een aantal opties toegevoegd. Hieronder leggen we alle veranderingen uit en leiden we je rond in het nieuwe boekingsscherm. Als je meer wilt weten over het boekingsvoorstel voor Xero, lees je dit artikel.
Hoe kom ik bij het boekingscherm?
Je kunt het boekingsscherm van Basecone op de volgende manieren bereiken:
Via de workloadmatrix: klik op de te boeken documenten bij een administratie.
Via het validatieoverzicht: klik op een factuur, selecteer deze via het vinkje voor de regel en klik op Details
Hoe ziet het nieuwe boekingsscherm eruit?
1. Autorisatoren (na het boeken) toewijzen
Klik op "Kies autorisatoren" en voeg een autorisatieflow of maximaal 3 autorisatoren toe. Dit betreft de autorisatiemodule na het boeken.
Via Instellingen > Administraties > Acties (Bewerken) > Workflow is het mogelijk om autorisatieflows toe te voegen en om één standaard autorisatieflow (workflow) toe te wijzen. Ook kan je filters aanmaken om autorisatoren automatisch toe te wijzen op basis van leverancier en/of bedrag. Klik op het tabblad Specificaties om autorisatie na het boeken verplicht te maken.
2. Herkenningsresultaten
Door op deze knop te klikken, is duidelijk zichtbaar welke waarden de herkenningssoftware van Basecone heeft opgehaald van de factuur.
3. Een leverancier selecteren
Indien de leverancier nog niet direct herkend is, dan dien je hier de leverancier te selecteren. Uiteraard moet je via ons artikel over herkenning nagaan waarom deze leverancier niet herkend is.
Indien de leverancier nieuw is, dan dien je op dit veld te klikken en vervolgens op "Nieuwe leverancier aanmaken" te klikken. Via de knop "Importeer data van factuur" gebruik je eenvoudig de herkende data van de factuur om de leverancier aan te maken.
4. Standaard labels selecteren
Automatiseer de omschrijving door het toevoegen van standaard labels en sla deze op in de boekingsregels bij de relatie.
📌Nieuw: Het is niet meer nodig om zelf de standaard labels te typen! Klik op "Label toevoegen" en selecteer een of meerdere labels. In dit artikel lees je de beschikbare standaard labels in Basecone.
5. Boekingsregels opslaan
De knop voor het opslaan van de boekingsregels is nu beter zichtbaar.
6. De factuur boeken
Deze knop is verplaatst en het is duidelijker zichtbaar, dat je de factuur boekt naar het boekhoudpakket.
7. Verwijderen, afwijzen en opslaan
Deze knoppen zijn duidelijker zichtbaar en verplaatst.
De factuur afwijzen betekent dat de factuur wordt teruggeplaatst naar "Te taggen" in de Workloadmatrix. Dit kan nodig zijn, indien de factuur verkeerd is getagd.
Bij het opslaan blijft de factuur in Basecone staan, maar worden alle reeds ingevulde gegevens onthouden.
Via de knop "Verwijderen" verwijder je het document direct uit Basecone, je moet wel eerst een reden opgeven voor de verwijdering.
Verder zijn er nog een aantal kleine wijzigingen in het boekingsscherm.
De gemaakte Opmerkingen vind je gemakkelijk terug via het berichten icoontje boven de factuur, dit icoontje wordt blauw als er een opmerking ingegeven is.
Het totaalbedrag inclusief BTW, bedrag exclusief BTW, het bedrag aan BTW en eventuele verschillen staan nu rechtsonder in het boekingsscherm. De verschillen en foutmeldingen worden zichtbaar door op het rode kruisje te klikken.
Sneltoetsen
De sneltoetsen die je kunt gebruiken in het boekingsscherm zijn onveranderd. Zie hieronder de mogelijke combinaties:
Boeken/Verwerken: Alt + P
Boeken/Verwerken en boekingsregels opslaan: Alt + O
Opslaan boekingsvoorstel: Alt + N
Afwijzen factuur: Alt + R
Boekingsregel toevoegen: Alt + L
Wijzigen van leverancier of klant: Alt + U