📄 Uitleg over PDF- en UBL-boekingsregels in Basecone
Wat zijn boekingsregels?
PDF-boekingsregel: Wordt toegepast wanneer een factuur als PDF-bestand is geüpload naar Basecone.
➤ Te vinden via:
Instellingen > Administraties > Acties (Bewerken) > Leveranciers > Boekingsregels aanpassenPB: Te vinden via
Automatisering > PDF-boekingsregels
UBL-boekingsregel: Wordt toegepast bij facturen in UBL-formaat (PDF + XML of Embedded PDF).
➤ Te vinden via:
Automatisering > UBL-boekingsregels
Deze functionaliteit is beschikbaar voor zowel inkoop- als verkoopfacturen.
🔍 Belangrijke kenmerken van UBL-boekingsregels
Het veld Artikelcode is alleen zichtbaar in Twinfield-administraties. (PB: Dit klopt niet meer, dit is ook al reeds beschikbaar voor sommige Exact-administraties)
Als er nog geen UBL-boekingsregels bestaan voor een leverancier, wordt de factuur ingelezen op basis van btw-percentage.
Opslaan van UBL-boekingsregels tijdens het boeken werkt alleen met artikelcodes.
Een leverancier heeft óf een mapping op basis van btw-percentage óf op basis van artikelcode — niet beide.
Het is niet mogelijk om meerdere artikelen samen te voegen tot één boekingsregel.
UBL-boekingsregels worden niet gesynchroniseerd met het boekhoudpakket.
De leverancier moet al bestaan om UBL-boekingsregels te kunnen opslaan tijdens het boeken.
✅ Stappenplan: UBL-boekingsregels instellen
1. Leverancier is bekend en wordt direct herkend
Ga naar
Automatisering > UBL-boekingsregelsKlik op + Nieuwe regel
Kies:
Soort factuur: inkoop of verkoop
Groepering: btw-percentage of artikelcode
Sla minimaal één boekingsregel op
Upload een UBL-factuur
Selecteer Boekingsregels opslaan en boek de factuur
De regels worden automatisch opgeslagen op basis van de XML-structuur van de factuur.
2. Leverancier is bekend maar wordt niet direct herkend
Upload een UBL-factuur en tag deze (indien niet standaard getagd als inkoop (INK). Zie dit artikel over standaard taggen hoe die optie in te stellen).
Klik op Afwijzen zodat de factuur terugkomt bij Te taggen
Ga naar
Automatisering > UBL-boekingsregels > + Nieuwe regelKies factuurtype en groepering
Sla minimaal één boekingsregel op
Tag de factuur opnieuw
Boek de factuur met de optie Boekingsregels opslaan
3. Leverancier is nieuw in de administratie
Upload een UBL-factuur en tag deze
Voeg de leverancier toe en sla de stamgegevens op
Klik op Afwijzen zodat de factuur terugkomt bij Te taggen
Ga naar
Automatisering > UBL-boekingsregels > + Nieuwe regelKies factuurtype en groepering
Sla minimaal één boekingsregel op
Tag de factuur opnieuw
Boek de factuur met de optie Boekingsregels opslaan
💡 Tips
Nieuwe leverancier? Voeg deze eerst toe, wijs de factuur af, en voeg daarna de boekingsregels toe.
UBL-boekingsregels opslaan via het boekingsscherm werkt alleen met artikelcodes. Bij btw-percentage wordt slechts de eerste regel opgeslagen.
Agro-module actief? Dan worden extra gegevens zoals aantallen en gewicht automatisch overgenomen uit de factuur.
Laat me weten of je dit ook als interne kennisbankpagina of instructiehandleiding wilt gebruiken — ik help je graag met de opmaak of vertaling naar een andere vorm.