UBL (Universal Business Language) facturen zijn een specifieke vorm van facturen. Deze UBL facturen, bestaande uit een XML en PDF bestand of een embedded PDF in een XML bestand, kunnen gemakkelijk ingelezen worden in de administratie. De manier waarop dit gaat, verschilt op een aantal punten van het verwerken van een ‘gewone’ factuur. Deze pagina is bedoeld om meer inzicht te geven in deze verschillen.
Wat is UBL?
UBL staat voor Universal Business Language en is een standaard taal voor elektronische bedrijfsvoering. Doordat de UBL factuur altijd dezelfde structuur heeft, kan de factuur al gelijk als boekingsvoorstel dienen.
Welke UBL-versies worden door Basecone ondersteund?
Basecone heeft de keuze gemaakt twee versies van UBL te accepteren omdat dit de meest gebruikte versies zijn. Klik op onderstaande links om een voorbeeld van de XML te kunnen inzien.
De namen van deze twee bestanden dienen identiek te zijn (behalve de extensie). Werk je met embedded PDF dan is het niet nodig om een losse PDF mee te sturen.
Hoe lever ik een UBL-factuur aan in Basecone?
Een factuur in UBL formaat kan je alleen aanleveren via de email. Tenzij het een XML-bestand betreft met daarin een embedded PDF. Deze kan ook worden ge-upload via het uploaden en taggen scherm. Een UBL-factuur kan niet worden aangeleverd via de Basecone app.
Als je via email een UBL bestand wil aanleveren dan voeg je de twee bestanden toe waaruit de UBL-factuur is opgebouwd:
XML-bestand
bijbehorende PDF-bestand
📌 De namen van deze twee bestanden dienen identiek te zijn (behalve de extensie).
Een andere, nog niet zo gangbare manier is het aanleveren van een XML-bestand met daarin een embedded PDF. In dit geval is het voldoende om alleen het XML-bestand aan te leveren.
Meer algemene informatie over het aanleveren via de e-mail kan je vinden op deze pagina.
Mislukt: Het door u aangeleverde document wordt niet ondersteund
Indien de factuur is opgemaakt in een UBL-versie die niet door Basecone kan worden geaccepteerd of indien het UBL-bestand incompleet is, dan geeft Basecone de foutmelding 'Mislukt: Het door u aangeleverde document wordt niet ondersteund'. Je krijgt deze foutmelding alleen als de ontvangstbevestiging aanstaat. Je kan deze foutmelding ook terugvinden in Basecone onder E-mails. De XML en PDF worden gezien als één document, de UBL-factuur. Als je de hiervoor genoemde foutmelding krijgt, wordt ook de PDF niet naar de administratie verzonden ter verwerking.
Hoe wordt een UBL factuur verder verwerkt?
Basecone leest de gegevens uit de XML en laat deze in het boekingsvoorstel zien. Het document gaat niet naar de herkenningsserver van Basecone. Alle relevante data wordt uit het XML-bestand gehaald (zoals factuurnummer, factuurbedrag, BTW-nummer, IBAN, etc.) en gebruikt voor het boekingsvoorstel.
UBL facturen boeken
We onderscheiden twee scenario’s:
1. Wanneer er geen match gemaakt kan worden met een reeds bestaande klant of leverancier in Basecone dan wordt de informatie t.b.v. de boekingsregels uit de XML onttrokken. Hierbij geldt:
Wanneer er in het XML-bestand totaalbedragen staan per BTW-%, zal Basecone een uitsplitsing voorstellen per BTW-%;
Indien deze totaalbedragen per BTW-% er niet zijn, wordt de informatie t.b.v. de boekingsregels in het boekingsvoorstel gebaseerd op de informatie die Basecone per regel uit de XML kan halen;
Per regel neemt Basecone dan de grootboekrekening, het project, de kostenplaats, de BTW-code, het bedrag en/of de omschrijving over uit de XML (indien beschikbaar en weergegeven op de manier die Basecone ondersteunt) en toont deze in het boekingsvoorstel.
2. Wanneer er wel een match kan worden gemaakt met een al bestaande klant of leverancier in Basecone dan kan het zijn dat er boekingsregels zijn opgeslagen voor deze relatie in Basecone. De opgeslagen boekingsinformatie per klant of leverancier in Basecone is dan leidend voor het boekingsvoorstel en vervangt de informatie uit de XML. Indien er bij de herkende klant/leverancier geen boekingsregels zijn opgeslagen in Basecone, dan worden de informatie m.b.t. de boekingsregels uit de XML ontrokken op dezelfde manier zoals hierboven beschreven bij scenario 1.
Let op: Opgeslagen boekingsregels per klant/leverancier hebben dus voorrang op de informatie uit de UBL. Indien je niet wilt dat er opgeslagen boekingsregels worden toegepast, dan dien je deze te verwijderen. Je kunt dit in Basecone doen via Instellingen › Administraties › Acties (bewerken) › Tabblad “klanten” of “leveranciers”, en klik vervolgens op het icoontje rechts en verwijder je de boekingsregels stuk voor stuk (grootboekrekening, kostenplaats, etc.). Meer informatie over boekingsregels kan je vinden op deze pagina.
Als je de boekingsregels hebt verwijdert hebt voor een UBL-factuur die al een boekingsvoorstel had, wijs dan in het validatiescherm de factuur af en tag de factuur opnieuw. Er zal dan een nieuw boekingsvoorstel gemaakt worden op basis van de nieuwe situatie.
Let op: Indien een leverancier of klant niet wordt herkend, worden er zoals gezegd ook geen boekingsregels toegepast. Als je echter een crediteur/debiteur met opgeslagen boekingsregels handmatig selecteert, krijgt u het voorstel: “Er zijn standaard boekingsregels beschikbaar, wilt u deze toepassen?” Na bevestiging wordt dan het boekingsvoorstel gedaan op basis van de opgeslagen boekingsregels.
Boekingsregels toevoegen
Basecone biedt ook de mogelijkheid UBL-facturen via onze partner InvoiceSharing te verwerken. Via InvoiceSharing is het mogelijk om per administratie meerdere boekingsregels in te stellen. Vervolgens genereert InvoiceSharing automatisch (binnen enkele seconden) voor iedere binnengekomen factuur een UBL-factuur. De administratie-specifieke boekingsinformatie is hieraan toegevoegd, zodat deze vervolgens volautomatisch en volledig op de meerdere boekingsregels wordt uitgesplitst.
📌Tip: Ook Basecone verstuurt de maandelijkse factuur in UBL-formaat. Deze factuur geeft je een idee hoe een UBL-factuur eruitziet.