Er zijn totaal drie verschillende manieren om documenten aan te leveren in Basecone. Meer uitleg hierover kan je vinden in dit andere artikel. In dit artikel gaan wij dieper in op het aanleveren via de e-mail. 

Bij het versturen van een factuur via de e-mail kan je ervoor kiezen al direct een tag of label mee te geven aan de bijlage. Voeg bijvoorbeeld [INK] toe aan de onderwerpregel om de bijlage(n) direct als inkoop te kenmerken. Je gebruikt bijvoorbeeld [VRK] voor verkoopfacturen. Meer informatie over het taggen en de beschikbare tags kan je vinden op deze pagina. Wanneer het in jouw administratie verplicht is om elk document te autoriseren, dan wordt de tag verwijderd en als tekst opgenomen in het commentaarveld.
​
​[CUST] tags kan je niet meegeven via de mail.

​

Daarnaast kan je commentaar meegeven aan de e-mail. Gebruik de volgende code in je e-mail (dus niet in de onderwerpregel): [* hier schrijft u uw commentaar *] om het commentaarveld in Basecone automatisch te vullen.
​
​

Als je documenten via de e-mail aanlevert dan kan het handig zijn om achteraf te controleren of dit gelukt is. Meer hierover kan je vinden in dit artikel. 

Als je veelvuldig ontvangstbevestigingen van Basecone ontvangt dan raden wij je aan om een filter aan te maken in je e-mailapplicatie. Alle bekende applicaties voor het verwerken van e-mail beschikken over de mogelijkheid om een filter te configureren, waarmee de ontvangstbevestigingen van Basecone direct bij binnenkomst in een aparte map geplaatst worden. 

Standaard eindigt het e-mailadres van een administratie bij Basecone op @mailtobasecone.com, maar dit mag je tegen betaling veranderen naar een eigen, zelf te kiezen domeinnaam. Let erop dat de domeinnaam niet al elders in gebruik is, en ook geen inbreuk maakt op merk- of bedrijfsnamen van andere bedrijven of organisaties. De kosten voor een eigen domeinnaam zijn € 7,50 excl. BTW per maand voor al je administraties binnen dezelfde kantoorcode. Als je de aanvraag bij Basecone indient is je eigen maildomein in de regel binnen 48 uur actief. Je kan een eigen domeinnaam aanvragen via het opdrachtformulier. Stuur dit ingevulde en ondertekende opdrachtformulier vervolgens retour via basecone.support@wolterskluwer.com.

Wanneer je versturende mailserver versleuteling ondersteunt zal Basecone de e-mail versleuteld accepteren en afhandelen. De verbinding tussen jouw mailserver en de mailservers van Basecone is dan beveiligd. Zo ben je ervan verzekerd dat de bestanden uit jouw veilige kantooromgeving versleuteld de beveiligde infrastructuur van Basecone bereiken.