Met het taggen van een document wijs je het toe aan het juiste dagboek, INK of VRK. Andere tags zoals BNK, KAS, MEMO, CUST kun je toewijzen aan documenten die je in het archief van de administratie wilt opslaan. In het Uploaden & Taggen scherm kunnen de documenten getagd worden.
📌 Je hebt hier de gebruikersrol klantgebruiker of beperkt klantgebruiker nodig.
Documenten taggen
Selecteer één of meerdere documenten en kies de juiste tag.
📌 Alleen de tags INK en VRK kunnen geboekt worden in het boekhoudpakket.
INK – Inkoopfactuur – Herkennen en boeken van inkoopfacturen
VRK – Verkoopfactuur – Herkennen en boeken van verkoopfacturen
De overige tags kun je gebruiken om documenten in het archief op te slaan. Je kunt deze niet boeken naar het boekhoudpakket. Afhankelijk van met welk boekhoudpakket je werkt zullen onderstaande tags wel of niet beschikbaar zijn.
KAS* – Het boeken van een kaststaat, waarachter je naar keuze de bonnen kunt bijvoegen.
BANK** – Bankafschriften die je wilt bewaren, je kan bankafschriften niet laten herkennen en boeken, omdat bankafschriften veelal automatisch ingelezen kunnen worden als je een elektronisch bankafschrift (MT940) ophaalt bij jouw bank.
MEMO* – Memoriaalboekingen – Een document dat je wil koppelen aan een correctieboeking in jouw administratie
CUST – Je kan zelf een eigen tag aanmaken via Instellingen – Administraties, indien je de beheerder bent van de omgeving. Documenten die je voorziet van een custom tag kunnen niet worden geboekt in de boekhouding, maar je kan deze documenten opslaan in je eigen online dossier, bijvoorbeeld om later te gebruiken bij de belastingaangifte.
* De tags KAS en MEMO zijn enkel beschikbaar voor koppelingen met Twinfield.
** De tag BANK is enkel beschikbaar voor koppelingen met Twinfield, Exact en/of Boekhoudgemak.
Bulk taggen
Klik in het select all vakje om alle documenten te selecteren en vervolgens dezelfde tag mee te geven.
Selecteer een document + SHIFT vasthouden + selecteer het laatste document.
Maak een specifieke selectie door het vakjes aan te vinken.
Automatisch taggen
Het is nu mogelijk om per administratie de instelling "Tag alle documenten als aankoop [INK]" te activeren (alleen voor PDF documenten) of je kiest voor ''Tag wanneer een relatie wordt herkend"
📌Let op Activeer de rol accountant of boekhouder MKB om toegang te krijgen tot het scherm Automatisering.
Ga naar Instellingen > Automatisering > Automatisch taggen. Vergeet niet om op Wijzigingen opslaan te klikken.
Verkeerde tag, tag afwijzen INK, VRK, KAS en MEMO
Heb je de verkeerde tag meegegeven (tags: INK, VRK, KAS en MEMO) dan kun je dit corrigeren door in het boekingsscherm op afwijzen te klikken. Het document komt dan weer bij te taggen documenten te staan.
Je kunt de tag ook afwijzen in het validatieoverzicht. Daar maak je een selectie van de verkeerd getagde documenten en klik je rechtonderin op afwijzen.
Verkeerde tag, tag afwijzen BANK of CUST
Indien je een document per abuis als BANK of CUST hebt getagd dan kun je dit herstellen in het archief. Zet in de kolom status een vinkje en vervolgens verschijnen er meerdere opties. Kies de optie verwijder tag, het document wordt teruggezet bij te taggen.
📌 Let op: zodra je voor dit document met CUST tag in het archief een document link genereert, kan je het document niet meer autoriseren noch de tag wijzigen. Je zal het document opnieuw moeten inlezen en verwerken.
Document verplaatsen naar een andere administratie
Staat het document in de verkeerde administratie dan kan je deze gemakkelijk verplaatsen. Dit kan alleen als er nog geen tag is toegewezen.
Selecteer de documenten die je wilt verplaatsen En klik op adminitratie wisselen. Kies in het popupscherm de juiste administratie en klik op Toepassen. Het document wordt nu verplaatst.