Besteed je nog veel tijd aan het taggen van facturen? Dat is vanaf nu niet meer nodig. Kies per administratie uit één van de volgende opties om facturen direct de juiste tag mee te geven nadat de factuur geüpload wordt in Basecone:
"Tag wanneer een relatie wordt herkend"
Facturen worden automatisch getagd als:
er een unieke relatie wordt gevonden op basis van een match met de opgeslagen stamgegevens bij een relatie in Basecone. Zie hiervoor dit artikel.
het document uit 1 pagina bestaat.
Facturen worden niet automatisch getagd als:
de relatie zowel als crediteur en als debiteur in Basecone staat, met dezelfde stamgegevens.
het document uit meerdere pagina's bestaat.
deze documenten komen bij Te taggen te staan in de Workloadmatrix
"Tag alle documenten als aankoop [INK]"
alle facturen worden standaard getagd als inkoop (INK)
moet een klein deel van de documenten anders worden getagd, worden samengevoegd of gesplitst? Dan nog is de instelling interessant. Via het validatie-overzicht kun je namelijk sorteren, vervolgens tot 10 documenten tegelijk selecteren en deze gezamenlijk afwijzen. Zo komen deze documenten alsnog bij Te taggen in de workloadmatrix.
📌UBL-documenten kunnen alleen automatisch getagd worden als het Btw-nummer en het KvK-nummer van de administratie is opgeslagen in de instellingen van het boekhoudpakket.
📌Activeer de rol accountant of boekhouder MKB om toegang te krijgen tot het scherm Automatisering.
Instelling activeren
Ga naar Automatisering > Automatisch taggen. Vergeet niet om op Wijzigingen opslaan te klikken.
Hoe werkt automatisch taggen?
Enkel aangeleverde documenten via e-mail en via het uploaden & taggen-scherm zullen automatisch worden getagd..
Lever je facturen aan via de Basecone app? Ga dan naar de instellingen in de app en stel in dat de facturen standaard als INK getagd verstuurd worden.
Indien je facturen per mail doorstuurt naar Basecone met [INK] of [VRK] in de onderwerpregel van de mail, dan heeft dit voorrang op de bovengenoemde instellingen en hiermee worden de bijgevoegde facturen direct getagd.
📌LET OP
Indien autorisatie voor het boeken op verplicht staat, dan werkt deze functionaliteit niet.
Werk je met automatisch boeken, zorg dan dat je de documenten correct aanlevert en niet meerdere facturen in één document.
Volledige automatische verwerking
Nu de facturen automatisch worden getagd, kun je direct naar het validatie-overzicht om facturen in bulk te boeken.
Hoe beter de herkenning van relaties en hoe beter de boekingsregels zijn opgeslagen, des te meer zal je de status Boekingsklaar terugzien.
Indien je voor deze facturen niets meer hoeft aan te passen in het boekingsscherm, dan kun je deze facturen ook automatisch laten boeken door een automatisch boeken conditie toe te voegen onder Automatisering. Dit doe je per administratie en per leverancier/klant, voor het bedrag dat jij wilt. Lees hier meer over in ons artikel over automatisch boeken.
Kortom: door het automatisch taggen te activeren (of door facturen te mailen met [VRK] in de onderwerpregel) en daarbij voor de betreffende relatie een automatisch boeken conditie toegevoegd te hebben, dan worden deze facturen volledig automatisch door Basecone naar het boekhoudpakket verstuurd.