Gebruik je de Basecone app nog niet? Download hem hieronder. Na het downloaden kun je direct inloggen met de gebruikersnaam, het wachtwoord en de kantoorcode. Heb je deze gegevens niet, vraag deze op bij degene die jou als gebruiker heeft toegevoegd in Basecone.
Mobiel aanleveren
Sinds 16 december 2021 kun je documenten delen vanuit andere apps.
Met de Basecone app kun je foto's maken van bonnen met je smartphone of een afbeelding/PDF uit jouw galerij uploaden, waar en wanneer je wilt. Na het fotograferen hoef je alleen de details van de bon erbij zetten en de bon direct versturen naar Basecone. Eénvoudig, overal en snel!
Starten en inloggen in de Basecone app
Om de eerste keer in te loggen in de app heb je jouw Basecone inloggegevens nodig. Bij elk volgend bezoek ben je automatisch ingelogd met jouw gebuikersnaam en gebruik je de zelfgekozen pincode om de app te ontgrendelen.
Je kunt er ook voor kiezen om via biometrische gegevens in te loggen. Dit kan met een vingerafdruk (Android) of met gezichtsherkenning (iOS).
Op de afbeelding hieronder zie je het beginscherm, hier kies je jouw standaard administratie. Mocht je ook de rol autorisator hebben, opent de app zich vanuit de autorisator rol en dien je onderaan het scherm op documenten te klikken om vanuit daar te kunnen uploaden.
🚀 Nieuw! Je kan via de Basecone app nu zien of een administratie is gearchiveerd. Deze krijgt dan het label Archief: je kan er nog in kijken/aanleveren, maar je kan er niet meer in boeken.
Als je deze hebt geselecteerd, kom je gelijk in het overzicht met documenten. Daar zie je twee kopjes:
Concepten: hier staan de opgeslagen items die nog niet verstuurd zijn naar Basecone.
Verstuurde items: alle verzonden documenten via de app (e-mail en webapplicatie). Daar wordt ook gelijk het volgende weergeven:
Naam;
Waarde (als we die informatie in ons systeem hebben);
Status;
Datum waarop het is afgeleverd bij Basecone;
Tag
Heb je toegang tot meerdere administraties, dan kun je wisselen van administratie met de knop rechtsboven.
Een item aanmaken
Via het plusje rechtsonder kun je een item toevoegen in de app. Klik erop en geef vervolgens aan hoe je een afbeelding wilt toevoegen. Je hebt 3 opties:
Camera om een foto te maken van bijvoorbeeld een bon
Galerij om een reeds gemaakte foto te uploaden
PDF om een PDF-bestand te uploaden vanaf jouw mobiel of van één van de cloud services, zoals GoogleDrive, OneDrive, Dropbox en iCloud voor IOS gebruikers
Wanneer je de camera gebruikt dan kun je de gemaakte foto bewerken. Bijsnijden, rechtsom draaien, of meerdere foto's maken. Als je klaar bent met fotograferen klik je op Gereed.
Nadat de foto is gemaakt en geselecteerd, schakelt de app automatisch over naar het scherm Bestand Details. De omschrijving is standaard Item "datum en tijdstip van aanmaken" (indien nodig wijzig je deze). Klik rechtsboven op het Bestand icoontje om de bijgevoegde afbeelding(en) te bekijken of te wijzigen.
De verder in te vullen velden zijn afhankelijk van de betaalmethode.
Bestand Details > Zakelijke betaling (aanleveren van facturen/bonnen)
Tag: kies een tag (dit is een optioneel veld, je kunt in de app instellingen ook een standaard tag instellen)
Opmerkingen: in dit veld kun je optioneel opmerkingen toevoegen. (max. XX tekens)
Bestand Details > Privé betaling of Creditcard betaling (zakelijk of Privé) (indienen declaraties)
Declaratie: kies een bestaande declaratie of maak een nieuwe declaratie aan
Valuta: indien nodig kun je de valuta wijzigen
Bedrag: vul het bedrag in incl. BTW
Categorie: kies de juiste categorie
Datum: vul de datum van de bon in
Je kunt nu ook een opmerking meegeven aan een declaratie rapport. Zolang de declaratie niet verstuurd is, kan je bonnen blijven toevoegen en de opmerking blijven aanpassen. Na insturen van de declaratie, zie je dit bij verstuurde items > opmerkingen.
Een item verzenden
Wanneer alle velden zijn ingevoerd, kun je de factuur nu of later verzenden.
Kies opslaan om het item op te slaan en op een later tijdstip te verzenden, of het aan te passen indien nodig (afbeelding wijzigen of toevoegen). Het item wordt opgeslagen in het scherm concepten.
Kies verzenden om de factuur direct te versturen naar Basecone. Er verschijnt een voortgangsbalk in beeld waarin zichtbaar is wanneer het item verstuurd is naar Basecone. Deze balk wordt groen bij een succesvolle verzending met de tekst voltooid erboven, tevens zie je een upload notificatie op jouw telefoon (afhankelijk van jouw telefoon instellingen). Mocht er iets niet goed gaan tijdens het verzenden, blijft de voortgangsbalk rood en zie je een foutmelding in beeld, bijvoorbeeld dat er geen bijlagen zijn bijgevoegd.
Bulk acties
In de Basecone app kun je bulk acties uitvoeren op alle documenten die onder concepten staan. Klik hiervoor op op één van de items voor langer dan 1 seconde, hierna verschijnen er meerdere opties in beeld:
voor elk item verschijnt een selectievakje, hiermee kun je een aantal items selecteren
rechts bovenaan het scherm verschijnt de knop selecteer alles, hiermee kun je alle items in één klik selecteren
onderaan het scherm zie je links een prullenbakje verschijnen, hiermee kun je alle geselecteerde items in één klik verwijderen
onderaan het scherm zie je rechts een vlieger verschijnen, hiermee kun je alle geselecteerde items in één klik verzenden naar Basecone
Instellingen
Als je rechtsonder op Instellingen klikt in het overzichtsscherm, kom je in het Instellingen menu. Hier heb je 7 opties, bovenaan zie je de gebruikersnaam waarmee je bent ingelogd:
Mijn details: klik hier om je naam, e-mail, en andere gegevens aan te passen. Deze details worden voornamelijk gebruikt bij gebruik van de declaratie module.
Mijn administratie instellingen: Hier kun je standaard tags, valuta en categorieën instellen. De laatste 2 worden gebruikt bij het insturen van declaraties.
Beveiliging: klik hierop om jouw ingestelde pincode te wijzigen, en om het inloggen via biometrie (vingerafdruk of gezichtsherkenning) aan of uit te zetten.
Support: klik hier om de artikelen op onze Kennisbank te bekijken, de beste tips te lezen en onze Support afdeling een berichtje te sturen. Ook kun je hier voorgaande conversaties met onze Support afdeling inzien.
Push notificaties: Hier kun aangeven dat je push notificaties wilt ontvangen wanneer er nieuwe te autoriseren documenten voor je klaar staan.
Over de app: klik hier om huidige versie van de Basecone app te zien, en ons privacybeleid te lezen.
Uitloggen: klik hier om uit te loggen van de app, bij de volgende keer inloggen in de app moet je jouw kantoorcode, gebruikersnaam en wachtwoord ingeven. Je krijgt eerst een waarschuwing te zien voordat je uitlogt.