Autoriseren in de Basecone app

Met de Basecone app kun je documenten autoriseren op je smartphone, waar en wanneer je wilt.

Cees Houpt ๐Ÿš€ avatar
Geschreven door Cees Houpt ๐Ÿš€
Deze week bijgewerkt

Onderwerpen in dit artikel

Gebruik je de Basecone app nog niet? Download hem hieronder. Na het downloaden kun je direct inloggen met de gebruikersnaam, het wachtwoord en de kantoorcode.

Heb je deze gegevens niet, vraag deze op bij degene die jou als gebruiker heeft toegevoegd in Basecone.

Na het downloaden kun je direct inloggen en starten met autoriseren.

*Let op, wanneer je als autorisator ook documenten naar Basecone wilt sturen dan heb je ook de rol van Klantgebruiker of Beperkte klantgebruiker nodig*

1. Autoriseren met de Basecone app

Met de Basecone app kun je documenten autoriseren op je smartphone, waar en wanneer je wilt. Goedkeuren, afkeuren, on hold zetten, de toegewezen autorisator wijzigen, opmerkingen lezen en toevoegen โ€“ dit kan eenvoudig, overal en snel met de Basecone app.
โ€‹

In de Basecone web-applicatie kunnen facturen ter beoordeling worden toegewezen aan autorisatoren. In de Basecone app kunnen deze autorisatoren de documenten op hun smartphone bekijken en goed- of afkeuren. Daarnaast kan een factuur on hold worden gezet, indien de autorisator vindt dat er een detail aan de factuur niet juist is. En er kan een opmerking worden toegevoegd of geraadpleegd.

2. Starten met autoriseren

Op de afbeelding hieronder zie je het beginscherm, hier kies je jouw standaard administratie.

Als je deze hebt geselecteerd, kom je gelijk in het overzicht met autorisaties. Daar zie je hoeveel documenten er nog te autoriseren zijn binnen de geselecteerde administratie, en zie je details zoals bedrag, is het een creditfactuur, opmerking(en) en de status. Om documenten in te zien klik je op een regel in in dit overzicht.

Heb je toegang tot meerdere administraties, dan kun je wisselen van administratie met de button rechtsboven. Per administratie zie je in het wissel administratie menu hoeveel documenten er ter autorisatie staan.

3. Een document goed- of afkeuren

In het overzicht met te autoriseren documenten kun je direct een factuur goedkeuren, door naar rechts te swipen over de lijn van het document. Door naar links te swipen kun je het document afkeuren of on hold zetten (alleen bij autorisatie na het boeken).

Klik op een document (een lijn) in het overzicht om deze te openen voor meer details.

4. Document on hold zetten

Wil je een document in de wacht zetten, omdat je intern iets wilt navragen over het document, gebruik dan de oranje pauze-knop in de document details om het document on hold te zetten. Zet je een document on hold, ben je verplicht een opmerking toe te voegen. Om een document van on hold af te halen, klik je nogmaals op de oranje pauze-button.

๐Ÿ“ŒLet op: Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor autoriseren na het boeken.

5. Document details bekijken

Door te klikken op de documentlijn in het overzicht, kom je in de document details. Daar staan 2 of 3 tabbladen, als het document geautoriseerd moet worden voor het boeken staat er Document en Opmerkingen. Bij autorisatie na het boeken staat er een 3e scherm, Details. In het scherm Document is de PDF zichtbaar, hier kun je via het plusje rechtsboven op inzoomen.

In het scherm Details staan de belangrijkste gegevens van een document, van de Kopregel de factuurnaam, de tag, eventueel of het een creditfactuur betreft, de leverancier, het bedrag (incl. BTW), het factuurnummer, de transactiedatum en de vervaldatum. Van de boekingsregel(s) de grootboekrekening, het project (optioneel), de kostenplaats/kostendrager (optioneel), het bedrag (excl. BTW) en de factuuromschrijving.

In het scherm Opmerkingen zie je de gemaakte opmerkingen van anderen, en kun je zelf een opmerking toevoegen en verzenden met het pijltje.

Onderaan het document kun je altijd via de pijltjes links en rechts naar het volgende document, of het document goedkeuren, afkeuren of on hold zetten.

Alle verzonden documenten via de app (e-mail en webapplicatie) kunnen terug gevonden worden via het tabblad Verstuurde items.

Daar wordt ook gelijk het volgende weergeven:

  • Naam;

  • Waarde (als we die informatie in ons systeem hebben);

  • Status;

  • Datum waarop het is afgeleverd bij Basecone;

  • Tag


6. Overzicht van autorisatoren

Het kan zijn dat meerdere autorisatoren het document moeten goedkeuren. Via het icoontje (persoon met twee pijlen erom heen) rechtsboven kun je bekijken wie het document moet autoriseren, wie de vorige autorisator is, en de autorisator wijzigen. De autorisator kun je wijzigen na het opgeven van een reden, kies de betreffende autorisator, typ een reden in en klik op Verzend. De autorisator is nu gewijzigd naar degene die je geselecteerd hebt.

7. Instellingen

Als je rechtsonder op Instellingen klikt (icoontje met twee schuifknoppen) in het overzichtsscherm, kom je in het Instellingen menu. Hier heb je 4 opties, bovenaan zie je de gebruikersnaam waarmee je bent ingelogd:

  • Beveiliging: klik hierop om jouw ingestelde pincode te wijzigen, en om het inloggen via biometrie (vingerafdruk of gezichtsherkenning) aan of uit te zetten.

  • Support: klik hier om de artikelen op onze Kennisbank te bekijken, de beste tips te lezen en onze Support afdeling een berichtje te sturen. Ook kun je hier voorgaande conversaties met onze Support afdeling inzien.

  • Over de app: klik hier om huidige versie van de Basecone app te zien, en ons privacybeleid te lezen.

  • Uitloggen: klik hier om uit te loggen van de app, bij de volgende keer inloggen in de app moet je jouw kantoorcode, gebruikersnaam en wachtwoord ingeven. Je krijgt eerst een waarschuwin te zien voordat je uitlogt.

Was dit een antwoord op uw vraag?