In het autoriseren scherm kan je vanaf nu ook de documenten autoriseren, na het boeken.
Om het proces overzichtelijker te maken is alle autorisatie nu in één scherm te zien.
In het autorisatie-scherm kan de autorisator nu rechts bovenin via een drop-down menu de gewenste administratie selecteren. Vervolgens ziet de autorisator de documenten van de geselecteerde administratie die op dat moment voor hem/ haar klaar staan voor autorisatie en kan de autorisator ervoor kiezen om alle documenten te tonen (via ‘alle’), documenten ‘Voor het boeken’, ‘Na het boeken’ en de documenten die nog ‘On hold’ staan.
Via ‘Kolommen bewerken’ kan je instellen, welke informatie over de documenten wordt weergeven:
‘Status’, ‘Relatie’, ‘Totaal’ en ‘Grootboekrekening’ zijn verplichte velden.
Let op: de sorteermachine is alleen beschikbaar wanneer je ingelogd bent op de online applicatie.
Een autorisator kan meerdere documenten in één keer goedkeuren met bulk-autoriseren. Met de functie CTRL + klik is het mogelijk om meerdere documenten te selecteren. Met de button autoriseer kunnen de geselecteerde documenten dan met één klik worden goedgekeurd.
Acties
Een autorisator kan per document de volgende acties uitvoeren:
Autoriseer – Autorisator keurt het document goed en het document komt ter autorisatie te staan voor de volgende autorisator in de flow, óf bij de laatste in de flow wordt de status in het archief aangepast naar geautoriseerd ná boeking (slotje met vinkje-icoon) wanneer het gaat om autorisatie ná het boeken.
Verander autorisator – De autorisator kan een andere autorisator toewijzen i.p.v. zichzelf. In een drop-down menu kan één van de andere autorisatoren worden geselecteerd die toegang hebben tot desbetreffende administratie. Het toevoegen van een opmerking is bij deze actie verplicht. Na het toevoegen van de opmerking komt het document ter autorisatie beschikbaar voor de toegewezen autorisator.
On hold – Autorisatie ná het boeken - De autorisator kan indien gewenst het document tijdelijk op on hold (pauze) zetten. Hierbij is het verplicht een opmerking toe te voegen, opdat andere gebruikers kunnen zien waarom de autorisator het document in de wacht heeft gezet. De opmerking wordt vastgelegd in de commentaar box van de Document tijdlijn.
Zolang een document On hold staat kunnen er geen acties worden uitgevoerd, anders dan de On hold-status te verwijderen. Na het verwijderen van On hold (zo wel de autorisator zelf als de autorisatiebeheerder kan dit) kunnen de andere acties weer uitgevoerd worden.
Wijs af – Met deze functie keurt de autorisator het document af. Hierbij is het verplicht een opmerking aan het document toe te voegen. Het document zal niet naar de volgende autorisator in de flow worden gestuurd. In het archief krijgt het document de status afgewezen na boeking (slotje met kruisje-icoon). Tevens komt het document in de Reject box voor verdere actie door gebruikers met de rol accountant/boekhouder MKB. Lees hier alles over de Reject Box.
Kolommen wijzigen (bekijk alleen de benodigde informatie)
Er zijn 4 standaard kolommen geselecteerd. De door de gebruiker geselecteerde kolommen worden opgeslagen op browser niveau. Dit betekent dat wanneer je met dezelfde gebruiker inlogt op dezelfde computer en gebruik maakt van dezelfde browser, de kolommen worden onthouden. Ga je echter gebruik maken van een andere browser of log je in op een andere computer, dan zullen de kolommen opnieuw moeten worden ingesteld.
Kolommen kunnen nu worden gesorteerd door op de naam van de kolommen te klikken.
Ook kun je nu door middel van slepen, de kolom-indeling aanpassen:
Goedkeuren van facturen in de Basecone app
Het autoriseren in de Basecone app is hetzelfde gebleven. Het nieuwe Autoriseren scherm heeft geen toepassing op de autorisatie in de app.
Als je wilt autoriseren op je mobiele telefoon kun je dit gemakkelijk doen met de Basecone app. Je kunt de app downloaden in de App Store en Google Play. Na het downloaden kun je direct inloggen en starten met autoriseren.
Wanneer je ingelogd bent, zie je direct hoeveel documenten er voor je klaarstaan. Met de Basecone app kun je documenten autoriseren op je smartphone, waar en wanneer je wilt. Goedkeuren, afkeuren, on hold zetten, de toegewezen autorisator wijzigen, opmerkingen lezen en toevoegen – dit kan eenvoudig, overal en snel met de Basecone app.