Met de Basecone Autorisatie Workflow regel je alles digitaal. Digitaal toewijzen, goedkeuren, afkeuren en ook zorgen voor een snelle flow, dit is allemaal mogelijk met de Basecone Workflow module. Hieronder zie je alle features die in deze module zijn opgenomen. 

In het validatie-scherm van Basecone is het mogelijk om een voorgedefnieerde workflow van drie autorisatoren te selecteren, of handmatig tot drie autorisatoren toe te wijzen aan een document na het vastleggen van de transactie. Hierbij kan de factuur worden geboekt in het boekhoudpakket waarmee gekoppeld is. Alle opties en mogelijkheden zijn beschikbaar zoals je dat van Basecone gewend bent.

Door het aanwijzen van een workflow met één, twee of drie gebruikers die de factuur moeten beoordelen, bepaal je tijdens het boeken de workflow die een factuur zal moeten volgen. Op deze manier wordt eerst de financiële verplichting vastgelegd in het boekhoudpakket naar keuze en vervolgens zullen de aangewezen gebruikers actie moeten ondernemen.

Het is mogelijk om het autoriseren voor of na het boeken verplicht te stellen. Je kunt dit wijzigen bij de workflowinstellingen van een administratie. Een gebruiker met de rol van supergebruiker, accountant, boekhouder MKB of autorisatiebeheerder kan deze instellingen wijzigen.

Je hebt zowel de optie om te autoriseren voor het boeken te verplichten als de optie om het autoriseren na het boeken verplicht te stellen. 

Als je het autoriseren voor het boeken verplicht stelt, dan moet er tijdens het taggen altijd een een workflow of losse autorisator worden geselecteerd. 

Als je autoriseren na het boeken verplicht stelt, dan kun je een factuur niet boeken zonder een workflow of losse autorisator(en) te selecteren. Je kunt automatisch autorisatoren laten selecteren met behulp van de autorisatie workflow.
​

Deze optie is mogelijk voor administraties gekoppeld aan Twinfield, Exact Online en Boekhoudgemak & Multivers.

Je kunt in de administratie-instellingen instellen dat een factuur in het boekhoudsysteem automatisch geblokkeerd wordt om in betaalbatch te worden opgenomen indien deze nog niet is goedgekeurd door alle toegewezen autorisatoren.
​
Op het moment dat de factuur goedgekeurd is door alle autorisatoren, wordt deze in het boekhoudsysteem automatisch vrijgegeven voor betaling.

Voor gebruikers die facturen dienen te autoriseren, heeft Basecone een overzicht ontwikkeld. Hierdoor heeft de autorisator direct inzicht in de gegevens behorend bij de factuur, zoals bijvoorbeeld factuurdatum en grootboekrekeningnummer. Dit alles in één gemakkelijk overzicht, met alle informatie op één regel. Facturen die klaar staan om geautoriseerd te worden, kunnen snel en eenvoudig door middel van Ctrl + en/of Shift + klik functies te gebruiken, worden geselecteerd. Meerdere geselecteerde regels kunnen op die manier in één keer worden geautoriseerd.

Ook is een directe en snelle weergave van de factuur in het scherm mogelijk. Alle informatie die nodig is om een factuur goed te kunnen beoordelen is op deze manier voorhanden. Snel, eenvoudig en volledig.

Kan ik deze factuur goedkeuren? Of toch nog even een mail naar de leverancier of een vraag aan een collega? In Basecone kan een factuur even in de on hold status worden gezet. Hiermee geeft de gebruiker aan dat actie ondernomen wordt op deze factuur. Dit is vervolgens inzichtelijk voor de gebruiker(s) die het overzicht behouden. Als een factuur on Hold wordt geplaatst, is het verplicht een reden op te geven, zodat iedereen via de tijdlijn in Basecone kan zien waarom deze factuur nog niet is goedgekeurd of afgekeurd.

Het behouden van overzicht - over verschillende administraties heen en voor de flow van een groot aantal documenten - is enorm belangrijk. Niet alleen wil je op ieder moment weten welke collega of klant nog documenten op zijn of haar naam heeft staan, maar je wilt ook altijd weten waarom een factuur is afgekeurd en of hier vervolgens actie op ondernomen is.

Door middel van de nieuwe workload matrix voor Autorisatie beheerders is een totaal overzicht (inzicht) gecreëerd. Hoeveel documenten staan voor welke administratie te wachten. In de nieuwe module is het ook mogelijk om direct te zien welk document staat te wachten op welke gebruiker. Hierin kan direct worden ingegrepen (opnieuw toewijzen) of kan commentaar worden gegeven bij de factuur.

Soms is het nodig om in te grijpen als een factuur te lang in de flow blijft hangen. Via het autorisatie overzicht is het mogelijk om per factuur te controleren waar deze zich in de flow bevindt en hoe lang een factuur al op goedkeuring staat te wachten. Is dit te lang, of is iemand ziek en/of op vakantie, dan hoeft dit niet tot onnodig tijdverlies te lijden. Wijs een nieuwe autorisator aan zodat de flow verder kan. Basecone registreert dit allemaal in de tijdlijn per factuur zodat dit voor iedereen inzichtelijk is.

Het kan voorkomen dat een document wordt afgewezen. Daar kan een hele goede reden voor zijn, maar je wilt wel op ieder moment kunnen zien waarom een document is afgewezen om voor een goede opvolging te kunnen zorgen. Door de reject-box van Basecone, kunnen alle afgewezen facturen worden afgewerkt en opgevolgd. Makkelijker kan niet.

Meer informatie hoe je dit kan instellen, zie artikel: Workflow Instellen