In dit artikel vind je informatie over:
Gebruik je de Basecone app nog niet? Download hem hieronder. Na het downloaden kun je direct inloggen met de gebruikersnaam, het wachtwoord en de kantoorcode.
Heb je deze gegevens niet, vraag deze op bij degene die jou als gebruiker heeft toegevoegd in Basecone.
1. Voor je kunt beginnen met declareren
Voordat je gebruik kan gaan maken van de declaratiemodule in de Basecone app zal dit eerst nog per gebruiker geactiveerd moeten worden. Let op: er zijn kosten verbonden aan het gebruik van de declaratiemodule, deze bedragen € 3,50 (excl. BTW) per maand per gebruiker.
2. Activeren declaratiemodule in webapplicatie
De declaratiemodule dien je te activeren via de gebruikersinstellingen in de webapplicatie. Alleen een gebruiker met de rol supergebruiker of accountant kan dit instellen. Ga naar Instellingen > Gebruikers > Bewerken (3 bolletjes) > Rollen & rechten. Je komt dan in het volgende scherm waar je de declaratiemodule kan activeren.
3. Instellingen voor het eerste gebruik in de Basecone app (mijn gegevens en boekhoudinstellingen)
Vul je persoonlijke gegevens in via Instellingen > Mijn details. De velden Naam en E-mailadres zijn verplicht. De velden IBAN, Personeelsnummer, Creditcardnummer. zijn optioneel. Zorg er voor dat alles correct is ingesteld voordat de eerste declaratie wordt verzonden. Deze gegevens worden namelijk naar Basecone gestuurd en worden getoond op jouw declaratie. De accountant/controller ziet meteen wie de declaratie heeft verstuurd en kan de declaratie goed- of afkeuren.
In Mijn administratie instellingen kun je standaardvoorkeuren instellen voor:
Tag: kies en stel je standaard tag in
Valuta: kies en stel uw standaardvaluta in
Categorieën: Per categorie kan je een grootboekrekening, kostenplaats en project toevoegen. Heb je deze gegevens niet, vraag deze op bij jouw accountant of controller. Door deze gegevens éénmalig in te stellen, worden ze automatisch meegestuurd met elke declaratie.
4. Maak een nieuw item aan (bon)
Ga naar het tabblad Documenten (onderaan het scherm) en klik rechtsonder op de plusknop. Je kunt nu kiezen voor Camera, Galerij of pdf.
Camera: Maak foto's met je camera, kies voor automatisch vastleggen van de selectie of bewerk de foto's. Je kunt een foto bijsnijden, rechtsom draaien of meerdere foto's maken.
Galerij: upload een foto vanaf jouw mobiel of vanuit de cloud. 📌Als je problemen ondervindt bij het openen van de galerij, controleer dan de privacy instellingen van je telefoon en geef toegang aan de Basecone app.
Pdf: upload een pdf-bestand vanaf je mobiel of vanuit een van de clouddiensten zoals Google Drive, OneDrive, Dropbox en iCloud voor iOS-gebruikers
Klik op Gereed, nadat je een nieuw item hebt geselecteerd of aangemaakt en je komt automatisch in het scherm Bestand Details. Selecteer voor declaraties betaalmethode Privé betaling of Creditcard betaling (zakelijk of Privé).
Declaratie*: kies een bestaande declaratie of maak een nieuwe declaratie aan
Valuta*: indien nodig kun je de valuta wijzigen
Bedrag*: vul het bedrag in incl. BTW
Categorie*: kies de juiste categorie
Datum*: vul de datum van de bon in
5. Maak een nieuwe declaratie aan
Als je een nieuwe declaratie wilt aanmaken, kies dan één van de betaalmethoden: Privé betaling of creditcard betaling (zakelijk of privé). Klik dan op het veld Declaratie*. Met de plusknop rechtsboven kun je een nieuwe claim aanmaken. Wijzig de naam van de nieuwe declaratie en klik op opslaan. Of je kiest een bestaande declaratie en voegt de bon toe aan deze map.
Vul de overige verplichte velden in de Bestand Details in en klik op het pictogram Opslaan. Je komt terecht in het declaratie overzicht. Hier zie je alle bonnen die bij deze declaratie horen.
🚀 Nieuw! Je kan nu een opmerking meegeven aan een declaratie rapport. Zolang de declaratie niet verstuurd is, kan je bonnen blijven aanleveren en de opmerking blijven aanpassen. Daarna zie je dit bij verstuurde items > opmerkingen
6. Concepten en Verzonden items
Ga naar het tabblad Documenten onder aan het scherm. Daar vind je Concepten en Verstuurde items. Om een declaratie te versturen kiest je Concepten en klikt je op de declaratie. Klik op de vlieger (linksonder) om de declaratie naar Basecone te sturen.
Verstuurde items: alle verzonden documenten via de app (e-mail en webapplicatie). Daar wordt ook gelijk het volgende weergeven:
Naam
Waarde (als we die informatie in ons systeem hebben)
Status
Datum waarop het is afgeleverd bij Basecone
Tag
📌Als je toegang hebt tot meerdere administraties, kun je met de knop rechtsboven van bedrijf wisselen. Het nummer naast de administratie geeft aan dat er documenten gereed zijn voor autorisatie.
7. Bulkacties
In de Basecone app kun je bulkacties uitvoeren op alle documenten die in Concept staan. Klik hiervoor langer dan 1 seconde op een van de items, waarna verschillende opties verschijnen:
er verschijnt een selectievakje voor elk item, zodat u een aantal items kunt selecteren
rechtsboven in het scherm verschijnt de knop alles selecteren, hiermee kun je met één klik alle items selecteren
Onderaan het scherm zie je links een prullenbak verschijnen, hiermee verwijder je alle geselecteerde items in één klik
onderaan het scherm zie je rechts een vlieger verschijnen, hiermee kun je in één klik alle geselecteerde items naar Basecone sturen.