Iedere administratie in Basecone heeft een uniek Basecone e-mailadres waar documenten naartoe gestuurd kunnen worden om deze aan te leveren in Basecone. Soms is er de behoefte om dit e-mailadres aan te passen zodat het e-mailadres wat herkenbaarder en persoonlijker is. Hiertoe zijn er een aantal mogelijkheden:
Aanpassen van het Basecone e-mailadres
Het unieke Basecone e-mailadres is als volgt opgebouwd:
Het gedeelte voor de @ is niet aan te passen. Het gedeelte achter de @ is wel aan te passen. Het Support Team kan hiervoor een domeinnaam aanvragen. De volgende aandachtspunten zijn hiervoor belangrijk:
De kosten voor een eigen domeinnaam bedragen EUR 7,50 (excl. BTW) per maand per omgeving (kantooromgeving).
Basecone claimt de domeinnaam
Deze domeinnaam dient uniek te zijn (het mag dus niet de eigen domeinnaam zijn, deze is immers niet uniek).
Om het e-mailadres aan te passen ontvangen wij graag een getekend opdrachtformulier. Dit opdrachtformulier kan je vervolgens naar het volgende e-mailadres sturen: basecone.support@wolterskluwer.com.
E-mails forwarden vanaf een eigen e-mailadres
Het is ook mogelijk om vanaf een eigen aangemaakt e-mailadres (bijv. facturen@bedrijf.nl) documenten automatisch te laten doorsturen naar het unieke Basecone e-mailadres van een administratie. Hiervoor moet je dan een forward in stellen in je eigen e-mailbox. Hoe dit precies werkt, hangt af van je e-mailprovider, hier kan je systeembeheerder je ongetwijfeld bij helpen.
Tip: Je kunt automatisch taggen, zoals bijvoorbeeld [ink] meegeven in de onderwerpregel (let op: dit is niet mogelijk via een Gmail-account).
Afhankelijk van jouw e-mailprovider kun je ook kiezen om een kopie van de doorgestuurde berichten te bewaren, controleer dan regelmatig of de limiet van het postvak van je e-mail account niet is overschreden. Als de limiet is overschreden, worden nieuwe berichten mogelijk niet meer doorgestuurd.
We willen je vragen om onderwerpsgebaseerde regels in te stellen in je e-mailserver, om te voorkomen dat ook spam wordt doorgestuurd.
Outlook: Onderwerpgebaseerde Regel Instellen
Ga naar:
Instellingen → Regels → Nieuwe regel toevoegenGeef de regel een naam:
Bijvoorbeeld:Meldingen doorsturenVoorwaarde instellen:
Onderwerp bevat: factuur
(of een ander trefwoord dat consistent voorkomt in de onderwerpregel)Actie kiezen:
Doorsturen naar:[jouw e-mailadres]Sla de regel op
Forward vanaf een Gmail-account
Indien je vanaf een Gmail account documenten automatisch wilt laten doorsturen naar een e-mailadres van een administratie in Basecone, dan is het soms nodig om deze te bevestigen door een bevestigingslink, Deze link komt binnen bij de supportdesk van Basecone. Zij klikken voor je op de link en bevestigen wanneer dit gebeurd is.
Gmail: onderwerpsgebaseerde regel instelling:
Ga naar:
Instellingen → Filters en geblokkeerde adressen → Nieuwe filter maken
Voorwaarde instellen:
Onderwerp bevat: factuur
(of een ander herkenbaar trefwoord)Actie kiezen:
Doorsturen naar:[jouw e-mailadres]Filter aanmaken