Het nieuwe boekingsscherm voor Exact Online

Het boekingsscherm in Basecone is volledig vernieuwd! Aangezien dit scherm ons belangrijkste en meest gebruikte scherm is, lichten we hieronder toe wat er veranderd is en hoe je het scherm het beste kunt gebruiken. Met het nieuwe boekingsscherm bespaar je nog meer tijd door een logische opbouw en duidelijker inzicht in de factuur. Bovendien zijn verbeteringen toegevoegd om te helpen de administratie beter in te richten en fouten te voorkomen.

Een aantal velden en knoppen zijn verplaatst in het scherm, tevens zijn er een aantal opties toegevoegd. Hieronder leggen we alle veranderingen uit en leiden we je rond in het nieuwe boekingsscherm. Als je meer wilt weten over het boekingsvoorstel voor Exact Online, lees je dit artikel.

Je kunt het boekingsscherm van Basecone op de volgende twee manieren bereiken:

Indien de leverancier nog niet direct herkend is, dan dien je hier de leverancier te selecteren. Uiteraard moet je via ons artikel over herkenning nagaan waarom deze leverancier niet herkend is.

Indien de leverancier nieuw is, dan dien je op dit veld te klikken en vervolgens op "Nieuwe leverancier aanmaken" te klikken. Via de knop "Importeer data van factuur" gebruik je eenvoudig de herkende data van de factuur om de leverancier aan te maken. Let hierbij op dat de stamgegevens van de administratie zijn uitgesloten.

Automatiseer de omschrijving door het toevoegen van standaard labels en sla deze op in de boekingsregels bij de relatie. Het is niet meer nodig om zelf de standaard labels te typen. Klik op "Label toevoegen" en selecteer een of meerdere labels.

In dit artikel lees je de beschikbare standaard labels in Basecone.

De knop voor het opslaan van de boekingsregels is nu beter zichtbaar.

Let op: deze optie is standaard geselecteerd.

Deze knop is verplaatst en het is duidelijker zichtbaar dat je de factuur boekt naar het boekhoudpakket.

Indien er een verschil is in het bedrag, dan staat deze in het rood aangegeven, rechtsonderin het scherm.

Deze knoppen zijn duidelijker zichtbaar en verplaatst.

De factuur afwijzen betekent dat de factuur wordt teruggeplaatst naar "Te taggen" in de Workloadmatrix. Dit kan nodig zijn, indien de factuur verkeerd is getagd.

Bij het opslaan blijft de factuur in Basecone staan, maar worden alle reeds ingevulde gegevens onthouden.

Via de knop "Verwijderen" verwijder je het document direct uit Basecone, je moet wel eerst een reden opgeven voor de verwijdering.

Je kan naar pagina 2 en verder navigeren via de pijltjes, of door het cijfer van de pagina in te vullen in dit veld.

Creëer direct een automatisch boeken conditie voor de relatie. Dit is dan enkel van toepassing op de crediteur/debiteur waarvan je de factuur nu aan het verwerken bent. Nog slechts voor één factuur op Boek klikken en de volgende factuur zal automatisch geboekt worden. Zeer handig voor facturen die terugkerend hetzelfde zijn en waar jij nog enkel op Boek klikt, zonder verdere aanpassingen.

Werkt het automatisch boeken nog niet? Lees hier wat je moet doen om dit in te stellen.

Klik op "Kies autorisatoren" en voeg een autorisatieflow of maximaal 3 autorisatoren toe. Dit betreft de autorisatiemodule na het boeken.

Via Instellingen > Administraties > Acties (Bewerken) > Workflow is het mogelijk om autorisatieflows toe te voegen en om één standaard autorisatieflow (workflow) toe toe te wijzen. Welke opties er zijn voor het automatisch toewijzen van autoristoren, lees je hier.

Door op deze knop te klikken, is duidelijk zichtbaar welke waarden de herkenningssoftware van Basecone heeft opgehaald van de factuur.

De gemaakte Opmerkingen vind je gemakkelijk terug via het berichten icoontje boven de factuur, dit icoontje wordt blauw als er een opmerking ingegeven is.

Ook kan je hier de factuur downloaden, in- en uitzoomen e.d.

Hier kan je het dagboek wijzigen. Enkel binnen dezelfde tag, indien er bijvoorbeeld een tweede inkoopdagboek is.

De sneltoetsen die je kunt gebruiken in het boekingsscherm zijn onveranderd, hieronder de mogelijke combinaties:

Meer informatie over het boeken van facturen kan je vinden op deze pagina.