In het autorisatie-scherm kan de autorisator links bovenin via een drop-down menu de gewenste administratie selecteren. Vervolgens ziet de autorisator de documenten van de geselecteerde administratie die op dat moment voor hem/ haar klaar staan voor autorisatie en kan de autorisator ervoor kiezen om alle documenten te tonen (via button alle) of alleen de documenten die nog on hold staan. (Lees verder of bekijk de video)

Per document wordt aangegeven welke crediteur het betreft, welk bedrag, factuur- en vervaldatum etc en tevens hoe de factuur geboekt is.


Een autorisator kan meerdere documenten in één keer goedkeuren met bulk-autoriseren. Met de functie CTRL+klik is het mogelijk om meerdere documenten te selecteren. Met de button autoriseer kunnen de geselecteerde documenten dan met één klik worden goedgekeurd.


Acties

Een autorisator kan per document de volgende acties uitvoeren:

  • Autoriseer – Autorisator keurt het document goed (voor betaling) en het document komt ter autorisatie te staan voor de volgende autorisator in de flow óf bij de laatste in de flow wordt de status in het archief aangepast naar geautoriseerd ná boeking (slotje met vinkje-icoon).
  • Verander autorisator – De autorisator kan een andere autorisator toewijzen i.p.v. zichzelf. In een dropdown menu kan één van de andere autorisatoren worden geselecteerd die toegang hebben tot desbetreffende administratie. Het toevoegen van een opmerking is bij deze actie verplicht. Na het toevoegen van de opmerking komt het document ter autorisatie beschikbaar voor de toegewezen autorisator.
  • On hold – De autorisator kan indien gewenst het document tijdelijk op on hold zetten. Hierbij is het verplicht een opmerking toe te voegen, opdat ander gebruikers kunnen zien waarom de autorisator het document in de wacht heeft gezet. De opmerking wordt vastgelegd in de commentaarbox van de Document tijdlijn. Zolang een document on hold staat kunnen er geen acties worden uitgevoerd, anders dan de on hold-status te verwijderen. Na het verwijderen van on hold (zo wel de autoristor zelf als de autorisatiebeheerder kan dit) kunnen de andere acties weer uitgevoerd worden.
  • Wijs af – Met deze functie keurt de autorisator het document af. Hierbij is het verplicht een opmerking aan het document toe te voegen. Het document zal niet naar de volgende autorisator in de flow worden gestuurd. In het archief krijgt het document de status afgewezen na boeking (slotje met kruisje-icoon). Tevens komt het document in de reject box voor verdere actie door gebruikers met de rol accountant/boekhouder MKB.


Tip: Sorteerfuncties

Wij hebben het autorisatiecherm en de sorteerfuncties geïmplementeerd om het efficiënter te maken voor de autorisatoren. De sorteermachine is alleen beschikbaar wanneer je ingelogd ben op de online applicatie.

Kolommen die kunnen worden gesorteerd, worden weergegeven met een sorteer-icoon. Je kunt op de naam van de kolommen klikken om de documenten te sorteren. Sorteren is beschikbaar wanneer je klikt op:

  • Tag label (INK/VRK)
  • Dagboek
  • Periode
  • Factuurdatum
  • Vervaldatum
  • Relatie
  • Totaal
  • Grootboekrekening


Kolommen wijzigen (bekijk alleen de benodigde informatie)

Door rechtsboven op kolom te klikken, kun je selecteren welke kolommen je graag zichtbaar wilt hebben in het overzicht. Er dienen minimaal 9 kolommen geselecteerd te worden. De kolommen status, totaal, relatie en grootboek zijn standaard zichtbaar, deze kun je dus niet uitzetten. 

De geselecteerde kolommen worden opgeslagen op browser niveau. Dit betekent dat wanneer je met dezelfde gebruiker inlogt op dezelfde computer en gebruik maakt van dezelfde browser, de kolommen worden onthouden. Ga je echter gebruik maken van een andere browser of log je in op een andere computer, dan zullen de kolommen opnieuw moeten worden ingesteld. 

Goedkeuren van facturen in de Basecone Flux app

Als je wilt autoriseren op je mobiele telefoon kun je dit gemakkelijk doen met Flux. Je kunt de app downloaden in de App Store en Google Play.

Na downloaden kun je direct inloggen en starten met autoriseren. Wanneer je ingelogd bent, zie je direct hoeveel documenten er voor je klaarstaan.

Een uitgebreide handleiding over het gebruik van Flux, kun je vinden in de artikel: Basecone Flux.

Heeft u het antwoord gevonden?