Met Planergy heb je controle over het inkoop- en voorraadbeheer. Efficiëntie van de workflow staat centraal in het supply-to-pay-proces. De software van Planergy kan worden gebruikt in combinatie met de boekhoudpakketten Exact Online, Twinfield en Xero.

Om Planergy aan Basecone te koppelen heb je de rol van Supergebruiker nodig in Basecone. Neem contact op met Planergy om deze koppeling tot stand te brengen.

Planergy en Basecone koppelen beide met Exact Online, Twinfield en Xero. Met deze drie pakketten kun je inkoopfacturen via Basecone verwerken naar Planergy, en boeken in het boekhoudpakket.

De inkoopfactuur wordt eerst aangemaakt in Planergy, klik hier voor meer informatie.

Wanneer de inkoopfactuur wordt aangemaakt, goedgekeurd en verzonden naar de leverancier, kan de leverancier deze factuur als bijlage per e-mail verzenden als naar het unieke e-mailadres van Basecone.

Als de factuur is getagd, wordt de factuur automatisch verwerkt in Planergy, en krijgt de gebruiker die de factuur heeft getagd een e-mail van Planergy waarin staat dat het document gereed is, met hierin een directe link naar het document.

De geüploade factuur wordt automatisch gekoppeld aan de bestelling die is aangemaakt in Planergy. Als de factuur niet wordt herkend, moet deze handmatig worden aangepast. Vervolgens moeten de items op de lijst handmatig worden gecontroleerd en vergeleken. Wanneer de factuur is vergeleken met de bestelling, wordt deze vervolgens ter autorisatie aangeboden. Nadat de factuur is goedgekeurd, krijgt het de status Geautoriseerd, niet geboekt.

De factuur wordt in de wachtrij geplaatst om in het boekhoudsysteem geboekt te worden. De gebruiker kan (bijvoorbeeld) klikken op de knop Exporteren naar Twinfield, waarna de factuur als conceptboeking wordt geboekt in het boekhoudsysteem met een boekstuknummer. De status van het document in Basecone wordt automatisch bijgewerkt naar Geboekt door een derde partij.

Wanneer je naar het geboekte document in het archief zoekt, zie je het document met de status met een inkomend symbool. Dit betekent dat het document door een derde partij is geboekt, in dit geval door Planergy.

Wanneer je op de regel klikt om het document in het archief te openen, worden de documentdetails geopend. In de details van de documenten zie je het volgende:

Je ziet hier niet op welke leverancier deze factuur is geboekt, de bedragen gesplitst per boekingsregel en naar op welk grootboekrekening er is geboekt. Als je deze informatie wilt zien, kun je dit op de factuur bekijken in Planergy of in het boekhoudsysteem.