Documenten, die zijn afgewezen door een Autorisator bij de autorisatie na het boeken, komen in de rejectbox terecht. De rejectbox is niet administratie gebonden, wat wil zeggen dat afgewezen documenten in verschillende administraties in één scherm zichtbaar zijn.
In de rejectbox kun je de volgende acties uitvoeren:
Terug naar autorisator, een document terugzetten in de autorisatie workflow.
Markeer als gereed, een document markeren als gereed zodat deze uit de rejectbox verdwijnt.
Document verwijderen, een document verwijderen uit Basecone en het boekhoudpakket.
Deze functie is alleen beschikbaar voor de boekhoudpakketten Twinfield, Boekhoudgemak & Multivers en Xero en kan alleen van toepassing op documenten die afgewezen zijn en in de rejectbox zitten.
💡 Let op: Alleen Accountants en Boekhouders MKB hebben toegang tot de rejectbox.
Gebruikers met toegang tot de rejectbox kunnen uiteraard alleen documenten zien in administraties waartoe zij toegang hebben. In dit scherm kunnen de documenten met opmerkingen en boekingsgegevens ingezien worden.
Expand en opmerkingen inzien of toevoegen
Door een document te selecteren zal deze licht blauw worden opgelicht en klapt er recht een menu uit met daarin de factuur. Je kan deze weer inklappen door op de
>> knop te drukken boven aan.
Je kan het menu ook weer uitklappen door op dezelfde knop << (expand) te drukken.
Met de actie expand zal de factuur zichtbaar worden met aan de bovenkant van de factuur het bekende opmerkingen-icoontje . Hiermee kunnen eerdere opmerkingen worden ingezien en kan desgewenst een opmerking worden toegevoegd.
Afhankelijk van de reden voor afwijzing, die de Autorisator in de opmerking heeft toegevoegd, zal de Accountant/Boekhouder MKB beslissen of en welke actie ondernomen moet worden (bijvoorbeeld de boeking tegenboeken in de boekhoudsoftware). Wanneer de juiste actie is ondernomen, kan de gebruiker het document op ‘Gemarkeerd als gereed’ zetten.
1. Terug naar autorisator
Vanaf 22 september 2020 is het mogelijk om een document vanuit de rejectbox weer terug in de autorisatie workflow te plaatsen. Basecone wijst het document opnieuw toe aan de autorisator die het document heeft afgewezen. Deze staat dan opnieuw klaar voor autorisatie.
💡 Let op: Het document kan niet teruggezet worden indien:
De autorisator niet bekend is. De autorisatiehistorie wordt vanaf 22 september 2020 opgeslagen. Documenten die voor deze datum zijn afgewezen kunnen niet teruggezet worden.
De toegewezen gebruiker de gebruikersrol Autorisator niet meer heeft.
Hoe plaats je een document terug in de autorisatie workflow
Ga naar de rejectbox en daar tref je de knop Terug naar Autorisator onderaan. Klik op regel met de factuur die je wilt terugplaatsen deze zal licht blauw kleuren. Klik vervolgens op Terug naar de Autorisator. Basecone zal vervolgens vragen om een reden in te vullen. Klik op terugzetten en de Autorisator zal het document weer in zijn workloadmatrix en bij te autoriseren documenten kunnen terugvinden.
2. Markeer als gereed
Indien de documenten afgehandeld zijn (en dus terecht afgewezen) kunnen deze worden 'gemarkeerd als gereed'. De documenten zijn dan niet meer zichtbaar in de rejectbox maar kunnen altijd nog teruggevonden worden in het archief onder status 'afgewezen na boeken'.
3. Document verwijderen
Sinds 23 oktober 2020 is het mogelijk om een afgewezen document te verwijderen uit Basecone en het boekhoudpakket. Deze functie is alleen beschikbaar voor de boekhoudpakketten Twinfield, Boekhoudgemak & Multivers en Xero.
Alleen documenten die in concept geboekt zijn kunnen vanuit Basecone verwijderd worden. Documenten die definitief geboekt zijn óf in concept zijn opgenomen in een BTW aangifte kunnen niet verwijderd worden.
Selecteer het document dat je wilt verwijderen. Vervolgens bevestig je de actie door op de knop 'Document verwijderens te klikken (zie hieronder). Het document wordt vervolgens uit Basecone en het boekhoudpakket verwijderd.
De documenten kunnen altijd nog teruggevonden worden in het archief.
Twinfield
In Twinfield kun je het verwijderde boekstuknummer terugvinden in het rapport 'verwijderde boekstukken'.
Oops! Er is iets fout gegaan. Probeer het later opnieuw of neem contact op met de administrator.
Deze melding ontvang je wanneer je in de rejectbox een document wilt verwijderen dat al definitief is geboekt of een concept boeking die is opgenomen in de BTW-aangifte. Deze boekingen kunnen niet verwijderd worden via Basecone.