Om gebruik te kunnen maken van betaalbaar stellen na autorisatie in Boekhoudgemak & Multivers is het volgende van belang:
In Boekhoudgemak & Multivers dient een nieuwe betalingsconditie aangemaakt te worden met de code AUT. Dit doe je via Onderhoud > Algemene gegevens > Basisgegevens > Betalingscondities. (Let op: de code van deze betalingsconditie mag niet afwijken). Van belang is dat de optie betaalbaar stellen bij deze betalingsconditie niet is aangevinkt.
Kan je de code niet zelf kiezen of invullen? Neem dan contact op met Exact Online Support om dit op te lossen.
In Basecone dient de administratie-instelling Factuur pas betaalbaar stellen na goedkeuring autorisatoren op Ja te staan.
Ga hiervoor naar Instellingen > Administraties > Acties (Bewerken) > Workflow > Specificaties > scroll naar onderen naar Blokkeren en vrijgeven voor betaling.
Processtappen
Bij het boeken van een factuur in Basecone selecteer je de gebruikelijke betalingsconditie (bijvoorbeeld 30 dagen) en wijs je één of meerdere autorisatoren toe.
Bij het boeken van de factuur naar Boekhoudgemak & Multivers zal Basecone in eerste instantie de betalingsconditie AUT meegeven in de boeking (in plaats van de geselecteerde betalingsconditie). De in de boeking geselecteerde betalingsconditie wordt wel door Basecone opgeslagen in de document tijdlijn.
Doordat in Boekhoudgemak & Multivers in eerste instantie de betalingsconditie AUT is meegegeven (waarbij de optie betaalbaar stellen niet is aangevinkt), is de boeking op dat moment geblokkeerd voor betaling.
Nadat alle toegewezen autorisatoren de boeking hebben goedgekeurd zal Basecone de boeking in Boekhoudgemak & Multivers updaten en de betalingsconditie wijzigen van AUT naar de geselecteerde betalingsconditie, waarna de boeking beschikbaar komt voor betaling (mits bij de geselecteerde betalingsconditie de optie betaalbaar stellen is aangevinkt). In de document tijdlijn krijgt het document de status geautoriseerd na het boeken.
Let op!
Indien je een boeking in Boekhoudgemak & Multivers wilt verbijzonderen met activacodes dan kan dit NADAT de boeking is geautoriseerd en geupdate. Doe deze wijzigingen voordat de boeking is geautoriseerd dan zullen de wijzigingen verloren gaan bij het updaten van de boeking door Basecone nadat alle autorisatoren hebben goedgekeurd.
Het is niet mogelijk om de administratie-instelling factuur pas betaalbaarstellen na goedkeuring autorisatoren op nee te zetten indien er nog facturen zijn die wachten op autorisatie na het boeken.
Voor het updaten van de boeking (nadat alle toegewezen hebben goedgekeurd) worden de Boekhoudgemak & Multivers inloggegevens gebruik die gekoppeld zijn aan de Basecone-gebruiker die de factuur heeft geboekt.
Mocht het niet mogelijk zijn om de boeking te updaten in Boekhoudgemak & Multivers dan stuurt Basecone hiervan een notificatie-mail naar de Basecone-gebruiker die de factuur heeft geboekt.