Vertrouwen is goed, maar controle is beter!

Doorgaans is dit de stelregel bij accountants en en administrateurs. Tijdens het verwerken van je administratie zie je echter vaak dezelfde facturen voorbijkomen. Facturen die je altijd op dezelfde grootboekrekening boekt ongeacht het bedrag, of maandelijks terugkerende facturen. Denk hierbij aan facturen voor, abonnementen, huur, energie, telefonie, internet en ga zo maar door.

Kijk je daar nu nog écht naar voordat je op de knop Boeken drukt in Basecone? Of heb je hier al boekingsregels voor ingesteld, die de maand automatisch invullen en boek je deze in bulk door via het validatiescherm?

Zou het niet veel makkelijker zijn om dit automatisch te laten boeken door Basecone? Wij denken van wel!

Waarom zou je automatisch willen boeken?

Automatisch boeken gaat je veel tijd gaat besparen. Het stelt je in staat om je kostbare tijd efficiënt te gebruiken door op de uitzonderingen te sturen. Automatisch boeken is ontwikkeld voor de terugkerende facturen, waarbij een standaard boekingsregel is ingesteld. (Of kan worden ingesteld) Maar werkt ook voor facturen van dezelfde leverancier, waarvan je weet dat ze goed worden herkend, die je altijd op dezelfde manier boekt en een standaard omschrijving meegeeft. UBL-facturen kunnen per definitie worden geautomatiseerd, omdat hier een 100% herkenning op plaats vindt, mits deze op één en dezelfde grootboek worden geboekt. Zo kun je kijken naar wat echt belangrijk is in plaats van alles te moeten controleren en boeken.

Hoe werkt automatisch boeken in de praktijk?

Zoals gewoonlijk laat je de facturen (liefst getagd) doorsturen naar de betreffende administratie in Basecone. De herkenning en matching op de factuur koppelt deze aan de juiste leverancier en de bijbehorende boekingsregel. Door de aanvullende automatiseringsregel, die je zelf eenmalig hebt ingesteld, wordt de factuur nu rechtstreeks door geboekt naar het gekoppelde boekhoudpakket.

Kort samengevat stuur je de factuur naar Basecone en ziet deze pas als die is geboekt in het boekhoudsysteem, hoe fijn is dat!

Wat zijn de voorwaarden om automatisch boeken veilig en betrouwbaar te laten zijn?

Uiteraard gaan we voorzichtig om met jouw administratie. Is de herkenning of matching niet goed, betreft het een dubbele factuur, dan valt deze uit en zie je die terug in het validatiescherm. Daarnaast bepaal jij zelf wat je wel of niet automatisch wilt laten boeken.

• Zo kun je per administratie instellen of je gebruik wilt maken van automatisch boeken.

• Dankzij een aparte automatiseringsgebruiker behoud je inzicht in welke - en hoeveel facturen er automatisch zijn geboekt.

• Alleen gebruikers met de rol “accountant” en toegang tot de betreffende administratie, kunnen automatiseringsregels gebruiken.

• Per leverancier bepaal je, dankzij de automatiseringsregel, of automatisch boeken van toepassing is.

• Vervolgens bepaal je de criteria waaraan facturen moeten voldoen om automatisch te worden geboekt bij deze leverancier. Denk aan condities als UBL/PDF facturen en een maximum factuurbedrag.

Controleren op basis van uitzonderingen

Met deze nieuwe functionaliteit gaan we echt tijd teruggeven aan de accountant en is de weg richting controleren op uitzonderingen ingeslagen. Met het instellen van een maximumbedrag per leverancier, worden de “gewone” facturen automatisch door geboekt en komen de facturen met een hoger bedrag terug in het validatie overzicht om gecontroleerd te worden. Denk hierbij aan de maandelijkse huurfactuur, die laat je “gewoon” automatisch doorboeken. Echter de jaarlijkse verhoging wil je wel even extra controleren.

Voor alsnog laten we het instellen van de automatiseringsregels over aan de gebruikersrol “Accountant”. We gaan ervan uit dat deze door de ervaring in de verwerkte administraties weet voor welke leveranciers een automatiseringsregel van waarde kan zijn.

In de toekomst willen wij hierin gaan ondersteunen, door aan de hand van de beschikbare data aan te geven voor welke leveranciers het interessant kan zijn om een automatiseringsregel in te stellen.

Ben je nieuwsgiering geworden naar de functionaliteit automatisch boeken? Kijk dan op de knowledge base van Basecone voor het artikel hoe je deze functionaliteit kunt instellen.

Heb je het antwoord gevonden?