Op basis van feedback van gebruikers hebben we enkele redenen opgeschreven waarom een factuur niet automatisch geboekt wordt.
1. Instellingen automatiseringsgebruiker
Deze gebruiker heeft de rol Accountant nodig en de automatiseringsgebruiker dient toegang te hebben tot de administratie. Bovendien dient de automatiseringsgebruiker gekoppeld te zijn met het boekhoudpakket. Om dit te controleren, ga naar Instellingen > Gebruikers > Zoek de automatiseringsgebruiker op > Acties (bewerken) > Boekhoudsysteemgebruikers > Koppeling maken. Na het bevestigen van de koppeling word je teruggeleid in Basecone.
Om te controleren of de automatiseringsgebruiker correct is gekoppeld kan je op het account van de automatiseringsgebruiker inloggen. Vanuit dat account kan je handmatig een boeking doen per administratie waaraan de automatiseringsgebruiker is gekoppeld. Wanneer deze succesvol zijn dan zijn de rechten en toegang met het boekhoudpakket voldoende via de koppeling.
2. Documentsoort en bedrag als de condities
Controleer of de documentsoort en het totaalbedrag van de factuur overeenkomt met de opgeslagen conditie in de automatiseringsregel.
3. Uitgestelde kosten
Indien in de boekingsregel bij de leverancier uitgestelde kosten op Ja staat, dan kan de factuur niet automatisch geboekt worden. Indien in de boekingsregel bij de klant omzetverdeling op Ja staat, dan kan de factuur niet automatisch geboekt worden.
4. Is de grootboekrekening en Btw-code nog actief in het boekhoudpakket?
Indien de gebruikte grootboekrekening en/of Btw-code in de automatiseringsregels niet meer actief is in het boekhoudpakket, dan zal de boeking niet automatisch geboekt worden en blijven staan in het validatieoverzicht.
5. De automatiseringsgebruiker heeft nog geen toegang tot de administratie.
Indien een factuur niet automatisch geboekt wordt dan is het goed om bij de automatiseringsgebruiker de toegang tot de betreffende administratie te controleren.