In dit artikel leggen wij stapgewijs de structuur van het boekingsscherm uit.
Als je wilt weten hoe je de verschillende velden zal moeten vullen lees dan dit andere artikel

Hoe kom ik bij het boekingscherm?

Je kunt het boekingsscherm van Basecone op de volgende drie manieren bereiken:

  • Via het homescherm: Selecteer de nog te boeken documenten bovenaan in het scherm (rechts van de zoekbalk)
  • Via de workloadmatrix: Klik op de te boeken documenten.
  •  Via het validatieoverzicht: Klik op details. 

Het boekingsscherm

1. Volgorde te boeken documenten wijzigen 

In het boekingsscherm kan je op twee verschillende manieren sorteren, namelijk:

  1. Op volgorde van herkenning: nieuw herkende facturen worden achteraan toegevoegd om te boeken.
  2. Op volgorde van aanlevering: nieuwe herkende facturen worden tussengevoegd tijdens het boeken.

Je kan de volgorde van de te boeken documenten instellen in de zwarte balk in het boekingsscherm (tussen facturen verwerken en annuleren). 

2. Dagboek

Wanneer er gebruik gemaakt wordt van meerdere dagboeken van hetzelfde type (bijvoorbeeld meerdere inkoopdagboeken), dan is het via Basecone ook mogelijk om in deze dagboeken te boeken. Je kunt in de instellingen een standaard dagboek instellen per type dagboek. Dit standaard ingestelde dagboek staat dan al automatisch ingevuld bij figuur nummer 1. Als je toch wilt boeken in een ander dagboek dan het standaard dagboek, dan kan je op deze plek een ander dagboek selecteren. Meer informatie over het instellen van een standaard dagboek kan je vinden op deze pagina.

3. Leverancier selecteren en toevoegen 

Als je een document wil boeken, dan zal je eerst de betreffende leverancier moeten selecteren. Als de leverancier nog niet bestaat in Basecone dan kan je hier op het plus-teken klikken om een nieuwe leverancier toe te voegen. 


4. Boekingsregels toevoegen 

Je kan op deze plek een boekingsregel toevoegen. Meer informatie over het gebruik van boekingsregels kan je hier vinden. Link naar artikel 'gebruik maken van boekingsregels'. 


5. Andere opties in boekingsscherm

  • Niet in betaalbatch
    Wanneer een leverancier (crediteur) in het boekhoudsysteem standaard is opgenomen in een betaalbatch om bij de eerstkomende betaaldag en bij het verstrijken van de vervaldatum betaald te worden, kan een factuur incidenteel buiten de betaalopdracht gehouden worden. Dit doe je door dit veld aan te vinken. Bij een verkoopfactuur zal de betreffende factuur door deze optie niet in de incasso-batch opgenomen worden. Let op: Deze mogelijkheid wordt alleen aangeboden wanneer de Basecone-administratie is gekoppeld met een administratie in Twinfield.
  • Creditfactuur
    Indien een creditfactuur geboekt wordt, kunnen met dit veld de bedragen 'omgekeerd' worden.
  • Definitieve boeking
    Standaard boekt Basecone een factuur als een conceptboeking. Met deze optie kan een factuur direct als definitieve boeking verwerkt worden. Let op: Deze mogelijkheid wordt alleen aangeboden wanneer de Basecone-administratie is gekoppeld met een administratie in Twinfield.
  • Negeer meldingen
    Deze optie dient aangevinkt te worden in bijzondere situaties, bijvoorbeeld wanneer een factuur met een transactiedatum buiten de bijbehorende periode geboekt dient te worden. Zie ook hierboven. Let op: Deze mogelijkheid wordt alleen aangeboden wanneer de Basecone-administratie is gekoppeld met een administratie in Twinfield.


6. Annuleren, afwijzen en opslaan 

  • Annuleer
    Hiermee staak je de verwerking van de desbetreffende factuur en keer je terug naar het vorige scherm zonder dat een actie is uitgevoerd.
  • Afwijzen
    Hier klik je op als je het niet eens bent met de status van de factuur en de factuur niet wil verwerken. De tag wordt van de factuur gehaald en de factuur wordt als nieuw binnengekomen factuur opgenomen in het overzichtsscherm. De procedure kan nu opnieuw worden doorlopen.
  • Opslaan
    Je kan de factuur tussentijds opslaan en later verder aanvullen, afronden en boeken.

Wil je overigens de boeking verwijderen dan kan je linksboven op het prullenbakje klikken. 


7. Autorisatoren toewijzen 

Wanneer het gewenst is dat er een autorisatie nog goedkeuring geeft na het boeken, dan kan bij figuur nummer 2 een autorisator toewijzen. In dit geval zal het document voorgelegd worden aan de autorisator(en) nadat het document geboekt/verwerkt is. Het kan zijn dat het autoriseren na het boeken verplicht is gesteld, je kan dan pas boeken nadat er ten minste één autorisator is geselecteerd. Meer informatie over het instellen van autorisatoren na het boeken kan je vinden op deze pagina. 


Nadat alles goed staat ingevuld, kan je de factuur boeken. 

Meer informatie over het boeken van facturen kan je vinden op deze pagina. 

Heeft u het antwoord gevonden?