Om de kosten van een factuur te kunnen spreiden over verschillende perioden kun je gebruik maken van de optie uitgestelde kosten. Dit kan handig zijn voor het boeken van kosten die jaarlijks betaald worden, maar die je wilt verdelen over meerdere periodes waar deze kosten betrekking op hebben. Denk bijvoorbeeld aan kosten voor verzekeringen of abonnementen.

Deze functionaliteit kan per administratie worden aangezet in de instellingen. Je kunt vervolgens in het boekingsscherm van Basecone kosten spreiden over verschillende periodes. 

Administratie instellingen

Voordat je gebruik kunt maken van deze functionaliteit in het boekingsscherm van Basecone, dient deze te worden aangezet in de instellingen van de administratie. Je kunt deze vinden door te gaan naar instellingen > administraties > acties (bewerken) > tabblad instellingen. 

Deze instelling staat standaard op nee en kan per administratie geactiveerd worden door een gebruiker met de rol van supergebruiker, accountant of boekhouder mkb.

Voor Twinfield administraties moet hier ook een tussenrekening worden ingesteld.

Kosten spreiden in het boekingsscherm

Als de uitgestelde kosten in de instellingen zijn geactiveerd, dan zal in het boekingsscherm de optie uitgestelde kosten beschikbaar zijn.

Als je het vinkje uitgestelde kosten aanzet, verschijnen per boekingsregel de velden vanaf en t/m. Hier kun je de begindatum en einddatum instellen van de tijd range waarover je de kosten wilt spreiden. 

Let op: in Boekhoudgemak & Multivers-administraties verschijnen de velden Vanaf en Perioden. Zie onderaan dit artikel voor extra uitleg.

Als de factuur geboekt wordt, dan worden in het boekhoudpakket de kosten automatisch verdeeld over de periodes die vallen in de tijd range die ingevuld is.

Als de factuur geboekt wordt en de boekingsregels opgeslagen, wordt deze optie opgeslagen en de volgende keer opnieuw getoond bij deze leverancier. De periodes zijn wel variabel en zal je elke keer opnieuw moeten invullen. Eventueel kun je bij de leveranciers in de administratie instellingen deze instelling ook aanzetten en opslaan als boekingsregel.

Klik hieronder om direct naar de specifieke aandachtspunten per boekhoudpakket te gaan:  

Aandachtspunten Twinfield

Wanneer je start met transitorisch boeken (uitgestelde kosten) zet je niet alleen de instelling op Ja, maar stel je ook een tussenrekening in. In het boekingsscherm is vervolgens de optie uitgestelde kosten beschikbaar.

Sinds 15 januari 2021 vind je de boeking terug in het dagboek kostenverdeling in Twinfield. Voorheen werden deze boekingen met uitgestelde kosten als memoriaal geboekt.

Het is belangrijk dat de instelling op de tussenrekening in Twinfield is ingesteld als onderstaand. Verdere analyse dient op Nee te staan:

Om bij deze instelling te komen, ga je in Twinfield naar Financiële professionals > Dimensies > Balans > zoek de ingestelde tussenrekening voor uitgestelde kosten op in Basecone > Koppelingen.

Om in Basecone de ingestelde tussenrekening op te zoeken, ga je naar Instellingen > Administraties > Acties (Bewerken) > Instellingen > Scroll vervolgens naar beneden om de tussenrekening te zien onder het kopje Uitgestelde kosten.

Aandachtspunten Exact Online

Om gebruik te maken van uitgestelde kosten moet er in de instellingen van de administratie in Exact Online een grootboekrekening worden ingesteld die als tussenrekening gebruikt wordt. Daarnaast moet hier ook een dagboek worden ingesteld.

Heb je dit nog niet gedaan? Dan kun je hier lezen wat er in Exact precies ingesteld moet worden. 

Aandachtspunten AccountView

Om gebruik te maken van uitgestelde kosten moet er in de instellingen van de administratie in AccountView een grootboekrekening worden ingesteld die als tussenrekening gebruikt wordt.

Verder goed om te weten dat Basecone de mogelijkheden van AccountView volgt voor deze functionaliteit. De startdatum van de geselecteerde periode moet dus ook in het zelfde fiscaal jaar starten als de transactiedatum.

Let op: Een verschil met de functionaliteit in AccountView is dat als je de kosten wilt spreiden over meerdere boekjaren, deze boekjaren al moeten zijn aangemaakt in AccountView. Als alle boekjaren in AccountView beschikbaar zijn, kun je spreiden over deze jaren vanuit Basecone. 

Aandachtspunten Boekhoudgemak & Multivers

Om gebruik te maken van uitgestelde kosten in Boekhoudgemak & Multivers, zullen in Boekhoudgemak & Multivers instellingen voor “Permanence” moeten worden ingericht door speciale “Permanence” grootboekrekeningen aan te maken. Vergeet niet om de relatiecodes te koppelen aan deze grootboekrekeningen en het dagboek “Permanence” aan te maken.

Klik hier voor een instructiefilmpje van Boekhoudgemak & Multivers om "Permanence" op de juiste manier in te richten. Basecone ondersteunt deze functionaliteit zoals deze ook mogelijk is binnen Boekhoudgemak & Multivers.

Sinds de release van 27-05-2021 is de functionaliteit rond uitgestelde kosten aangepast.

Dit is nu hetzelfde geïmplementeerd, zoals dit werkt in Boekhoudgemak & Multivers, door het ingeven van een Vanaf-datum en vervolgens het aantal perioden waarover je de kosten wil spreiden:

Heb je het antwoord gevonden?