Om de kosten van een factuur te kunnen spreiden over verschillende perioden kun je gebruik maken van de optie uitgestelde kosten. Dit kan handig zijn voor het boeken van kosten die jaarlijks betaald worden, maar die je wilt verdelen over meerdere periodes waar deze kosten betrekking op hebben. Denk bijvoorbeeld aan kosten voor verzekeringen of abonnementen.

Deze functionaliteit kan per administratie worden aangezet in de instellingen. Je kunt vervolgens in het boekingsscherm van Basecone kosten spreiden over verschillende periodes. 

In dit artikel kun je het volgende lezen:  

Administratie instellingen

Voordat je gebruik kunt maken van deze functionaliteit in het boekingsscherm van Basecone, dient deze te worden aangezet in de instellingen van de administratie. Je kunt deze vinden door te gaan naar instellingen > administraties > acties (bewerken) > tabblad instellingen. 

Deze instelling staat standaard op nee en kan per administratie geactiveerd worden door een gebruiker met de rol van supergebruiker, accountant of boekhouder mkb.

Voor Twinfield administraties moet hier ook een tussenrekening worden ingesteld.

Kosten spreiden in het boekingsscherm

Als de uitgestelde kosten in de instellingen zijn geactiveerd, dan zal in het boekingsscherm de optie uitgestelde kosten beschikbaar zijn.

Als je het vinkje uitgestelde kosten aanzet, verschijnen per boekingsregel de velden vanaf en t/m. Hier kun je de begindatum en einddatum instellen van de tijd range waarover je de kosten wilt spreiden. 

Als de factuur geboekt wordt, dan worden in het boekhoudpakket de kosten automatisch verdeeld over de periodes die vallen in de tijd range die ingevuld is.

Als de factuur geboekt wordt en de boekingsregels opgeslagen, wordt deze optie opgeslagen en de volgende keer opnieuw getoond bij deze leverancier. De periodes zijn wel variabel en zal je elke keer opnieuw moeten invullen. Eventueel kun je bij de leveranciers in de administratie instellingen deze instelling ook aanzetten en opslaan als boekingsregel.

Aandachtspunten Twinfield

Wanneer je start met transitorisch boeken moeten er twee instellingen goed staan: 

1. In Basecone moet er in de instellingen een tussenrekening worden ingesteld. Deze heeft Basecone nodig voor het maken van de bijbehorende memoriaal boekingen. Lees hierboven hoe je dit instelt.  

2. Daarnaast moet bij de instellingen van het memoriaal dagboek in Twinfield vrij tekstveld 3 op toegestaan worden gezet. Je kunt deze instellingen in Twinfield vinden door te gaan naar instellingen > administratie-instellingen > dagboeken > Memoriaal. Hierdoor kun je vanuit de memoriaalboeking doorklikken naar de boeking in Basecone. In dit artikel lees je hoe je dit instelt. 

Het spreiden van de kosten over de gewenste periode wordt door Basecone gedaan door middel van het memoriaal dagboek. Deze memoriaal boekingen worden voorzien van het factuurnummer van de inkoopfactuur en in de omschrijving wordt de periodeverdeling [PV] toegevoegd om duidelijk te maken dat deze memoriaal boekingen zijn onstaan uit een uitgestelde kosten boeking. Daarnaast worden de memoriaal boekingen ook voorzien van de link om de factuur te kunnen bekijken.

Er zijn twee verschillen met de functionaliteit in Twinfield. Vanuit Basecone kan er ook op regelniveau verdeeld worden over periodes. Daarnaast hoeft een boeking met uitgestelde kosten niet als definitief geboekt te worden, dit kan ook als concept geboekt worden. 

Krijg je een foutmelding? Lees dan in dit artikel wat je moet doen. 

Aandachtspunten Exact Online

Om gebruik te maken van uitgestelde kosten moet er in de instellingen van de administratie in Exact Online een grootboekrekening worden ingesteld die als tussenrekening gebruikt wordt. Daarnaast moet hier ook een dagboek worden ingesteld.

Heb je dit nog niet gedaan? Dan kun je hier lezen wat er in Exact precies ingesteld moet worden. 

Aandachtspunten AccountView

Om gebruik te maken van uitgestelde kosten moet er in de instellingen van de administratie in AccountView een grootboekrekening worden ingesteld die als tussenrekening gebruikt wordt.

Verder goed om te weten dat Basecone de mogelijkheden van AccountView volgt voor deze functionaliteit. De startdatum van de geselecteerde periode moet dus ook in het zelfde fiscaal jaar starten als de transactiedatum.

Let op: Een verschil met de functionaliteit in AccountView is dat als je de kosten wilt spreiden over meerdere boekjaren, deze boekjaren al moeten zijn aangemaakt in AccountView. Als alle boekjaren in AccountView beschikbaar zijn, kun je spreiden over deze jaren vanuit Basecone. 

Heeft u het antwoord gevonden?