In Basecone hebben we verschillende gebruikersrollen, je start naast de rol supergebruiker ook als accountant en als autorisatiebeheerder.
Het is tijd om de Basecone experience te gaan ervaren. Dat betekent dat je facturen op de meest efficiënte manier verwerkt en écht tijd terugwint door met Basecone te werken.
Stap voor stap leggen we je uit wat je daar voor moet doen. Hoe beter je deze stappen implementeert, hoe meer profijt je er op termijn van zult hebben.
- Stap 1: lever documenten getagged via e-mail aan
- Stap 2: verrijk de stamgegevens van leveranciers in het boekingsscherm
- Stap 3: werk met standaard labels
- Stap 4: maak gebruik van boekingsregels
- Stap 5: bulk boeken in het validatie overzicht
- Stap 6: vind alle facturen in het archief
Stap 1: lever documenten via e-mail aan
De meest efficiënte manier van aanleveren is door de facturen via e-mail aan te leveren. Veel facturen komen al digitaal binnen, en vervolgens hoef je deze facturen enkel door te sturen naar het unieke Basecone mailadres van de administratie. Tip: Er zijn twee andere mogelijkheden om aan te leveren, namelijk via de Basecone app of uploaden in de webapplicatie.
💡 Via het menu e-mails kun je zien of alle binnengekomen e-mails ook goed verwerkt zijn.
🚀Creëer een apart facturen mailadres bij je klant en stuur alle facturen automatisch door via een ingestelde regel.
Stap 2: verrijk de stamgegevens van leveranciers in het boekingsscherm
We durven te zeggen dat de leveranciersherkenning 95% is. Om dat te bereiken zul je de stamgegevens van de leveranciers moeten verrijken met unieke gegevens. Dat zijn KVK, IBAN en BTW-nummer. Hoe je dat doet? Met een knop in het boekingsscherm. We nemen dan meteen over wat Basecone van de factuur heeft herkend.
Stap 3: werk met standaard labels
In het boekingsscherm kun je in het veld factuuromschrijving of (betalings)referentie een label toevoegen dat betrekking heeft op een ander veld in het boekingsscherm. Bijvoorbeeld [leveranciersnaam] [maand-1] [jaar]. De gegevens worden dan automatisch overgenomen en hoef je dan niet handmatig aan te vullen. Sla deze informatie op door de boekingsregels op te slaan.
Stap 4: maak gebruik van boekingsregels
Je kunt de boekingsregel en daarmee de grootboekrekening, BTW, kostenplaats etc. opslaan. De volgende keer past Basecone deze opgeslagen informatie toe op de factuur van deze leverancier. Dan hoef jij de informatie alleen nog maar te controleren.
Stap 5: bulk boeken in het validatie overzicht
Dit speciale overzicht gaat jou tijd besparen. De voorwaarde is wel dat je stap 1 tm/ 4 goed uitvoert. Want dan zul je voornamelijk groene bolletjes in het overzicht zien. En groen betekent dat je ze met tien tegelijk in één keer kan wegboeken.
Stap 6: vind alle facturen in het archief
Meteen ontstaat in Basecone een online archief van alle documenten die je hebt aangeleverd en verwerkt. We hebben een uitgebreid zoekmenu gemaakt zodat jij alles gemakkelijk kunt terugvinden in het archief van Basecone.
Webinar
Meer geïnteresseerd in het volgen van een webinar over bovenstaande stappen?
Zie hier de opname van een eerder gegeven webinar
Meer info over de andere gebruikersrollen: