Met de rol gebruikersrol Supergebruiker kun je zelf één of meer administraties, inclusief archief, ontvangen (migreren) van de huidige Basecone omgeving naar jouw omgeving.
Je kunt een administratie alleen ontvangen binnen hetzelfde boekhoudpakket. Het is belangrijk de migratie in het boekhoudpakket eerst af te ronden.
Je kunt alleen in een Premium omgeving de migratie ontvangen en tenslotte zetten we alleen documenten over, geen gebruikers.
Nieuwe omgeving
Kijk onderstaande video voor een uitleg over het importeren van een administratie in jouw Basecone omgeving.
Ga naar Instellingen > administraties en klik op + Migreer administratie(s) om in het menu Migratie overzicht te komen. In dit overzicht zie je alle gedane en toekomstige acties die je voor een migratie kunt uitvoeren als supergebruiker.
In het tabblad Migratie acties selecteer je Importeer één of meer administraties naar mijn Basecone kantooromgeving en klik je op Volgende, je komt nu bij de checklist. Lees deze goed door.
Met de ontvangen overdrachtscode per e-mail kun je vervolgens de migratie starten. Heb je de code niet ontvangen, check dan onze FAQ.
Let op!! Voeg de administratie niet rechtstreeks toe met administratie(s) toevoegen, anders kun je tijdens de migratie de beschikbare administratie niet selecteren. Basecone kan maar 1 unieke combinatie administratiecode/administratienaam tegelijk bevatten.
Vul deze overdrachtscode hier in. Om de migratie te starten, moet je akkoord gaan met onze voorwaarden en de kosten voor een migratie. De kosten worden aan jou als nieuwe Basecone kantooromgeving gefactureerd. Hierna klik je op Volgende.
Je komt nu in het overzicht met de administraties die ter migratie staan aangeboden. Selecteer hier de administraties die je wilt overzetten naar jouw Basecone omgeving.
Indien nodig kun je de aanvraag hier nog afwijzen. De vorige eigenaar ontvangt een e-mail van deze afwijzing, ook zien ze in het overzicht van migraties in Basecone dat de migratie is afgewezen.
Na klikken op Volgende kom je in het scherm waar je de boekhoudkoppeling en administratie selecteert, waar de over te zetten administraties aan gekoppeld moet worden.
Eerst selecteer je de juiste boekhoudkoppeling, daarna krijg je een lijst met beschikbare administraties te zien. Hier selecteer je de administratie uit het boekhoudpakket met eventueel de gewijzigde administratiecode.
Daarom is het dus nodig dat de migratie eerst in het boekhoudpakket gedaan is. Als het verkeerde boekhoudsysteem per ongeluk is geselecteerd, dan kan je als Supergebruiker altijd nog een interne migratie uitvoeren.
Na het selecteren kies je voor Start migratie, de migratie wordt nu uitgevoerd op de achtergrond. De vorige eigenaar krijgt ook een e-mail ter bevestiging.
In het overzicht met migraties komt de migratie te staan, met als status Aan het verwerken. Als de migratie is voltooid wordt de groene status Voltooid hier weergegeven, de administratie(s) inclusief archief zijn nu overgezet. Controleer nu of alles goed is overgezet, zoals het archief in Basecone en de linkjes in het boekhoudpakket.
Je dient jezelf en andere gebruikers nog wel toegang te geven tot de administratie(s). Je kunt dit doen via Instellingen > Administraties > Acties (bewerken) > Tabblad gebruikers > Toegang op Ja zetten.
Let op: wij adviseren het binnenhalen van administraties in groepen van maximaal vijf administraties tegelijkertijd te doen. Dit om problemen en fouten te voorkomen. Je kunt wel meerdere groepen tegelijkertijd migreren.