Met de rol gebruikersrol Supergebruiker kun je zelf een administratie, inclusief archief, verplaatsen (migreren) van de ene Basecone omgeving naar de andere.
Je kunt een administratie alleen verplaatsen binnen hetzelfde boekhoudpakket. Het is belangrijk de migratie in het boekhoudpakket eerst af te ronden.
Je kan alleen naar een Premium omgeving migreren en tenslotte zetten we alleen documenten over, geen gebruikers.
Huidige omgeving (starten van een migratie)
Kijk onderstaande video voor een uitleg over hoe een administratie te verplaatsen naar een andere Basecone omgeving.
Ga naar Instellingen > administraties en klik op + Migreer administratie(s) om in het menu Migratie overzicht te komen. In dit overzicht zie je alle gedane en toekomstige acties die je voor een migratie kunt uitvoeren als supergebruiker.
Migratie overzicht
Er zijn twee tabbladen in het migratie menu, te weten het migratie overzicht en de migratie acties. In het migratie overzicht zie je drie onderdelen:
Start een nieuwe migratie: hier kun je als Supergebruiker een nieuwe migratie starten, als je een administratie wilt verplaatsen van jouw Basecone omgeving naar een andere Basecone omgeving (of als je een migratieverzoek van een andere Basecone omgeving hebt ontvangen).
Administraties die al ter migratie zijn aangeboden: hier zie je het overzicht van administratie(s) die al zijn aangeboden voor een migratie, per administratie zie je de datum van aanbieding, administratienaam, e-mailadres van de administratie, verloopdatum van migratieverzoek, migratiecode en de status van de migratie.
Bovenaan deze velden staat een zoekveld waarin je kunt zoeken op administraties of één van de andere velden.
Ook kun je hier de aangeboden migratie intrekken door op het knopje Intrekken te klikken.
Administratie die klaar staan om gemigreerd te worden: hier zie je het overzicht van administratie(s) die zijn ontvangen van een andere Basecone omgeving ter migratie, per administratie zie je de datum van aanbieding, administratienaam, boekhoudsysteem en de status van de migratie.
Bovenaan deze velden staat een zoekveld waarin je kunt zoeken op administraties of één van de andere velden.
Migratie acties
Door te klikken op de eerder genoemde knop Start nieuwe migratie of door op het tabblad Migratie acties te klikken, kom je in het menu met Migratie acties. Hier kun je een nieuwe migratie starten en heb je twee keuzes:
Verplaats één of meerdere administratie(s) naar een andere omgeving
Haal één of meerdere administratie(s) op uit een andere omgeving
Verplaats één of meerdere administratie(s)
Maak hierboven de keuze voor Verplaats een of meerdere administratie(s) naar een andere omgeving en klik op Volgende, je komt nu bij de checklist. Lees deze goed door. Verder zie je hier 4 belangrijke zaken die je moet checken voordat je doorgaat met de migratie:
Autorisatoren worden, net als de andere gebruikers, niet overgezet naar de nieuwe omgeving.
Controleer of er geen autorisator(en) in een autorisatieflow aanwezig zijn.
Verwijder actieve Workflows.
Zorg ervoor dat alle documenten goedgekeurd of afgekeurd zijn.
Klik op Volgende als je deze 4 zaken gecontroleerd hebt. In deze stap kun je aangeven welke administratie(s) je wilt migreren naar een andere omgeving.
Selecteer eerst in welke boekhoudsysteemkoppeling de administratie zich bevindt, vervolgens selecteer je de administratie die het betreft.
Je kunt meerdere administraties tegelijk verplaatsen, maar alleen als deze naar dezelfde Basecone omgeving wordt verplaatst.
Klik op Volgende als je de administratie(s) geselecteerd hebt. Nu kom je in de laatste stap, je ziet hier het overzicht van de administraties die je geselecteerd hebt, en je kunt daaronder het e-mailadres van (één van de) Supergebruikers van de nieuwe omgeving toevoegen.
Deze persoon/personen ontvangen dan een mail met een overdrachtscode voor deze migratie en verdere instructies om de migratie af te ronden.
Jij ontvangt, als aanvrager, een kopie van deze mail. Na het akkoord gaan met de Algemene voorwaarden kun je de mail verzenden vanuit Basecone.
Let op!! Het e-mail adres van de ontvangende partij vul je in achter het reeds ingevulde eigen e-mail adres.
In het Migratie overzicht zie je nu de zojuist geselecteerde administratie(s) staan die ter migratie zijn aangeboden. De beheerder van de nieuwe Basecone omgeving ontvangt via het opgegeven e-mailadres de overdrachtscode, en kan zo de administraties(s) migreren naar zijn Basecone omgeving.
In onderstaand overzicht kan je als huidige beheerder de datum van aanvraag zien, naar welk(e) e-mailadres(sen) de overdrachtscode is gestuurd, de overdrachtscode zelf en de vervaldatum van de overdrachtscode (deze vervalt na 15 dagen).
Via de knop Terugtrekken kun je de migratie alsnog stopzetten indien nodig:
