🔍 Aperçu par administration dans Basecone
Le rôle de gestionnaire d’approbation permet de superviser et d’adapter les flux d’approbation des documents dans toutes les administrations auxquelles l’utilisateur a accès.
👤 Accès et rôles requis
Pour gérer les autorisateurs de documents, l’utilisateur doit avoir le rôle de :
Gestionnaire d’approbation
Ce rôle donne accès à :
La consultation de tous les flux d’approbation
La modification des autorisateurs
La gestion des documents en attente
🗂️ Sélection des administrations
En haut à gauche de l’écran, vous pouvez sélectionner une ou plusieurs administrations.
Par défaut, toutes les administrations sont sélectionnées.
À droite, un graphique indique si le 1er, 2e ou 3e autorisateur doit encore approuver une facture.
Le nom de l’autorisateur n’est pas affiché.
Seul l’autorisateur actif (celui dont c’est le tour) est visible.
Si le 1er autorisateur n’a pas encore approuvé, le 2e n’apparaît pas.
🔄 Contrôle du flux d’approbation
Le gestionnaire peut suivre la progression du processus via l’aperçu d’approbation :
Visualisation du nombre de documents à approuver
Statut des documents : à approuver ou en attente
Séparation des documents avant et après comptabilisation
✅ Gestion des flux avant et après comptabilisation
En cliquant sur un nombre dans les colonnes :
À autoriser avant comptabilisation
À autoriser après comptabilisation
Le gestionnaire accède à :
La liste des documents concernés
Le statut d’approbation par autorisateur
La durée pendant laquelle le document est en attente
Les détails du document (tags, autorisateurs, etc.)
⏳ Documents en attente
En cliquant sur un nombre dans la colonne Documents en attente, le gestionnaire voit :
Tous les documents mis en attente via un filtre
Les remarques associées expliquant la mise en attente
💬 Ajouter ou consulter des remarques
Cliquez sur l’icône Remarques au-dessus de la facture
Vous pouvez :
Ajouter une remarque
Consulter les remarques précédentes
🔁 Modification des autorisateurs
Le gestionnaire peut :
Modifier l’autorisateur actif via l’option Modifier autorisateur
Changer l’ordre des autorisateurs (seul l’autorisateur actif peut être modifié)
Donner un motif obligatoire pour tout changement
Vous pouvez rechercher un document dans l’aperçu pour effectuer ces modifications.
📊 Visualisation des autorisateurs par document
En cliquant sur un graphique :
Vous voyez les autorisateurs attribués à chaque document
Vous voyez qui a déjà approuvé
À gauche, vous pouvez filtrer par autorisateur pour afficher tous les documents qui lui sont assignés
🔎 Fonctions de tri disponibles
Les colonnes triables sont marquées par une icône de tri. Cliquez sur le nom de la colonne pour trier les documents.
Tri par administration – Avant comptabilisation :
Autorisateur 1
Autorisateur 2
Autorisateur 3
Jours en attente
Tri par administration – Après comptabilisation et en attente :
Autorisateur 1
Autorisateur 2
Autorisateur 3
Jours en attente
Date d’échéance
Tag
Période
Relation
Total
Tri dans l’aperçu général :
Code
Nom de la société
À autoriser avant comptabilisation
À autoriser après comptabilisation
Documents en attente
🔍 Recherche par administration
Activez la recherche en saisissant :
Le code de l’administration
Le nom de l’administration
Cela permet de filtrer efficacement les résultats.