✅ Guide d’approbation des factures dans Basecone
Basecone permet de faire approuver des factures par des utilisateurs ayant le rôle d’autorisateur. L’approbation peut avoir lieu avant ou après comptabilisation, selon les besoins de votre organisation.
👥 Création d’un autorisateur
Seuls les utilisateurs ayant l’un des rôles suivants peuvent créer des autorisateurs :
Superutilisateur
Expert-comptable
💡 Des frais sont associés à l’attribution du rôle d’autorisateur.
🔄 Types d’approbation disponibles
1. 🕒 Approbation avant comptabilisation
Cette méthode permet de valider les documents avant qu’ils soient comptabilisés.
Fonctionnement :
Les autorisateurs sont assignés dans l’écran d’accueil
L’assignation peut être rendue obligatoire
Utilisation possible d’un flux d’approbation prédéfini
Les documents sont approuvés ou rejetés par l’autorisateur
Les factures rejetées réapparaissent dans la section « À marquer »
Le gestionnaire d’approbation peut suivre et intervenir dans le processus
Des notifications automatiques sont envoyées aux autorisateurs
2. 📥 Approbation après comptabilisation
Cette méthode permet de valider les documents après qu’ils ont été comptabilisés.
Fonctionnement :
Les autorisateurs sont assignés dans l’écran de comptabilisation
L’assignation peut être rendue obligatoire
Les documents sont comptabilisés avant approbation
Les factures rejetées sont visibles dans la boîte de rejet
Le gestionnaire d’approbation peut suivre et intervenir dans le processus
Des notifications automatiques sont envoyées aux autorisateurs
📌 Rôles et responsabilités
Rôle | Responsabilités principales |
Superutilisateur | Créer des autorisateurs, configurer les flux d’approbation |
Expert-comptable | Créer des autorisateurs, gérer les paramètres d’administration |
Gestionnaire d’approbation | Suivre le processus, relancer ou réassigner les documents bloqués |
Autorisateur | Approuver ou rejeter les documents qui lui sont attribués |