✅ Utilisation de l’écran d’autorisation dans Basecone
L’écran d’autorisation vous permet de gérer les factures à approuver ou rejeter, avant ou après comptabilisation. Il est conçu pour offrir une vue claire et centralisée de tous les documents à traiter.
🖥️ Accès à l’écran d’aperçu
Une fois connecté à Basecone, vous accédez à l’écran d’aperçu.
Si vous avez uniquement le rôle d’autorisateur, vous ne verrez que les factures à évaluer.
Si vous avez plusieurs rôles, il est recommandé d’utiliser le filtre pour afficher uniquement les documents à autoriser.
📂 Filtrage des documents à autoriser
Dans l’écran d’autorisation, vous pouvez filtrer les documents selon leur statut :
Tous
Avant la réservation
Après la réservation
En attente
✅ Approuver ou ❌ Rejeter une facture
Sélectionnez un document.
Les options « Approuver » et « Rejeter » apparaissent en haut à droite.
Vous pouvez aussi utiliser le raccourci clavier Alt + Q pour approuver.
Une facture approuvée est :
Envoyée à l’autorisateur suivant dans le flux, ou
Ajoutée aux documents à comptabiliser.
Une facture rejetée :
Réapparaît sans tag dans les documents.
Reçoit le statut Rejeté après réservation.
📌 Dans cet écran, la mise en attente n’est pas possible.
⚙️ Modifier les colonnes affichées
Cliquez sur l’icône roue dentée pour personnaliser les colonnes visibles.
Les colonnes sont mémorisées par navigateur :
Si vous changez de navigateur ou d’ordinateur, vous devrez les reconfigurer.
Les 4 champs obligatoires sont :
Statut
Relation
Total
Compte du grand livre
Vous pouvez :
Trier les colonnes en cliquant sur leur nom.
Réorganiser les colonnes par glisser-déposer.
🔁 Modifier l’autorisateur
Si vous estimez qu’un autre utilisateur devrait évaluer une facture :
Cliquez sur l’icône œil.
Sélectionnez un nouvel autorisateur dans le menu déroulant.
Ajoutez un commentaire expliquant la raison du changement.
Le document devient disponible pour l’autorisation par le nouvel utilisateur.
🔔 Notifications
Les autorisateurs ne reçoivent pas de notification pour chaque nouvelle facture.
Les notifications sont envoyées à des moments déterminés.
📱 Autoriser des factures via l’application mobile Basecone
Téléchargez l’application depuis :
App Store (iOS)
Google Play (Android)
Connectez-vous et commencez à autoriser immédiatement.
Vous pouvez :
Approuver, rejeter, mettre en attente
Changer l’auteur assigné
Lire et ajouter des commentaires
L’application vous montre directement le nombre de documents à traiter.