Besteed je nog veel tijd aan het taggen van facturen terwijl je overwegend inkoopfacturen verwerkt? Dat is vanaf nu niet meer nodig. Vanaf november 2023 is het mogelijk om per administratie de instelling "Tag alle documenten als inkoop (INK)" te activeren.
📌Let op Activeer de rol accountant of boekhouder MKB om toegang te krijgen tot de administratie instellingen.
Instelling activeren
Ga naar Instellingen > Administraties > Acties (Bewerken) > Instellingen > scroll volledig naar beneden op de pagina om de instelling te vinden en te activeren. Vergeet niet om op opslaan te klikken.
Hoe werkt automatisch taggen?
Enkel aangeleverde documenten via e-mail en via het uploaden & taggen-scherm zullen worden getagd als INK.
Lever je facturen aan via de Basecone app? Ga dan naar de instellingen in de app en stel in dat de facturen standaard als INK getagd verstuurd worden.
Zijn niet alle aangeleverde documenten inkoopfacturen, maar moeten enkele documenten anders worden getagd? Of moet een klein deel van de documenten worden samengevoegd, gesplitst, of dat de bestandsnaam veranderd moet worden? Dan nog is de instelling interessant. Via het validatie-overzicht kun je namelijk sorteren, vervolgens tot 10 documenten tegelijk selecteren en deze gezamenlijk afwijzen. Zo komen deze documenten alsnog bij Te taggen in de workloadmatrix.
Verwerk je ook verkoopfacturen (VRK) via Basecone? Mail deze facturen dan (automatisch) naar Basecone en met het label [VRK] in de onderwerpregel. Met Outlook kan je dit automatiseren. Dit label [VRK] heeft voorrang op de bovengenoemde instelling en hiermee worden de bijgevoegde facturen direct getagd.
📌LET OP:
Alle documenten worden door deze instelling getagd als inkoop, ook als het meer dan 1 pagina betreft.
Gebruik je autorisatie voor het boeken, dan werkt deze functionaliteit niet.
Werk je met automatisch boeken zorg dan dat je de documenten correct aanlevert en niet meerdere facturen in één document.
Volledig automatische verwerking
Nu de facturen direct via de administratie-instelling "Tag alle documenten als inkoop (INK)" of via het label [VRK] via de mail getagd worden, kun je direct naar het validatie-overzicht om facturen in bulk te boeken.
Hoe beter de herkenning van relaties en hoe beter de boekingsregels zijn opgeslagen, des te meer zal je de status Boekingsklaar terugzien.
Indien je voor deze facturen niets meer hoeft aan te passen in het boekingsscherm, dan kun je deze facturen ook automatisch laten boeken door een automatisch boeken conditie toe te voegen onder Automatisering. Dit doe je per administratie en per leverancier/klant, voor het bedrag dat jij wilt. Lees hier meer over in ons artikel over automatisch boeken.
Kortom: door de standaard tag-instelling INK te activeren (of door facturen te mailen met [VRK] in de onderwerpregel) en daarbij voor de betreffende relatie een automatisch boeken conditie toegevoegd te hebben, dan worden deze facturen volledig automatisch door Basecone naar het boekhoudpakket verstuurd.