Voordat je kan werken met autorisatie vóór het boeken dien je autorisatoren aan te maken. Je kunt nieuwe gebruikers aanmaken of bestaande gebruikers de rol autorisator geven. Daarnaast moet tenminste één gebruiker de Autorisatiebeheerder worden.
Lees meer over het aanmaken van gebruikers in dit artikel.  

Op het moment dat een document is aangeleverd, dient een gebruiker met de rol (beperkt) klantgebruiker het document te taggen [INK] of [VRK]. Na het selecteren van een document en te klikken op INK of VRK toont Basecone onderstaand scherm. Het is mogelijk om een project, kostenplaats en één of meerdere autorisatoren toe te wijzen. De gebruiker met de rol klantgebruiker kan vervolgens op Tag klikken.
​
De optie voor het toewijzen van autorisatoren wordt alleen getoond wanneer deze in de workflow op verplicht of optioneel staat.

Elke maandag-, woensdag- en vrijdagochtend ontvangt de autorisator een e-mail met daarin de documenten die langer dan 48 uur klaar staan met de status te autoriseren.

Vervolgens logt de autorisator in op de webapplicatie van Basecone en gaat naar het autorisatiescherm. Dit kan via de workloadmatrix of door meteen het autorisatiescherm aan te klikken. Daar heeft de Autorisator de mogelijkheid om de documenten goed te keuren of af te wijzen. Er kunnen meerdere documenten tegelijk worden geautoriseerd.
​
💡 Een autorisator heeft daarnaast de mogelijkheid om een opmerking aan de factuur toe te voegen voordat deze autoriseert. Dit kan alleen als je de documenten één voor één autoriseert.

Wanneer de autorisator de Basecone app gebruikt dan wordt er meteen een notificatie gestuurd, indien de pushnotificaties aan staan. ​Lees meer over de Basecone app.

Als de autorisator de factuur afwijst is een opmerking verplicht. Als de factuur bij het autoriseren voor het boeken wordt afgewezen, dan komt de factuur zonder tag weer terug bij de te taggen documenten. Aan de hand van de gemaakte opmerking kan degene, die de facturen tagt, dan beoordelen wat te doen.

Een autorisatie wordt in Basecone automatisch geregistreerd bij het geautoriseerde document door middel van een opmerking in de document tijdlijn.

Na autorisatie staat de factuur klaar voor de gebruikersrollen accountant en/of boekhouder MKB om te verwerken richting het boekhoudsysteem.