In dit artikel lees je meer over:

  1. Mobiel aanleveren

  2. Starten met de app

  3. Een item aanmaken

  4. Een item verzenden

  5. Bulk acties

  6. Instellingen

Gebruik je de Basecone app nog niet? Download hem hieronder. Na het downloaden kun je direct inloggen met de gebruikersnaam, het wachtwoord en de kantoorcode. Heb je deze gegevens niet, vraag deze op bij degene die jou als gebruiker heeft toegevoegd in Basecone.

1. Mobiel aanleveren

Nieuw! Sinds 16 december 2021 kun je documenten delen vanuit andere apps.

Met de Basecone app kun je foto's maken van bonnen met je smartphone of een afbeelding/PDF uit jouw galerij uploaden, waar en wanneer je wilt. Na het fotograferen hoef je alleen de details van de bon erbij zetten en de bon direct versturen naar Basecone. Eénvoudig, overal en snel!

2. Starten en inloggen in de Basecone app

Om de eerste keer in te loggen in de app heb je jouw Basecone inloggegevens nodig. Bij elk volgend bezoek ben je automatisch ingelogd met jouw gebuikersnaam en gebruik je de zelfgekozen pincode om de app te ontgrendelen.

Je kunt er ook voor kiezen om via biometrische gegevens in te loggen. Dit kan met een vingerafdruk (Android) of met gezichtsherkenning (iOS).

Op de afbeelding hieronder zie je het beginscherm, hier kies je jouw standaard administratie. Mocht je ook de rol autorisator hebben, opent de app zich vanuit de autorisator rol en dien je onderaan het scherm op documenten te klikken om vanuit daar te kunnen uploaden.

Als je deze hebt geselecteerd, kom je gelijk in het overzicht met documenten. Daar zie je twee kopjes:

  • Concepten: hier staan de opgeslagen items die nog niet verstuurd zijn naar Basecone.

  • Verstuurde items: alle verzonden documenten via de app (e-mail en webapplicatie). Daar wordt ook gelijk het volgende weergeven:

    • Naam;

    • Waarde (als we die informatie in ons systeem hebben);

    • Status;

    • Datum waarop het is afgeleverd bij Basecone;

    • Tag


Heb je toegang tot meerdere administraties, dan kun je wisselen van administratie met de home-button rechtsboven. Per administratie zie je in het wissel administratie menu hoeveel documenten er in concept staan.

3. Een item aanmaken

Via het plusje rechtsonder kun je een item toevoegen in de app. Klik erop en geef vervolgens aan hoe je een afbeelding wilt toevoegen. Je hebt 3 opties:

  • Camera om een foto te maken van bijvoorbeeld een bon

  • Galerij om een reeds gemaakte foto te uploaden

  • PDF om een PDF-bestand te uploaden vanaf jouw mobiel of van één van de cloud services, zoals GoogleDrive, OneDrive, Dropbox en iCloud voor IOS gebruikers

Wanneer je de camera gebruikt dan kun je de gemaakte foto bewerken. Bijsnijden, rechtsom draaien, of meerdere foto's maken. Als je klaar bent met fotograferen klik je op Gereed.

Nadat de foto is gemaakt en geselecteerd, schakelt de app automatisch over naar het scherm Bestand Details. De omschrijving is standaard Item datum en tijdstip van aanmaken (indien nodig wijzig je deze). De verder in te vullen velden zijn afhankelijk van de betaalmethode.

Bestand Details > Zakelijke betaling (aanleveren van facturen/bonnen)

  • Tag: kies een tag (dit is een optioneel veld, je kunt in de app instellingen ook een standaard tag instellen)

  • Opmerkingen: in dit veld kun je optioneel opmerkingen toevoegen. (max. XX tekens)

Bestand Details > Privé betaling of Creditcard betaling (zakelijk of Privé) (indienen declaraties)

  • Declaratie: kies een bestaande declaratie of maak een nieuwe declaratie aan

  • Valuta: indien nodig kun je de valuta wijzigen

  • Bedrag: vul het bedrag in incl. BTW

  • Categorie: kies de juiste categorie

  • Datum: vul de datum van de bon in

Klik rechtsboven op het Bestand icoontje om de bijgevoegde afbeelding(en) te bekijken.

4. Een item verzenden

Wanneer alle velden zijn ingevoerd, kun je de factuur nu of later verzenden.

  • Kies opslaan om het item op te slaan en op een later tijdstip te verzenden, of het aan te passen indien nodig (afbeelding wijzigen of toevoegen). Het item wordt opgeslagen in het scherm concepten.

  • Kies verzenden om de factuur direct te versturen naar Basecone. Er verschijnt een voortgangsbalk in beeld waarin zichtbaar is wanneer het item verstuurd is naar Basecone. Deze balk wordt groen bij een succesvolle verzending met de tekst voltooid erboven, tevens zie je een upload notificatie op jouw telefoon (afhankelijk van jouw telefoon instellingen). Mocht er iets niet goed gaan tijdens het verzenden, blijft de voortgangsbalk rood en zie je een foutmelding in beeld, bijvoorbeeld dat er geen bijlagen zijn bijgevoegd.

5. Bulk acties

In de Basecone app kun je bulk acties uitvoeren op alle documenten die onder concepten staan. Klik hiervoor op op één van de items voor langer dan 1 seconde, hierna verschijnen er meerdere opties in beeld:

  • voor elk item verschijnt een selectievakje, hiermee kun je een aantal items selecteren

  • rechts bovenaan het scherm verschijnt de knop selecteer alles, hiermee kun je alle items in één klik selecteren

  • onderaan het scherm zie je links een prullenbakje verschijnen, hiermee kun je alle geselecteerde items in één klik verwijderen

  • onderaan het scherm zie je rechts een vlieger verschijnen, hiermee kun je alle geselecteerde items in één klik verzenden naar Basecone

6. Instellingen

Als je rechtsonder op Instellingen klikt in het overzichtsscherm, kom je in het Instellingen menu. Hier heb je 6 opties, bovenaan zie je de gebruikersnaam waarmee je bent ingelogd:

  • Mijn details: hier vind je je persoonlijke gegevens terug.

  • Mijn administratie instellingen: klik hier om een standaard tag, valuta, categorie in te stellen. Deze tag wordt voor alle nieuw aan te maken items toegepast.

  • Beveiliging: klik hierop om jouw ingestelde pincode te wijzigen, en om het inloggen via biometrie (vingerafdruk of gezichtsherkenning) aan of uit te zetten.

  • Support: klik hier om de artikelen op onze Kennisbank te bekijken, de beste tips te lezen en onze Support afdeling een berichtje te sturen. Ook kun je hier voorgaande conversaties met onze Support afdeling inzien.

  • Over de app: klik hier om huidige versie van de Basecone app te zien, en ons privacybeleid te lezen.

  • Uitloggen: klik hier om uit te loggen van de app, bij de volgende keer inloggen in de app moet je jouw kantoorcode, gebruikersnaam en wachtwoord ingeven. Je krijgt eerst een waarschuwing te zien voordat je uitlogt.

Heb je het antwoord gevonden?