Wil je het contract beëindigen? Stuur dan een email naar basecone.support@wolterskluwer.com. Wanneer je dit doet, vinden wij dit spijtig dus horen wij graag wat de reden van de opzegging is. Jouw reden kan ons helpen om onze dienstverlening te verbeteren. Ons Support Team helpt je verder om alles in orde te maken. Basecone hanteert een opzegtermijn van een maand.
Wil je enkel een administratie opzeggen? Dan kun je dit zelf of met de accountant regelen. Houd wel rekening met de bewaarplicht.
Bewaarplicht
Indien een omgeving/administratie afgesloten wordt, dan kun je de geboekte documenten zowel in Basecone als in het boekhoudpakket niet meer raadplegen. In het kader van de bewaarplicht, zie deze link van de belastingdienst, is het belangrijk om jouw documenten digitaal te bewaren.
Dit kun je op 3 manieren doen:
Download deze zelf handmatig, zie deze handleiding. (bij grote hoeveelheden kan optie 2 prettiger zijn)
Wij kunnen een data dump van jouw volledige Basecone omgeving/administratie maken voor eenmalig € 50,00 (excl. BTW). Vraag hiervoor een opdrachtformulier aan via basecone.support@wolterskluwer.com. Een supergebruiker dient deze in te sturen.
Je houdt Basecone toch aan voor € 1,30 (excl. BTW) per administratie per maand. Je kunt dan de documenten vanuit het boekhoudpakket en in het archief in Basecone blijven raadplegen maar er niet meer in boeken.
Let op: Indien je de administratie door ons op archief laat zetten (optie 3), let er dan wel op dat je de autorisatoren de toegang ontzegt tot de administratie én de declaratiemodule in de Basecone app op Nee zet bij de gebruikers (Instellingen > Gebruikers > Acties (Bewerken) > Instellingen).
🚀 Nieuw! Staat een administratie op archief maar je hebt nog wel toegang tot die administratie? Dan zie je nu via de Basecone app het label Archief staan. Handig en overzichtelijk!
📌 Indien je gebruik maakt van Basecone i.c.m. Exact, dan zitten de documenten waarschijnlijk in PDF in Exact en behoudt je in Exact de originele documenten na het opzeggen of beëindigen. Dit kun je controleren via Instellingen > Administraties > Tabblad Instellingen > "Stuur PDF van factuur mee met boeking". Vanaf het moment dat deze instelling op "Ja" staat, zijn de PDF's van de facturen meegestuurd naar Exact. Controleer dit altijd!