Al heel snel ontstaat in Basecone een online archief van alle documenten die je hebt verwerkt en de documenten die je alleen wilt opslaan zonder te boeken in de boekhouding. Het is handig wanneer je alle documenten kunt doorzoeken, inclusief de boekstuknummers en andere boekingsgegevens. Dit kan in het archief van Basecone.

Het archief in Basecone is op twee manieren te bereiken:

In het archief kun je zoeken naar documenten door aan de linkerzijde zoekcriteria in te geven. Je kunt een oneindige combinatie maken van zoekcriteria. Zo is het mogelijk te zoeken naar documenten tussen twee datums en bedragen in combinatie met een bepaalde tag. Je kunt de zoekcriteria verfijnen en uitbreiden totdat je de gegevens hebt gevonden die je zoekt.

In het overzicht zie je de belangrijkste kenmerken van de getoonde documenten.

Nieuw:
De volgende filters zijn nu ook aanwezig in het nieuwe archiefscherm:
Creditfacturen
Automatisch geboekte facturen sinds laatste kwartaal
Custom tags (per specifieke custom tag)

💡 Je kunt filters blijven verfijnen tot je exact het juiste document hebt gevonden.

In het nieuwe archiefscherm kun je filters makkelijk per stuk verwijderen door op het kruisje naast het filter te klikken.

In het archiefoverzicht zie je per document o.a.:

Met de knop "Kolommen bewerken" kunnen een aantal optionele kolommen aan- of uitgezet worden. De volgorde van kolommen is ook te veranderen door deze vast te pakken en te slepen. Door met de muis tussen de titels van de kolommen het punt te vinden waar de <-> verschijnt, is ook de breedte aanpasbaar.

Wanneer je op een documentregel dubbelklikt, kun je de detailgegevens van de factuur aan de rechterkant van het scherm zien. Ook kun je door de pagina’s van het document bladeren of het document vergroten of verkleinen (op je scherm).

De document tijdlijn geeft een overzicht van alle stappen die een document heeft doorlopen, en wie de actie heeft verricht. Daar zie je ook welk comment er in het verleden aan het document is toegevoegd.

Nieuw: Je kunt nu rechtstreeks vanuit het archief comments toevoegen aan documenten.

De Factuur informatie geeft een overzicht hoe het document is geboekt in je boekhoudsysteem. De herkende waarden zoals factuurnummer of bedragen zullen na het taggen getoond worden. Alleen wanneer het document geboekt is, zal het boekstuknummer, grootboekrekeningen en andere gegevens getoond worden. Zo is het altijd mogelijk na te gaan hoe de factuur via Basecone in de boekhouding is geboekt.

Via de knopjes << en >> is het makkelijk om de de preview van de factuur open en dicht te klappen.

​Let op: wanneer je later in de boekhouding de (concept)boeking aanpast, zullen de boekingsgegevens in Basecone ongewijzigd blijven. Zo kan je in Basecone altijd nagaan hoe de factuur naar de boekhouding is verzonden.

Wanneer je twee of meer documenten selecteert, krijg je extra opties te zien.
Zo kunt u meerdere documenten:

De geselecteerde documenten krijg je aangeboden in een gecomprimeerd bestand (ZIP-bestand). Je kunt tot 50 documenten tegelijk downloaden. Uiteraard kun je meerdere keren een gecomprimeerd bestand met 50 documenten aanmaken, zodat alle documenten gedownload kunnen worden.

Je kunt geen UBL-bestanden downloaden vanuit het overzicht. Als je een UBL-bestand selecteert, zal de download-knop verdwijnen.

Tegen betaling kun je ook aan Basecone support vragen om een export van alle bestanden van de administratie(s).
​

In het nieuwe archiefscherm vind je ook Tag verwijderen en Document link rechts onderaan terug.

Alle documenten die zijn afgewezen in de rejectbox en aangemerkt zijn als status gemarkeerd als gereed verdwijnen uit de rejectbox. Deze vind je terug in het Archief, onder status afgewezen na boeken.

Let op: Als documenten de status verwijderd hebben, kun je deze alleen terugvinden als je documentstatus verwijderd kiest.