Let op: Enkel gebruikers met de rol van accountant en boekhouder MKB hebben toegang tot het validatieoverzicht.

Voor handige tips en tricks bij het gebruik van het validatieoverzicht kun je ook dit artikel lezen. 

Wat kun je in het validatieoverzicht?

  • In het validatieoverzicht heb je alle te boeken documenten handig en overzichtelijk in een scherm staan.
  • Bekijk de status van een document. 
  • Je kunt tot en met 10 documenten tegelijkertijd boeken.
  • Je kunt tot en met 10 documenten tegelijkertijd afwijzen.

Validatieoverzicht

In het validatieoverzicht staan alle te boeken documenten. Door middel van de beschikbare kolommen is het mogelijk om een goed overzicht te krijgen van alle te boeken documenten. Door de kolommen aan te passen, kun je het overzicht maken dat het beste aansluit bij jouw wensen. 

Kolommen wijzigen 

Door rechtsboven op kolom te klikken, kun je selecteren welke kolommen je graag zichtbaar wilt hebben in het overzicht. Er dienen minimaal 9 kolommen geselecteerd te worden. De kolommen status, totaal, relatie en grootboek zijn standaard zichtbaar, deze kun je dus niet uitzetten. 

De geselecteerde kolommen worden opgeslagen op browser niveau. Dit betekent dat wanneer je met dezelfde gebruiker inlogt op dezelfde computer en gebruik maakt van dezelfde browser, de kolommen worden onthouden. Ga je echter gebruik maken van een andere browser of log je in op een andere computer, dan zullen de kolommen opnieuw moeten worden ingesteld. 

Sorteren

Het is mogelijk om de documenten te sorteren met behulp van verschillende filters. De kolommen waarbij de pijltjes aanwezig zijn kun je sorteren. Dit zijn de kolommen: status, tag, factuurdatum, periode, boekstuknummer, totaal en relatie. 

Let op: Als je de kolom relatie sorteert dan doet hij dit op het relatienummer (crediteurennummer of debiteurennummer).

Facturen bekijken

Als je het validatieoverzicht opent, dan wordt automatisch de bovenste factuur getoond. Als je vervolgens een andere factuur aanklikt komt deze factuur in beeld. Als de factuur wordt getoond dan vallen er een aantal kolommen weg. De informatie in deze kolommen over deze specifieke factuur is echter wel zichtbaar, deze staat opgenomen aan de onderkant van het scherm onder de factuur. De factuur verdwijnt uit het scherm wanneer je op de twee pijltjes klikt.

Mocht een factuur meerdere boekingsregels bevatten, dan kun je ook op het pijltje aan de rechterkant van de regel klikken om de andere boekingsregels inzichtelijk te maken.

Status van een document

In de eerste kolom van het validatieoverzicht zie je de status van een transactie. De status wordt getoond door middel van een kleur. Je kan sorteren om de transacties met dezelfde kleur te groeperen en bijvoorbeeld status groen boven aan te zetten.

Er zijn 3 kleuren:

Groen: Basecone heeft geconstateerd dat alle verplichte velden van het boekingsvoorstel gevuld zijn. Daarnaast doet Basecone enkele validaties, zoals kijken of de boeking in balans is en een check of het factuurnummer al een keer gebruikt is bij een boeking van die leverancier. Groen betekent dat bij die validaties geen probleem is geconstateerd.

Oranje: Basecone heeft geconstateerd dat niet alle verplichte velden van het boekingsvoorstel gevuld zijn. Oranje betekent dat bij één van de bovenstaande validaties een probleem is geconstateerd. Het kan ook zijn dat Basecone op basis van ervaring, denkt dat het wenselijk is dat je de transactievoorstel controleert.

Rood: Rood betekent dat je hebt geprobeerd een boeking te doen, maar dat het boekhoudsysteem een foutmelding geeft.

Documenten boeken

Naast dat het scherm een mooi overzicht biedt van alle te boeken facturen, kun je in dit scherm ook meerdere documenten tegelijk boeken en afwijzen. 

Om optimaal gebruik te kunnen maken van het bulkboeken is het van belang dat de crediteuren- en debiteurenkaart goed gevuld is en er boekingsregels zijn opgeslagen. Met andere woorden, zorg ervoor dat de herkenning van Basecone zo goed mogelijk wordt gebruikt. Hier kun je meer lezen over het zelf verbeteren van de herkenning van Basecone.  

Door meerdere documenten te selecteren is het mogelijk om documenten in één keer te boeken. Door de shift of ctrl toets ingedrukt te houden, kun je meerdere documenten selecteren. Je kunt in totaal 10 documenten selecteren en tegelijk boeken door bovenin het scherm op de button boek te klikken.

Tip: Als een bepaalde crediteur altijd goed wordt herkend, dan kan het handig zijn te sorteren op relatie. Alle facturen van deze crediteur kunnen dan gemakkelijk geboekt worden. 

Foutmeldingen

Indien documenten geselecteerd zijn om in bulk te boeken, zal Basecone alle documenten verwerken indien mogelijk. Is het echter niet mogelijk om een document te boeken, dan verschijnt een foutmelding in het scherm. 

Het document of factuur dat niet doorgeboekt kon worden, krijgt een rode status. Mocht er een foutmelding naar voren komen bij het boeken in het validatieoverzicht, dan kun je in het boekingsscherm de boeking aanpassen.

Details bekijken

Door bovenaan in het scherm op de button details te klikken ga je naar het boekingsscherm van Basecone. Hier kun je de boeking aanpassen en eventueel ook boeken. 

Documenten afwijzen

Door meerdere documenten te selecteren is het mogelijk om documenten in één keer af te wijzen. Door de shift of ctrl toets ingedrukt te houden kun je meerdere documenten selecteren. Je kunt in totaal 10 documenten selecteren en tegelijk afwijzen door bovenin het scherm op de button wijs af te klikken.

Heeft u het antwoord gevonden?