Let op: Enkel gebruikers met de rol van accountant en boekhouder MKB hebben toegang tot het validatieoverzicht.

Beginnen met het validatieoverzicht en bulkverwerking

Voor een volledige beschrijving over hoe je kan werken met het validatieoverzicht is er ook een ander artikel beschikbaar. In dit artikel gaan we meer in op wat handige tips & tricks en hoe je het beste van start kan gaan met het validatieoverzicht en bulkverwerking. De handige tips & tricks worden ook uitgelegd in het volgende filmpje: 

Tips & tricks

Kolommen en instellen

Klik rechtsboven op kolom en selecteer daar de informatie die je wilt zien. Een aantal kolommen zijn verplicht verder kan je zelf aangeven welke kolommen getoond moeten worden. Advies: less is more, hoe minder kolommen hoe overzichtelijker het scherm wordt. 

NB: wanneer je de factuur "opengeklapt" hebt, kan je de boekingsgegevens op regelniveau nog steeds zien onder de afbeelding van de factuur. De eerste drie regels zijn altijd zichtbaar, meer regels zijn te zien via een scrollbar.

Afwijzen in bulk

Wanneer je direct al weet dat facturen verkeerd getagd zijn of in de verkeerde administratie zijn terechtgekomen, kun je deze snel afwijzen door dit in bulk te doen.

Op dit moment kan je 10 documenten tegelijk selecteren en afwijzen. Selecteren gaat via het vasthouden van de CTRL toets of gebruik maken van de SHIFT toets voor een aantal regels tegelijk. 

Door deze facturen snel uit het overzicht te halen, vergroot je het overzicht en kun je je focussen op de facturen die geboekt moeten worden.

Sorteren

Het validatieoverzicht biedt de mogelijkheid om te sorteren op verschillende kolommen. Handige kolommen om te gebruiken zijn status, relatie en periode.

Deze sorteerfunctie kan je gebruiken om gericht bepaalde facturen te gaan boeken. 

Sorteren op status

In de eerste kolom van het validatieoverzicht zie je de status van een transactie. De status wordt getoond door middel van een kleur. Je kan sorteren om de transacties met dezelfde kleur te groeperen en bijvoorbeeld status groen boven aan te zetten.

Er zijn 3 kleuren: Groen, oranje en rood. Bij een groene status zijn alle verplichte velden gevuld, klaar om te boeken dus! Als de status rood of oranje is, dan moet je nog even naar de boeking kijken. Lees hier wat deze kleuren precies betekenen.

Sorteren op relatie 

Waarschijnlijk weet je door uit ervaring bij welke leveranciers het boekingsvoorstel van Basecone correct is. Deze facturen kun je bij wijze van spreken zonder te openen direct boeken.

Sorteer in dat geval op de kolom relatie om de facturen te groeperen per relatie. Kijk in de kolom status of alle verplichte velden zijn gevuld (status is groen).

Selecteer alle facturen van de leverancier waarvan je weet dat het voorstel altijd goed is  en waarvan de status groen is. Boek deze daarna in één keer door (momenteel met maximaal 10 facturen tegelijk).

NB: Combineer dit  eventueel met de kolom soort bestand om te zien of het voorstel is gebaseerd op een PDF- of UBL factuur.)

Sorteren op periode 

Wanneer je met een periodeafsluiting bezig bent, sorteer dan bijvoorbeeld op de kolom periode om te zien welke facturen er nog geboekt moeten worden in de periode die je wilt afsluiten.

Ook hier kun je de kolommen status en soort bestand gebruiken om te bepalen welke facturen je eerst en/of in bulk wilt boeken.

Sorteren op inkoop of verkoop

Vaak is het prettig om facturen per tag te verwerken. Bijvoorbeeld eerst alle verkoopfacturen en daarna de inkoopfacturen. Of andersom. Sorteer dan de kolom met de tag om te kunnen focussen op het type factuur dat je eerst wilt boeken.

Facturen met status oranje

Nadat je alle facturen met een groene status hebt verwerkt, blijven  de facturen over met status oranje. Oranje geeft aan dat het boekingsvoorstel niet compleet is of dat het voorstel nog een extra check nodig heeft. In het boekingsscherm kun je de voorstellen beoordelen, aanpassen en/of aanvullen.

Wanneer je in het boekingsscherm het voorstel hebt gecontroleerd en aangevuld, kan je deze in het boekingsscherm direct boeken. 

Let op: In het algemeen maar zeker bij  bulkboeken is het belangrijk dat je optimaal gebruik maakt van de herkenning van Basecone. Zorg er dus voor dat gegevens zoals IBAN en BTW nummer van de betreffende administratie zelf worden uitgesloten van herkenning, de crediteuren- en debiteurenkaarten zo volledig mogelijk gevuld zijn en de boekingsregels zijn ingesteld. Meer informatie hierover kun je hier lezen.

Wanneer je voor een bepaalde leverancier de herkenning hebt verbeterd en/of boekingsregels hebt ingesteld en je weet dat er meer facturen van die leverancier klaar staan om geboekt te worden, wijs dan in het validatieoverzicht alle overige facturen van die leverancier dan in één keer af (max 10 tegelijk).

Wanneer je deze facturen opnieuw tagt (in één keer), zullen de bijgewerkte regels worden toegepast op deze facturen en is er een grote kans dat deze facturen wel in één keer kunnen worden geboekt.

Heeft u het antwoord gevonden?