Les factures UBL sont une forme spécifique de facture. Ces factures UBL, composées d'un fichier XML et d'un fichier PDF ou d'un PDF intégré dans un fichier XML, peuvent facilement être lues dans l'administration. Le traitement de ces factures diffère en plusieurs points du traitement d'une facture "normale". Cette page vise à donner un aperçu de ces différences.

L'UBL (Universal Business Language) est un langage standard pour le commerce électronique. La facture UBL ayant toujours la même structure, elle peut d'emblée servir de proposition de réservation.

Basecone a choisi d'accepter deux versions de l'UBL car ce sont les versions les plus couramment utilisées. Cliquez sur les liens ci-dessous pour voir un exemple de XML.

Les noms de ces deux fichiers doivent être identiques (à l'exception de l'extension). Si vous travaillez avec un PDF intégré, il n'est pas nécessaire d'envoyer un PDF séparé.

Toutefois, deux formats supplémentaires sont désormais disponibles :

Pour optimiser le traitement des factures belges, Wolters Kluwer recommande d'utiliser la norme UBL.BE.

Des explications supplémentaires concernant les différences entre l'ancienne et la nouvelle UBL dans Basecone sont disponibles ici.

Vous ne pouvez envoyer une facture au format UBL que par e-mail. Sauf s'il s'agit d'un fichier XML contenant un "PDF intégré". Cette facture peut également être envoyée via la boîte de livraison de l'écran d'accueil de Basecone.

Une facture UBL ne peut pas être livrée via l'application Basecone.

Si vous voulez livrer un fichier UBL par email, vous devez joindre à l'email les deux fichiers qui composent la facture UBL :

Les noms de ces deux fichiers doivent être identiques (à l'exception de l'extension).

Une autre manière, pas encore très répandue, consiste à livrer un fichier XML contenant un "PDF incorporé". Dans ce cas, il suffit de livrer uniquement le fichier XML.

Si votre facture est formatée dans une version UBL qui ne peut pas être acceptée par Basecone ou si le fichier UBL est incomplet, Basecone affichera le message d'erreur "Échec : le document que vous avez fourni n'est pas pris en charge". Ce message d'erreur n'apparaît que si la confirmation de réception est activée. Vous pouvez également trouver ce message d'erreur dans Basecone sous Emails. Le XML et le PDF sont considérés comme un seul document, la facture UBL. Si vous recevez le message d'erreur mentionné ci-dessus, le PDF ne sera pas non plus envoyé à l'administration pour traitement.

Dans l'écran d'accueil, une facture normale ressemble à ceci :

Une facture UBL ressemble à ceci:

Basecone lit les données du fichier XML et les affiche au format PDF. Le document n'est pas envoyé au serveur de reconnaissance de Basecone ; les données sont en effet déjà extraites du fichier XML. Toutes les données pertinentes sont extraites du fichier XML (telles que le numéro de facture, le montant de la facture, le numéro de TVA, l'IBAN, etc. Le résultat est une "reconnaissance" à 100 %.

Nous distinguons deux scénarios :

1. Si aucune correspondance ne peut être établie avec un client ou un fournisseur existant dans Basecone, les informations nécessaires à l'application des règles de réservation seront extraites du fichier XML. Ce qui suit s'applique ici :

2. Si une correspondance peut être établie avec un client ou un fournisseur déjà existant dans Basecone, il se peut que des règles de réservation aient été enregistrées pour cette relation dans Basecone. Les informations de réservation sauvegardées par client ou fournisseur dans Basecone sont alors utilisées pour la proposition de réservation et remplacent les informations du XML. Si aucune règle de réservation n'est enregistrée dans Basecone pour le client/fournisseur reconnu, les informations relatives à la règle de réservation sont extraites du XML de la même manière que celle décrite ci-dessus pour le scénario 1.

Note : Les règles de réservation enregistrées par client/fournisseur sont donc prioritaires sur les informations provenant de l'UBL. Si vous ne souhaitez pas que les règles de réservation enregistrées soient appliquées, vous devez les supprimer. Vous pouvez le faire dans Basecone via Paramètres ' Administrations ' Actions (éditer) ' Onglet "clients" ou "fournisseurs", puis cliquez sur l'icône à droite et supprimez les règles de réservation une par une (compte du grand livre, centre de coûts, etc.).

Si vous avez supprimé les lignes de réservation d'une facture UBL qui avait déjà une proposition de réservation, refusez la facture dans l'écran de validation et marquez à nouveau la facture. Une nouvelle proposition de réservation sera alors créée sur la base de la nouvelle situation.

Note : Comme mentionné ci-dessus, si un fournisseur ou un client n'est pas reconnu, aucune règle de réservation ne sera appliquée. Toutefois, si vous sélectionnez manuellement un créancier/débiteur avec des règles de comptabilisation enregistrées, vous obtiendrez la suggestion suivante : "Des règles de comptabilisation standard sont disponibles, souhaitez-vous les appliquer ?" Après confirmation, la proposition de réservation est alors faite sur la base des règles de réservation enregistrées.

Conseil : Basecone envoie également la facture mensuelle au format UBL. Cette facture vous donne une idée de ce à quoi ressemble une facture UBL.