Les filtres d’autorisation permettent d’automatiser l’attribution des documents à des flux d’approbation spécifiques, en fonction de critères définis. Voici les réponses aux questions les plus fréquentes.
1. Qu’est-ce qu’un filtre d’autorisation ?
Un filtre d’autorisation est une règle qui permet d’attribuer automatiquement un document à un flux d’approbation (groupe d’autorisateurs) selon des critères prédéfinis.
2. Quels critères peuvent être utilisés pour paramétrer un filtre ?
Dans Basecone, vous pouvez créer un filtre d’autorisation selon les critères suivants :
Fournisseur & montant (hors TVA)
Fournisseur uniquement
Montant uniquement (hors TVA)
3. Dans quel ordre Basecone applique-t-il les filtres ?
Basecone applique les filtres dans l’ordre suivant :
Fournisseur & montant
Fournisseur
Montant
Si aucun filtre ne correspond, le flux d’approbation par défaut est appliqué après comptabilisation.
4. Quelles sont les règles de cohérence entre les filtres ?
Pour éviter les conflits :
Les conditions ne peuvent pas se chevaucher dans un même type de filtre.
Les chevauchements sont autorisés entre différents types de filtres.
Exemple :
Vous créez un filtre pour le fournisseur fictif Salon de beauté Beauty :
Vous pouvez utiliser ce fournisseur dans un filtre Fournisseur & montant et dans un filtre Fournisseur.
Vous ne pouvez pas utiliser deux fois ce fournisseur dans le même type de filtre avec des instructions différentes.
5. Quels utilisateurs peuvent créer ou modifier un filtre ?
Les rôles suivants peuvent gérer les filtres d’autorisation dans Basecone :
Super utilisateur
Gestionnaire d’approbation
Expert-comptable
Comptable PME
6. Que se passe-t-il si une facture ne correspond à aucun filtre ?
Si aucun filtre ne s’applique :
La facture est automatiquement attribuée au flux d’approbation par défaut, après comptabilisation.
7. Combien de filtres peut-on créer par administration ?
Vous pouvez créer jusqu’à 25 filtres par administration.
8. Pourquoi le filtre ne s’applique-t-il pas lorsque je modifie le montant ?
Basecone applique les filtres sur la base du montant hors TVA.
Si vous modifiez uniquement le montant TVA comprise, le filtre ne sera pas appliqué.
9. Pourquoi ne puis-je pas créer de filtre pour l’approbation avant comptabilisation ?
Les filtres ne peuvent être appliqués qu’après comptabilisation, car :
Le document doit être tagué et reconnu par le serveur de reconnaissance.
Ce n’est qu’après cette étape que Basecone identifie les valeurs comme le fournisseur et le montant.