🔄 Attribution automatique d’autorisateurs dans Basecone
L’attribution automatique d’autorisateurs sur la base de filtres est disponible uniquement pour l’approbation après comptabilisation. Cette fonctionnalité permet de gagner du temps et d’assurer que les bons documents soient dirigés vers les bons flux d’approbation.
🧩 Fonctionnement général
Une fois un flux d’approbation créé, vous pouvez y associer des filtres d’autorisation basés sur :
Le fournisseur
Le montant
Lorsqu’une facture prête à être comptabilisée correspond aux conditions d’un filtre, le flux d’autorisateurs lié est automatiquement attribué.
🔔 Si aucun filtre ne correspond, le flux par défaut est appliqué.
⚙️ Création de filtres d’autorisation par administration
Étapes pour accéder aux paramètres :
Allez dans
Paramètres > Administrations.Cliquez sur
Actions (Modifier)pour l’administration concernée.Ouvrez l’onglet « Workflow ».
Dans la section « Filtres d’autorisation », cliquez sur :
Créer (si aucun filtre n’existe)
Ajouter (pour ajouter un filtre supplémentaire)
📝 Informations à saisir lors de la création d’un filtre
Nom : Donnez un nom clair au filtre.
Description (facultatif) : Expliquez brièvement l’objectif du filtre.
Flux d’autorisateurs : Sélectionnez le flux auquel le filtre s’applique.
Conditions : Choisissez au moins une condition :
Fournisseur
Montant
Vous pouvez combiner les deux, mais vous devez d’abord en sauvegarder une avant d’ajouter l’autre.
🧾 Définir les conditions du filtre
Condition fournisseur
Sélectionnez un ou plusieurs fournisseurs dans la liste.
Utilisez la barre de recherche pour filtrer par nom ou code.
Options de sélection :
Sélection manuelle
Sélectionner tous les fournisseurs
Sélectionner tous puis désélectionner certains
Condition montant
Définissez un montant ou une fourchette.
Choisissez parmi :
Supérieur ou égal à...
Supérieur à...
Inférieur ou égal à...
Inférieur à...
Compris entre (...) et (...)
Égal à...
Sélectionnez également la devise synchronisée avec le logiciel comptable.
📋 Aperçu des filtres
Dans l’onglet « Workflow », vous pouvez consulter :
Le nom du filtre
Le flux lié
Les conditions appliquées
Les fournisseurs sélectionnés
La fourchette de montants
Les filtres sont affichés par type et ordre de priorité :
Fournisseur + montant
Fournisseur seul
Montant seul
Utilisez la barre de recherche pour filtrer par nom de filtre, nom de flux, nom ou code fournisseur.
🧹 Modification et suppression
Cliquez sur l’icône stylet pour modifier un filtre existant.
Cliquez sur la corbeille pour le supprimer.
Un message d’avertissement s’affiche avant la suppression.
⚠️ Gestion des filtres qui se chevauchent
Les filtres ne peuvent pas se chevaucher, sauf :
S’ils appartiennent à des types différents
S’ils ont exactement les mêmes conditions
Lors de la création, Basecone vérifie automatiquement les chevauchements.
En cas de conflit :
La sauvegarde est bloquée.
Un message d’erreur indique le filtre en conflit.
Cliquez sur le stylet rouge pour voir les détails et corriger.