Je kunt eenvoudig nieuwe gebruikers toevoegen in Basecone. Dit kan handmatig, maar je kunt eventueel ook gebruikers importeren uit het boekhoudpakket. Voordat je gebruikers aanmaakt, is het handig om administraties toe te voegen.

In dit artikel leggen we je uit hoe je gemakkelijk en snel gebruikers kunt aanmaken in Basecone. Het aanmaken van gebruikers gaat in de volgende stappen: 

  1. Gebruikersgegevens invullen 
  2. Bepaal de rollen die een gebruiker krijgt
  3. Gebruiker toegang geven tot administraties 
  4. Link voor wachtwoord versturen en inloggegevens doorgeven aan de aangemaakte gebruiker 

Stap 1: Gebruikersgegevens invullen

Je kunt in Basecone gemakkelijk gebruikers toevoegen door te gaan naar het tabblad gebruikers bij de instellingen (instellingen > gebruikers > gebruikers toevoegen). 

Wanneer je gebruikers gaat toevoegen, dan kun voor deze gebruikers de gegevens gaan invullen. Je bepaalt de gebruikersnaam en het gekoppelde e-mailadres. We raden je aan hier niet je eigen e-mailadres in te vullen, maar echt het emailadres van deze persoon. Zo kan deze gebruiker altijd zijn eigen wachtwoord resetten. 

Tip: Wanneer je van plan bent om meerdere gebruikers toe te voegen met dezelfde gebruikersrollen en die toegang mogen tot dezelfde administratie(s), dan kun je eenvoudig meerdere gebruikere tegelijk aanmaken. Klik op het plusteken om in één keer meerdere gebruikersnamen in te voeren.

Stap 2: Bepaal de rollen die een gebruiker krijgt

De volgende stap is het selecteren van de gebruikersrollen. In dit artikel kun je meer lezen over de rechten van de verschillende gebruikers. Het kan nodig zijn om voor een gebruiker meerdere rollen aan te vinken. 

Het is goed om in ieder geval met de volgende punten rekening te houden bij het kiezen van de rollen: 

  • Wanneer je een gebruiker aanmaakt die moet kunnen boeken in Basecone, dan geef je deze gebruiker de rol van accountant  of boekhouder mkb. Het is niet nodig om een gebruiker zowel de rol van accountant als de rol van boekhouder mkb te geven. Dit is namelijke conflicteren en kan voor foutmeldingen zorgen. 
  • Als een gebruiker documenten moet kunnen aanleveren in Basecone, dan geef je deze de rol van klantgebruiker of beperkt klantgebruiker. Een beperkt klantgebruiker kan in Basecone alleen de documenten kan zien die hij zelf heeft aangeleverd, een klantgebruiker kan alle documenten zien. Zet ook deze rollen niet beide aan, in dat geval is namelijk de rol van beperkt klantgebruiker leidend. 
  • Voor de rol van autorisator wordt maandelijks een bedrag gefactureerd. Wanneer je deze rol aanvinkt, moet je vervolgens kiezen aan wie gefactureerd wordt. Dit is standaard het kantoor, tenzij er sprake is van een betaalovereenkomst.

Stap 3: Gebruiker toegang geven tot administratie(s)

Vervolgens kun je de gebruiker direct koppelen aan administratie(s). Je kunt hier de administratie(s) selecteren waar de gebruiker toegang toe mag hebben wanneer hij/zij inlogt in Basecone. 

Stap 4: Link voor wachtwoord versturen en inloggegevens doorgeven

Tot slot kan je elke gebruiker afzonderlijk een e-mail laten sturen zodat zij zelf een wachtwoord kunnen aanmaken voor zijn eigen Basecone gebruiker.

Door dit vinkje aan te zetten wordt er direct bij het aanmaken van de gebruiker een automatische email verstuurd naar het opgegeven e-mailadres om het wachtwoord in te stellen. 

Je kunt er ook voor kiezen om dit later te doen. Zet dan dit vinkje niet aan en ga op een later moment naar Instellingen-Gebruikers-Actie (Bewerken)-Algemeen. Klik nu op ''Verstuur link voor wachtwoord''. 

📌 Let op!
De gebruikersnaam en de kantoorcode worden niet door Basecone doorgegeven aan de gebruiker. Deze dien je dus zelf door te geven aan de gebruiker die je hebt aangemaakt.

Heeft u het antwoord gevonden?