Wat houdt de autorisatie workflow in?

Wanneer je facturen wil laten goedkeuren door iemand heet dit autoriseren. Dit kun je doen voor en/of na het boeken. Het verschil hiertussen is een factuur goedkeuren voordat deze geboekt wordt in het boekhoudsysteem (autorisatie voor het boeken), en/of een factuur goedkeuren nadat deze geboekt is in het boekhoudsysteem, maar voordat deze betaald is (autorisatie na het boeken).

Wanneer je altijd met de dezelfde autorisatoren werkt voor of na het boeken, dan kun je Basecone zo instellen dat deze standaard worden voorgeselecteerd bij het boeken. Je hoeft ze dan niet meer iedere keer handmatig te selecteren.


Wat heb je hiervoor nodig?

Om de workflow in te stellen heb je allereerst autorisatoren nodig. Hiervoor maak je eerst gebruikers aan met deze rol, zie hier hoe je eenvoudig gebruikers kunt aanmaken. Lees hier wat de verschillende rollen in Basecone precies inhouden. Geef de aangemaakte gebruiker(s) vervolgens toegang tot de betreffende administratie(s).


Waar stel je de workflow in?

Je gaat hiervoor naar het tabblad workflow instellingen, Klik hiervoor op het tandwiel-icoon onderaan in het iconen-menu, klik vervolgens op administraties › klik op het bewerken-icoon onder acties achter de desbetreffende administratie › klik vervolgens op het tabblad workflow. Om een workflow toe te voegen of aan te passen heb je de rol van Supergebruiker, Autorisatiebeheerder, Accountant of Boekhouder MKB nodig.

Hier vindt je twee secties:

Autoriseren

Hier vindt je de twee autorisatie-instellingen die je per administratie verplicht kunt stellen, Autoriseren voor het boeken of Autoriseren na het boeken. Standaard staan alle opties op Nee, maar je kunt hier de optie op Ja zetten en daarmee verplicht maken. Elke factuur moet hierna geautoriseerd worden. Wanneer je het niet verplicht stelt, dan is het per factuur optioneel om een autorisator toe te voegen.

Let op: het aantal opties verschilt per boekhoudpakket. Hieronder is de set aangegeven die beschikbaar is voor gebruikers van Twinfield.

Autorisatieflow

Hier is het mogelijk één of meerdere workflows aan te maken, met daarin tot maximaal 3 autorisatoren te selecteren, die vervolgens standaard staan aangegeven als autorisatoren voor of na het boeken, wanneer deze workflow wordt geselecteerd. Via de knop Toevoegen maak je een nieuwe flow aan, je bepaalt de volgorde van autorisatoren, geeft de workflow een naam en slaat deze op. Bestaande flows kunnen hier ook aangepast of verwijderd worden. Je kunt per administratie maximaal 25 workflows tegelijk gebruiken.

Onder het kopje Standaard workflow kun je vervolgens een default workflow instellen, zowel voor als na het boeken. Deze workflow wordt standaard getoond bij het getagde document in het Home scherm, of bij het te boeken document in het boekingsscherm.

In het Home scherm of Validatiescherm (Boekingsscherm) kan de gebruiker de voorgeselecteerde groep autorisatoren handmatig aanpassen. Klik hiervoor op het x-je naast de naam om de autorisator te verwijderen of op het pijltje naar beneden om een andere autorisator aan te wijzen. De gebruiker kan hier ook een andere flow toekennen, indien aanwezig.

Let op:

  • De voorgeselecteerde flow van autorisatoren is niet terug te vinden in het validatiescherm bij documenten die al getagd waren vóór de introductie van de feature.

De autorisatieflows zijn niet alleen voor het instellen van een standaard flow. In het Home en/ of Validatiescherm kunnen gebruikers de ingestelde flows handmatig selecteren. Dit vermindert de kans op fouten bij het toewijzen, en het scheelt ook een paar klikken (omdat losse autorisatoren niet geselecteerd hoeven te worden).

Heeft u het antwoord gevonden?