Heb je maandelijks terugkerende facturen die je niet telkens opnieuw wilt autoriseren? Bijvoorbeeld facturen met een laag bedrag, vaste kosten of van een leverancier met een jaaroveréénkomst? Vanaf nu kun je deze facturen uitzonderen op de verplichte autorisatie workflow. Hierdoor worden ze meteen doorgestuurd naar het boekhoudpakket. Dit maakt het werk gemakkelijk en sneller.

📌 Let op! De uitzonderingen kunnen alleen ingesteld worden bij een verplichte autorisatie workflow ná het boeken.

Maak je nog geen gebruik van de autorisatie workflow van Basecone? Start dan eerst met het instellen van een autorisatie workflow. In dit artikel staat uitgebreid beschreven wat je moet doen om deze goed in te stellen.

Inkoop- én verkoopfacturen

Het is mogelijk om uitzonderingen te maken op zowel inkoopfacturen als op verkoopfacturen. In het geval van inkoop kun je kiezen voor de uitzondering op basis van bedrag en/of leverancier. In het geval van verkoopfacturen kun je alleen een uitzondering maken op basis van bedrag.

Werk je met meerdere uitzonderingen dan zal Basecone kiezen voor de uitzondering op basis van hiërarchie. In dat geval is dit de volgorde: Leverancier + Bedrag, Leverancier, Bedrag. In het overzicht waar je de uitzonderingen aanmaakt zul je de uitzonderingen ook op deze volgorde zien staan.

Er is een maximum van 25 uitzonderingen per administratie ingesteld.

📌Let op!

⦁ Uitzonderingen overschrijven de bestaande workflows en autorisatiefilters.

Waar stel je de uitzonderingen in?

Om uitzonderingen aan te maken heb je de rol van Supergebruiker, Autorisatiebeheerder, Accountant of Boekhouder MKB nodig.

1. Ga naar de administratie instellingen

Instellingen > Administraties > Acties (bewerken) > tabblad 'Workflow' > tabblad 'Specificaties'. Uitzonderingen zijn alleen van toepassing wanneer de autorisatie na het boeken verplicht is gesteld.

2. Maak een nieuwe uitzondering aan

Klik op Toevoegen. Je zult vervolgens aan de rechterzijde van je scherm een venster zien waarin je de uitzondering kunt aanmaken. Er zijn 3 opéénvolgende stappen te doorlopen. Vul in:

⦁ Naam (maximaal 25 karakters) en Omschrijving

⦁ Op welk document type (INK of VRK) is deze uitzondering van toepassing

⦁ Wat voor conditie(s) wil je instellen?

3. Condities instellen

Het is mogelijk om één of meerdere condities in te stellen. In dat geval zal Basecone de volgende hiërarchie toepassen: Leverancier + Bedrag, Leverancier, Bedrag.

Aanpassen van bestaande uitzonderingen

Je kunt een bestaande uitzondering aanpassen door op het Pennetje te klikken. Vervolgens verschijnt hetzelfde scherm als bij het aanmaken van een nieuwe uitzondering.

Verwijderen van bestaande uitzonderingen

Een aangemaakte uitzondering kun je verwijderen door op het Prullenbakje te klikken.

Heeft u het antwoord gevonden?